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25. Netzwerkinventarisierung mit Seventhings

Die Softwarelösung von Seventhings ermöglicht die zentrale Inventarisierung von IT-Hardware, Zubehör und weiteren IT-Assets. Seventhings stellt sowohl für IT-Teams als auch für andere Abteilungen eine zentrale Plattform bereit. Das Dashboard bietet Echtzeitinformationen zu allen IT-Geräten. Geräte lassen sich nach Kriterien wie Standort, Kostenstelle oder Mitarbeiter zuordnen. Die mobile Erfassung per Smartphone erleichtert die Verwaltung von Geräten im Homeoffice.

Eine der zentralen Funktionen des Seventhings Inventar Managers ist das Rollenkonzept, das die Vergabe von Rechten vereinfacht. Administratoren können vordefinierte Rollen wie „Instanz-Admin“ oder „Standard-User“ nutzen und diese mit einem Klick neuen Nutzern zuweisen. Bei Bedarf können spezifische Rollen für Abteilungen oder Funktionen erstellt werden. Dies ermöglicht eine gezielte und übersichtliche Rechtevergabe. Ein weiteres Feature ist die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Standorte oder Räume einzuschränken. Nutzer können nur auf die Inventare zugreifen, die für sie relevant sind. Diese Funktion ist besonders für große Unternehmen nützlich, um die Inventarverwaltung auf die jeweils zuständigen Personen zu beschränken.

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Die integrierte PDF-Berichtsfunktion erlaubt es, Berichte zu Inventaren für verschiedene Prozesse zu erstellen, zu signieren und digital zu archivieren. Diese Funktion ist besonders hilfreich beim On- und Offboarding von Mitarbeitern oder bei der Verwaltung von Leihgaben und Reparaturen. Damit lassen sich Übergaben und Zustandsänderungen von Geräten lückenlos dokumentieren. Zusätzlich bietet Seventhings eine Erinnerungsfunktion, die Nutzer an bevorstehende Termine erinnert, etwa an Geräteprüfungen oder auslaufende Leihfristen. Für effiziente Inventarverwaltung ermöglicht Seventhings zudem die Verknüpfung von Inventaren. So lassen sich beispielsweise Laptops, Headsets und Tastaturen zu einem Set zusammenfassen, um den Überblick über zusammengehörige Geräte zu behalten.

Darüber hinaus wird die Datenintegration durch Schnittstellen zu Systemen wie SAP erleichtert, wodurch die Synchronisierung von Daten automatisiert wird. Die Lösung integriert über 20 Schnittstellen, darunter ERP-Systeme wie SAP oder DATEV, und bindet bestehende IT-Infrastrukturen ein. Diese Verknüpfungen reduzieren Mehrfacherfassungen. Neben der Inventarisierung bietet die Web-App von Seventhings Funktionen zur Verwaltung von Hardware, wie die Zuweisung von Geräten, das On- und Offboarding von Mitarbeitern sowie die Nachverfolgung des Gerätestatus. Dadurch bleibt die Kontrolle über den Gerätebestand auch bei wachsender Anzahl gewährleistet.

Die Plattform wird über die Open Telekom Cloud in Deutschland gehostet und arbeitet DSGVO-konform. Darüber hinaus unterstützt Seventhings mit dem Circularity Hub die Weitergabe von ungenutzten Geräten und fördert damit die Einhaltung von ESG- und CSR-Richtlinien. Die Software ermöglicht die physische Inventarisierung mit Etikettenscannern und Inventaretiketten. Mit einer unbegrenzten Nutzeranzahl ist die Plattform für Unternehmen jeder Größe flexibel anwend- und skalierbar.

Der Seventhings Inventar Manager ist die zentrale Oberfläche, um IT-Assets zu verwalten. Nach dem Herunterladen der mobilen App können sich Nutzer mit denselben Anmeldedaten einloggen, die sie in der Desktop-Anwendung verwenden. Alternativ kann der Login über einen QR-Code erfolgen, der in der Desktop-Anwendung bereitgestellt wird. Die Inventaraufnahme erfolgt über die Kamera des Smartphones, die als QR-Scanner fungiert. Mit einem einfachen Scan der bereitgestellten Etiketten lassen sich detaillierte Informationen zu jedem Inventarobjekt eingeben und speichern. Zusätzliche Felder können bei Bedarf hinzugefügt werden.

Die Software bietet eine transparente Darstellung des Standorts und Zustands jedes Inventargegenstands. Mit der mobilen App lassen sich Inventuren per Scan durchführen. Ein wesentlicher Aspekt der Nachhaltigkeit ist die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Gegenstände mit wenigen Klicks intern weiterzugeben, anstatt sie zu entsorgen. Dies reduziert den Materialverbrauch und fördert eine ressourcenschonende Unternehmensführung. Unterstützt wird dies durch einen virtuellen Assistenten, der hilfreiche Informationen bereitstellt.

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