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5. EZOfficeInventory: Webbasierte Asset-Verwaltung

EZOfficeInventory ist eine webbasierte Lösung zur Verwaltung von Asstes. Die Asset-Tracking-Funktionalität ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von jedem Gerät aus und von jedem Ort zu jeder Zeit. Die Lösung deckt den gesamten Lebenszyklus von Assets ab, von der Beschaffung bis zur Ausmusterung, inklusive der Verwaltung von Bestellaufträgen, Lieferanten, Wartungshistorien und Lebensdauerkosten. Zusätzlich zur Verwaltung lassen sich auch Bestände und Verbrauchsmaterialien nach Standort nachverfolgen. Das System ermöglicht es, bei niedrigen Beständen zu alarmieren und diese problemlos zwischen Standorten zu transferieren.

Ein schnelles Ein- und Auschecken von IT-Geräten wie Desktop-Computern, Laptops, Tablets und Peripheriegeräten wird unterstützt. Die mobilen Apps für Android, iOS und Windows erlauben das schnelle Scannen von Barcodes und QR-Codes sowie Massenaktionen. Der Verfügbarkeitskalender zeigt an, welche Vermögenswerte verfügbar, reserviert, ausgeliehen oder in Wartung sind, während der Dashboard-Kalender Ereignisse an jedem Tag darstellt. Das Reservierungsmodul ermöglicht eine vorausschauende Planung und konfliktfreie Buchungen, unterstützt durch Kalender und Reservierungswarnungen. Bestellaufträge lassen sich neben den Vermögenswerten verwalten, und verknüpfte Artikel werden automatisch aktualisiert. Externe RFID-Lesegeräte ermöglichen das schnelle Scannen großer Mengen an Assets; jeder Scan von QR- oder Barcodes enthält Details wie Geolocation und IP-Adresse. Der Etikettendesigner bietet die Möglichkeit, Etiketten in verschiedenen Größen und Formaten zu erstellen, wobei sowohl Drittanbieter-Scanner als auch die kostenlose mobile App genutzt werden können.

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Das System unterstützt den Import und Export von Asset-Informationen über einen dynamischen Importassistenten, was das Hinzufügen, Aktualisieren und Herunterladen von Daten erleichtert. Eine detaillierte Historienverfolgung ermöglicht es, Nutzungstrends zu verfolgen und die Asset-Nutzung zu optimieren. Mit der Funktion zur Verwaltung von Standorten können Vermögenswerte verteilt und genutzt werden. Benutzerdefinierte Felder und die Klassifizierung von Vermögenswerten in Gruppen und Untergruppen erleichtern die Verwaltung und den Überblick. Mehrere Gegenstände können in so genannten "Carts" zusammengefasst und gemeinsam verwaltet werden, was insbesondere bei projektübergreifenden Standorten nützlich ist. Pakete und Bündel ermöglichen die kombinierte Verwaltung von Gegenständen, die separat gelistet, aber gemeinsam genutzt werden.

Die Lösung bietet eine zentrale Stelle zur Speicherung von Verträgen, einschließlich Beschaffung, Wartung und Versicherung, um wichtige Verlängerungen im Auge zu behalten. Granulare Zugriffskontrollen und benutzerdefinierte Rollen spezifizieren, welche Informationen ein Benutzer sehen und welche Aktionen er ausführen kann. Administratoren können eine Genehmigung anfordern, bevor Mitarbeiter Gegenstände reservieren oder auschecken. Mitarbeiter können Vermögenswerte mit der mobilen App durch das Scannen ihrer ID-Barcodes schnell ausleihen. Eine detaillierte Passwortpolitik und die Integration mit Google, Outlook.com und LDAP-Servern erhöhen die Sicherheit und vereinfachen den Authentifizierungsprozess.

Die Wartungsmanagement-Funktionen umfassen die automatische Einplanung von Gegenständen in den Service, das Erstellen von Service-Tickets und die Planung wiederkehrender Wartungsarbeiten, um präventive Wartung zu ermöglichen. Wartungswarnungen und die Integration mit Zendesk helfen bei der Identifizierung und Nachverfolgung von Wartungsproblemen. Die Verwaltung von Serviceanbietern und die Nachverfolgung der Servicehistorie eines Assets verbessern die Produktivität der Vermögenswerte.

Berichte und Benachrichtigungen sind ebenfalls integriert. Benutzerdefinierte Alarme können für spezifische Ereignisse eingerichtet und die Inhalte der Alarm-E-Mails angepasst werden. Produktivitätssteigernde Berichte und benutzerdefinierte Ansichten bieten detaillierte Einblicke, während regelmäßige Datenexporte und Berichtsplanungen die Effizienz erhöhen. Sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Berichte lassen sich als PDF oder CSV-Datei exportieren.

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