All-IP Migration: Was der Mittelstand bei der Migration beachten sollte Jeder verpasste Anruf ist eine verpasste Chance

Viele kleinere und mittlere Unternehmen haben die ISDN-Abschaltung längst hinter sich gelassen, nutzen ihre Telefonie aber weiterhin nur eingeschränkt. Cloud-Telefonanlagen und SIP-Trunks können Erreichbarkeit, Routing und Standortanbindung vereinfachen. Entscheidend sind jedoch saubere Planung, passende Integrationen und ein belastbares Ausfallkonzept.

Verpasste Anrufe können kleine und mittelständische Unternehmen teuer zu stehen kommen, hinter jedem Anruf verbirgt sich schließlich potenzielle Kundschaft. Um eine ausfallsichere Telefonanlage und die Erreichbarkeit der Ansprechpersonen auf allen Endgeräten sicherzustellen, bietet sich eine moderne Cloud-Telefonanlage und die All-IP-Migration an: So werden alle Übertragungstechniken der Telekommunikation über das Internet zusammengeschlossen und die klassische Telefonanlage in sichere Rechenzentren ausgelagert. Gerade für Unternehmen mit bis zu 50 Anschlüssen bietet dieser Schritt die Chance, professionelle Kommunikationsstrukturen ohne eigene IT-Abteilung zu etablieren.

Als die Telekom vor ein paar Jahren begann, die klassischen DSL-Anschlüsse auf das Internet-Protokoll (IP) um- und ISDN-Anlagen abzuschalten, traf das den Mittelstand hart. Inzwischen haben nur noch vereinzelte kleine und mittlere Unternehmen (KMU) eine alte Hardware-Anlage im Einsatz; häufig zu beobachten ist hingegen, dass viele KMU auf eine einfache Telefonleitung anstatt auf eine Cloud Telefonanlage setzen – obschon die Kosten hierfür höher und der Kundennutzen geringer ist. „Dabei lässt sich die Umstellung auf All-IP erstens schnell abwickeln und bietet zweitens deutliche Vorteile“, weiß Lukas Schäfer, Telekommunikationsexperte bei der Fonial GmbH. Die Fonial GmbH wurde 2014 in Köln als Anbieter einer virtuellen Telefonanlage gegründet und verfolgt das Ziel, kleinen und mittleren Unternehmen eine sichere und kostengünstige Cloud-Telefonanlage zur Verfügung zu stellen.

All-IP: Datenströme auf eine Technik zusammenschließen

Die All-IP-Migration bietet den Vorteil, dass die verschiedenen Datenströme – Telefonie, Fax etc. – auf eine Technik zusammengeschlossen werden: Der komplette Datenaustausch findet über das Internet statt. „Kleine und mittlere Unternehmen beziehen ihre Dienste dann von einem einzigen Anbieter und sparen so Kosten“, erklärt Lukas Schäfer. Zusätzlich bietet All-IP einen größeren Leistungsumfang: „Unternehmen können ein dezidiertes und individuelles Routing einstellen und Anrufe nach Vorauswahl der Kundschaft direkt an den Vertrieb oder die Werkstatt weiterleiten“, beschreibt der Telekommunikationsexperte. Auch Off-Zeiten lassen sich einrichten, sodass Anrufe nicht ins Leere laufen, sondern bei Nichtbesetzung einer Dienststelle automatisch an eine andere Person oder den Anrufbeantworter weitergeleitet werden.

„Solche smarten Routings lassen sich auch für Kleinstbetriebe mit nur wenigen Anschlüssen unkompliziert per Web-Oberfläche einrichten“, erklärt Lukas Schäfer. „Das ist wichtig, weil ein Anruf zum Beispiel für einen Immobilienmakler einen vier- bis fünfstelligen Wert haben kann.“ Zudem können mehrere Firmenstandorte und auch Remote-Arbeitsplätze unkompliziert eingebunden werden – Mitarbeitende sind dann auch außerhalb des Büros unter ihrer Festnetznummer erreichbar.

Unternehmen, die auf klassische Telefonanlagen verzichten und eine Cloud-Telefonanlage einsetzen, haben zudem den Vorteil, dass sie nicht mehr in teure Hardware investieren müssen. Zudem entfällt bei cloudbasierten Anlagen die Wartung – das senkt die Kosten nochmals. Doch auch mit klassischen Hardware-Anlagen können Unternehmen die Vorteile digitaler Telefonie nutzen: Mit Hilfe eines SIP-Trunks als Middleware lassen sich VoIP-fähige Anlagen (Voice Over IP) auch nach der ISDN-Abschaltung nutzen und Anrufe per Internet durchführen. „Der SIP-Trunk ist die ideale Brücke für Betriebe, die ihre bestehende Hardware-Infrastruktur behalten, aber von den günstigen Tarifen der IP-Telefonie profitieren wollen“, so Schäfer.

In sechs Schritten All-IP-Migration vollziehen

Die Migration hin zu All-IP und Cloud-Telefonie ist für Mittelstands-Unternehmen mit nur wenig Aufwand verbunden, wenn sie strukturiert erfolgt. Der Experte empfiehlt hierfür einen Sechs-Schritte-Plan:

• 1. Bedarfsanalyse & Assessment: Welche Anschlüsse und Funktionen werden im Team wirklich benötigt?

• 2. Technische Planung: Prüfen, ob Internet-Bandbreite und Router für IP-Telefonie geeignet sind.

• 3. Rufnummern-Management: Portierung beim Altanbieter anstoßen und Übergangslösungen für durchgängige Erreichbarkeit einplanen.

• 4. Konfiguration: Endgeräte (IP-Telefone, Softphones, ggf. Microsoft Teams) anbinden und intern kommunizieren.

• 5. Rollout: Cloud-Telefonanlage, Rufgruppen, Weiterleitungen und Mailboxen oder KI-Assistenten per Weboberfläche einrichten.

• 6. Live-Betrieb & Optimierung: Testläufe durchführen, Erreichbarkeit prüfen und Feinjustierungen vornehmen.

Wichtige Aspekte bei der Wahl des Anbieters

Anbieter für Cloud-Telefonie gibt es am Markt einige. Bei der Auswahl sollten KMU darauf achten, dass der Dienstleister eine gewisse Historie am Markt hat und eine transparente Preisstruktur bietet. Praktisch sind auch kurze Vertragslaufzeiten, also Monats- statt Jahresverträge, denn „Unternehmen können dann skalieren, also bei Bedarf kurzzeitig ein paar Rufnummern für Freelancer hinzubuchen“, erklärt Schäfer.

Features wie die Einbindung von Microsoft Teams sollten zudem per Account und nicht per Rufnummer bezahlt werden, damit KMU auch hier nicht mehr bezahlen als erforderlich. Der große Vorteil einer Verbindung zwischen Teams und der Cloud-Telefonanlage ist, dass Teams auf allen Endgeräten wie ein Softphone verwendet werden kann und die Grundfunktionen der Telefonanlage beibehalten werden. So profitiert man beispielsweise von Voice Menüs, Rufgruppen oder einem flexiblen zeitgesteuerten Routing. Lukas Schäfer betont: „Gerade für kleinere Unternehmen ist diese Integration ein wichtiger Baustein des digitalen Arbeitsplatzes, ohne dass eine eigene IT-Abteilung benötigt wird.“

Ausfallsicherheit und DSGVO-Konformität

In Sachen Ausfallsicherheit spielen Cloud-Telefonanlagen ihre Stärke aus, erklärt Schäfer: „Cloud-Lösungen sind per se ausfallsicher, weil Rechenzentren sehr gut gesichert und gewartet sind und sie im Zweifel über Notstromaggregate und Georedundanzen verfügen.“ Sollte die Internetleitung zum Haus unterbrochen werden – zum Beispiel bei Bauarbeiten –, können kleinere und mittlere Unternehmen schnell eine Backup-Internetleitung einrichten und auf Mobile Daten umschwenken. „Per LTE lässt sich die Grunderreichbarkeit schnell wieder herstellen“, so der Telekommunikationsexperte. „Das funktioniert mit Hilfe von Tethering-Geräten oder auch einfach per Smartphone.“

Nicht zuletzt spielt gerade im Business-Kontext Datenschutz und Datensicherheit eine große Rolle. Deshalb sollten KMU auf Lösungen setzen, die Datenhaltung und Datenspeicherung auf Servern in Deutschland garantieren. „Dann ist die DSGVO in weiten Teilen bereits eingehalten“, weiß Schäfer. „Zusätzlich sollten Unternehmen darauf achten, dass die Signalisierung und Medienströme mit gängigen Standards wie SIP-TLS und SRTP verschlüsselt werden können, um Gespräche vor unbefugtem Zugriff zu schützen.“ Ein weiteres Indiz sind gewisse ISO-Zertifizierungen, wie zum Beispiel ISO 9001 für Qualitätsmanagement und ISO 27001 für Informationssicherheitsmanagement.

Checkliste: In wenigen Minuten die passende Cloud-Telefonanlage finden

Um schnell, aber fundiert eine Entscheidung für eine Cloud-Telefonanlage zu treffen, gibt der Telekommunikationsexperte kleinen und mittleren Unternehmen folgende Checkliste mit:

• 1. IST-Analyse: Bedarf klären (SIP-Trunk oder Cloud-PBX) und Einsatzszenarien für das Team definieren

• 2. Technische Basis: Internet-Bandbreite prüfen und Router-Kompatibilität sicherstellen

• 3. Funktionsumfang & Integrationen: Basisfunktionen (Rufgruppen, IVR, Warteschleifen) festlegen und Bedarf für Microsoft-Teams-Anbindung prüfen

• 4. Hardware-Check: Vorhandene IP-Telefone nutzen neue Hardware anschaffen

• 5. Rufnummern & Portierungsplanung: Zeitplan beim Altanbieter klären und Übergangslösungen für durchgehende Erreichbarkeit nutzen

• 6. Service-Level & Einrichtung: Zwischen Self-Service (DIY) oder geführter Erst-Einrichtung wählen

• 7. Preisgestaltung & Flexibilität: Auf sekundengenaue Abrechnung, flexible Vertragslaufzeiten und modulare Tarife achten

• 8. Sicherheit & Verfügbarkeit: Redundante deutsche Rechenzentren und Standard-Verschlüsselung (TLS/SRTP) voraussetzen

• 9. Onboarding & Administration: Schnelle Einsatzbereitschaft durch Online-Hilfe, Einrichtungsassistenten und zentrale Rollenverwaltung sicherstellen

• 10. Vertrauen & Markt-Check: Nutzererfahrungen aus ähnlichen Branchen prüfen und auf persönlichen Support achten

Fazit

Für den Mittelstand ist die Umstellung auf All-IP und eine Cloud-Telefonanlage ein wirkungsvoller Schritt, um Erreichbarkeit, Flexibilität und Servicequalität nachhaltig zu verbessern. Durch zentrale, internetbasierte Telefonie lassen sich Kosten senken, Standorte und Remote-Arbeitsplätze einfach integrieren sowie Anrufe intelligent steuern.

Gerade für Unternehmen mit einem bis 50 Mitarbeiter lässt sich so eine professionelle Kommunikationslösung auf Enterprise-Niveau realisieren, ohne eigene IT-Abteilung und ohne hohe Anfangsinvestitionen. Wer zudem auf Ausfallsicherheit, transparente Tarife und Datenschutz achtet, schafft eine zukunftssichere Kommunikationslösung und vermeidet verpasste Kundenkontakte.

Über die Autorin

Julia Kowal ist Redakteurin für Wordfinder.

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