Im Fokus: Digital Workplace

Digital Workplace – Vision und Realität

| Autor / Redakteur: Klaus Länger, Wilfried Platten, Dr. Stefan Riedl / Andreas Donner

In der Realität sieht der Digital Workplace nicht so futuristisch aus, geht aber trotzdem mit einer Änderung der Unternehmenskultur einher.
In der Realität sieht der Digital Workplace nicht so futuristisch aus, geht aber trotzdem mit einer Änderung der Unternehmenskultur einher. (Bild: sellingpix - stock.adobe.com)

Wenn vom Office-Arbeitsplatz der Zukunft die Rede ist, tauchen vor dem inneren Auge oft Science-Fiction-Szenarien mit transparenten Riesendisplays oder schicken Hologrammen auf. Die Realität ist profaner, aber deswegen nicht weniger spannend.

Der digitale Arbeitsplatz ist für die meisten Büroarbeiter in Unternehmen immer noch der klassische Windows-Rechner. Obwohl die vielbeschworene Digitale Transformation die IT-Landschaft in ­Unternehmen gründlich verändert hat, ist der oft vorhergesagte Tod des PCs nicht eingetreten. Zwar kommen immer mehr Privatleute ohne Desktop-PC oder Notebook aus, da ihnen ein Smartphone für Medienkonsum und Social Media ­ausreicht, aber als Arbeitsgerät ist der Windows-Rechner für die meisten Firmen unverzichtbar. Das zeigt sich auch in den Verkaufszahlen. Laut den Marktforschern von Gartner sind diese Zahlen für PCs, Notebooks und ultramobile Geräte wie Windows-Detachables im EMEA-Markt im dritten Quartal 2018 um 1,1 Prozent gestiegen.

Die Steigerung geht dabei komplett auf das Konto von Rechnern für den Einsatz in Firmen, während die Nachfrage im Consumer-Segment weiterhin rückläufig ist. „Der PC-Markt wurde weiter von der stabilen Nachfrage nach Firmen-PCs und durch Hardware-Upgrades für Windows-10-PCs getrieben. Wir gehen davon aus, dass sich der Upgrade-Zyklus für Windows 10 bis 2020 fortsetzen wird. Danach wird die Nachfrage nach Upgrades abnehmen“, fasst Mikako Kitagawa, Principal Analyst bei Gartner, zusammen.

Ortsunabhängiger digitaler Arbeitsplatz

Allerdings verändert sich in vielen Unternehmen der Charakter der Arbeit und damit auch die Art der eingesetzten Client-Rechner und der Gerätemix. In vielen Firmen haben flexible Hybrid-Cloud-Modelle die herkömmliche Client-Server-Architektur abgelöst. Damit ist eine Grundlage für einen ortsunabhängigen digitalen Arbeitsplatz geschaffen, der ein mobiles Arbeiten zulässt, bei dem die Mitarbeiter mit unterschiedlichen Geräten auf die von ihnen benötigten Unternehmensdaten zugreifen und auch im Team über verschiedene Orte verteilt ­arbeiten können. Für den schnellen Zugriff auf Informationen, Adressen, Termine und natürlich auch als Kommunika­tionsmittel über die verschiedenen Kanäle hinweg wird in der Regel das Smartphone genutzt.

Die Herausforderung für Unternehmens-IT und Systemhaus ist hier die Einbindung der oft auch privat genutzten Geräte in eine übergreifende Sicherheits- und Management-Struktur. Als Arbeitsgerät zur Erstellung von Inhalten ist das Smartphone dagegen trotz leistungsstarker Hardware nur bedingt geeignet. Dessen Touchscreen ist dafür trotz gewachsener Diagonale für das Bearbeiten längerer Texte, größerer Spreadsheets oder umfangreicher Datensätze immer noch zu klein. Einige Hersteller versuchen daher, das Mobilgerät mit einer Docking-Sta­tion für den Anschluss von Monitor und Eingabe-Peripherie zum Ersatz für einen PC zu machen. Als wichtigste Anwendungen werden hier weniger Android-Apps gesehen, sondern eher die Desktop- und Anwendungsvirtualisierung.

Kein Digital Workplace ohne Windows

Das wichtigste Client-Device für den digitalen Arbeitsplatz ist und bleibt weiterhin der Windows-Rechner. Das sehen auch die Teilnehmer der IT-BUSINESS-Panel-Umfrage zum Thema „Digital Workplace” so: 50 Prozent der befragten Partner ­sehen Windows-Rechner für ihr Geschäft auch in Zukunft als „wichtig” oder „sehr wichtig” an. Nur ein kleiner Prozentsatz von fünf Prozent der Reseller billigt ihnen in Zukunft wenig Bedeutung zu. Für „unwichtig” stimmte keiner der Teilnehmer am Panel. Allerdings ist bei den Windows-Rechnern die Bandbreite der unterschiedlichen Formfaktoren gewachsen und wird es noch weiter tun. Die Art der Office-Arbeit verändert sich in vielen ­Unternehmen.

Vor allem jüngere Angestellte wollen ortsungebunden arbeiten. Immer mehr Unternehmen kommen diesem Wunsch nach.
Vor allem jüngere Angestellte wollen ortsungebunden arbeiten. Immer mehr Unternehmen kommen diesem Wunsch nach. (Bild: Pixabay (Picography) / CC0)

Mobiles Arbeiten und Home Office gewinnen an Bedeutung, während die Zahl der klassischen Desktop-Arbeitsplätze im Büro abnimmt. Bei Firmen mit einem hohen Anteil an Heimarbeitern gibt es teilweise gar keine festen Büros, sondern nur noch persönliche Rollcontainer für die Beschäftigten und einen Pool an Tischen mit den nötigen Anschlüssen für das Notebook oder das 2-in-1-Tablet. Beispielsweise schaffte der Lufthansa-Chef Carsten Spohr schon 2016 in der Frankfurter Zentrale der Airline die festen ­Arbeitsplätze ab. Die Arbeit im Home ­Office ist ausdrücklich erwünscht. „Die Präsenzpflicht ist ein Auslaufmodell“, erklärte dazu seinerzeit ein Lufthansa-Sprecher. Bei SAP dürfen die Mitarbeiter seit März dieses Jahres weitgehend frei entscheiden, wo sie arbeiten wollen. Die Beschäftigten könnten ganz normal ins Büro kommen, sie könnten aber auch zu Hause, vom Café oder vom Schwimmbad aus arbeiten, erklärte dazu der SAP-Personalchef Cawa Younos.

Aber das Pendel schlägt schon wieder ­zurück. Denn dieser Trend wird zunehmend konterkariert durch eine gegenläufige Entwicklung, die wieder die Gruppenarbeit vor Ort im Unternehmen präferiert (siehe Kasten). Getrieben wird sie vor allem durch den vermehrten Einsatz agiler Projektmethoden mit vergleichsweise spontanen, wechselnden Gruppenzusammensetzungen. Deshalb setzen sie die physische Anwesenheit der Mitarbeiter voraus.

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Das smarte Office

Schicke Mobilrechner als Lockmittel für Fachkräfte

Trotzdem legen gerade jüngere Arbeitnehmer, die bei entsprechender Quali­fikation in Firmen als Fachkräfte heiß ­begehrt sind, großen Wert auf ein ortsunabhängiges Arbeiten und flexible Arbeitszeiten. Dafür erwarten viele „Millenials” ein schickes, in ein möglichst dünnes Aluminium- oder Magnesium-Gehäuse gekleidetes Premium-Notebook, -Convertible oder -Detachable. Für viele der begehrten Fachkräfte ist es sogar wichtiger, als beispielsweise ein Firmenwagen. Bei diesen Rechnern tolerieren die IT-Abteilungen der Unternehmen ­sogar einen fest eingebauten oder verklebten Akku oder gar eine auf das Mainboard gelötete SSD.

Extrem hoch integriert ist auch die Hardware bei der neuen Gattung der Windows-on-ARM-Notebooks oder 2-in-1- Tablets, die Qualcomm und Microsoft etablieren wollen. Sie kommen mit im Snapdragon-Prozessor integriertem LTE und sollen Akkulaufzeiten von bis zu 20 Stunden ermöglichen. Als Always-on-­Geräte sprechen die ARM-Mobilrechner eine Nutzergeneration an, die bereits mit Smartphones groß geworden ist.

Allerdings hapert es derzeit noch bei der Performance herkömmlicher Windows-Anwendungen, die in einer x86-Emulation laufen. Derzeit ist also ungewiss, ob sich die ARM-Rechner durchsetzten, oder nur ein Fußnote in der Computergeschichte bleiben.

Wichtiger als ein Wechselakku und gut zugängliche Hardware-Komponenten sind für viele Kunden die Fernwartungsoptionen der Mobilrechner. Zwar sind Funk­tionen wie die Management Engine von Intel oder die in AMD-Prozessoren enthaltene DASH-Funktion durch Sicherheitslücken ins Gerede gekommen, aber gerade bei im Home Office oder auf Firmenreisen genutzten Mobilrechnern ist ein Out-of-Band-Management essenziell. Denn so können auch remote Firmware-Updates vorgenommen werden oder bei gestohlenen Rechnern vom IT-Administrator die Datenträger gelöscht werden, sobald sie eine Verbindung zum Internet aufnehmen.

Auch Systemhäuser, die für Firmen ohne eigene IT-Abteilung als Dienstleister das Gerätemanagement übernehmen, profitieren enorm von Fernwartungsfunktionen. Im Kommen sind dabei Unified-Endpoint-Management-Plattformen, die sowohl Client-Rechner, als auch Smartphones und Tablets abdecken. Mit ihnen können IT-Richtlinien über verschiedene Betriebssysteme hinweg durchgesetzt werden. Auch eine zentrale Inventarisierung verschiedener Geräteklassen und ein übergreifendes Patch-Management sind möglich.

Desktop-PCs und Thin Clients

Der klassische Desktop-PC wurde zwar ­teilweise durch Notebooks und andere Mobilrechner verdrängt, ist aber in vielen Unternehmen noch weit verbreitet und wird auch weiterhin genutzt. Denn es gibt noch genügend Arbeitsplätze im Unternehmen, für die ein mobiles Arbeiten nicht relevant ist. Allerdings steht die Entwicklung auch beim Desktop-PC nicht still, sondern geht hin zu kompakteren, sparsameren und leiseren Geräten. Auch hier löst die SSD die HDD als Systemdatenträger ab, da das Gros der Anwenderdaten sowieso auf einem lokalen Server oder bei einem Cloud-Anbieter ­gespeichert ist und die Größe des Massenspeichers eine untergeordnete Rolle spielt. Teilweise sind die Desktop-PCs klein genug, um direkt an einem Monitor befestigt zu werden. Während sie immer kleiner werden, wächst gleichzeitig die Größe der im Unternehmen eingesetzten Monitore.

Eine Alternative zum herkömmlichen PC und ein wachsendes Produktsegment stellen die Thin Clients dar. Sie sollen ein Plus an Sicherheit und eine effizientere Verwaltung bieten, erfordern aber höhere Investitionen in die Infrastruktur. Sie werden meist in größeren mittelständischen Unternehmen oder im Enter­prise-Sektor eingesetzt, oft bei Banken oder Versicherungen. Teilweise werden die Geräte dort nicht als Endpunkt für ­eine Remote-Desktop-Lösung genutzt, sondern als schlanker und sicherer Client für spezialisierte Webanwendungen. Bei Home-Office-Arbeitsplätzen können Thin Clients den Verwaltungsaufwand minimieren, da hier kein komplexes Betriebssystem vor Ort eingesetzt wird, auf das der Anwender direkten Zugriff hat. Einige Unternehmen beginnen auch mit dem Einsatz von Chromebooks. Allerdings weniger wegen der Google-Applikationen, sondern als mobile Thin Clients für VDI-Anwendungen.

Auf den Wunsch der Unternehmen nach mehr Flexibilität beim Digital Workplace reagieren die Hardware-Hersteller und auch Distributoren mit Angeboten, die sie als „Workplace as a Service“ oder „Device as a Service“ bezeichnen. Rechner und andere Hardware werden hier vom Kunden gemietet statt gekauft. Service, Support und teilweise auch das Management der Geräte gehören dabei mit zum Paket, das über Partner vertrieben wird.

Windows as a Service

Bei der Software haben die Microsoft-Produkte nach wie vor eine überragende Bedeutung. Und damit natürlich auch für Distributoren und Systemhäuser, wie die wichtige Rolle der CSP-Programme (Cloud Solution Provider) für den Einstieg in die SaaS-Welt (Software as a Service) zeigt.

Jens Kottsieper, Technical Solution Professional (TSP) Windows Client und Modern Desktop, Microsoft Deutschland
Jens Kottsieper, Technical Solution Professional (TSP) Windows Client und Modern Desktop, Microsoft Deutschland (Bild: Microsoft)

Neben den Office-Produkten als SaaS-­Lösung hat Microsoft jetzt auch WaaS im Angebot. Und damit ist nicht wie gemeinhin üblich der Terminus „Workplace as a Service“ gemeint. WaaS bedeutet hier vielmehr „Windows as a Service“. Nichtsdestotrotz sind beide Themen eng miteinander verzahnt. Oder, wie es der dafür zuständige Microsoft-Manager Jens Kottsieper formuliert: „Windows as a Service (WaaS) ebnet Unternehmen den Weg zum Modern Workplace in puncto Sicherheit und Verwaltbarkeit.“ Schließlich habe vor Windows as a Service die Update-Problematik viel zeitlichen Vorlauf und personelle Ressourcen in Anspruch genommen.

Mit Windows als Dienst werden Abläufe automatisiert und Mitarbeiter agiler gemacht, was alle Voraussetzungen für den Modern Workplace schaffe, so Kottsieper. „Die Bereitstellung von Updates über WaaS erfolgt als wiederhol­barer Prozess, den Unternehmen gezielt planen sollten“, rät er. Die Firmen-IT ­sollte dabei anfangs Testgeräte konfigurieren, um Funktions-Updates in einem stabilen Umfeld über das Windows-In­sider-Programm zu testen, bevor diese auf die eingebundenen Rechner ausgerollt werden. Kritische Geräte müssen ­dabei identifiziert werden, also solche die über Windows 10 Enterprise LTSB Funktions-Updates bis zu zehn Jahre lang aussetzen können. LTSB steht für „Long Term Servicing Branch“ und ist für Kunden gedacht, die alle zwei bis drei Jahre auf eine neue Version updaten (wobei ­Sicherheits-Updates und Hotfixes umgehend ausgeliefert werden).

Entscheidung für Windows 10: The Day After

Standardprozess statt Updateprojekt

Entscheidung für Windows 10: The Day After

24.07.18 - Das Supportende für Windows 7 im Jahr 2020 zwingt zum Umstieg auf Windows 10 und IT-Leiter befürchten, künftig von Updateprojekten überrollt zu werden. Die LTSB-Version (Long Term Servicing Branch) erweist sich selten als gangbarer Weg. Die Lösung für den „Tag danach“ heißt: Prozesse. lesen

„Als nächstes sollte die IT sich für ein Tool zur Verwaltung von Windows-Updates entscheiden“, findet Kottsieper. Hierfür stehen beispielsweise die „Windows Server Update Services“ (WSUS), der „System Center Configuration Manager“ oder „Windows Update for Business“ zur Verfügung. Die allgemeine Bereitstellung ­eines Windows Updates sollte erst dann erfolgen, wenn die wichtigsten unternehmenskritischen Anwendungen und Geräte auf ihre Kompatibilität mit dem ­neuen Windows-10-Update überprüft wurden. Das schützt vor bösen Überraschungen innerhalb der upgedateten ­Arbeitsumgebung. Microsoft versteht sich vor diesem Hintergrund quasi als ­Anbieter von digitalen Arbeitsplätzen nach einem Baukastenprinzip, bei dem Unternehmen Office 365, Windows 10 und Enterprise Mobility plus Security aus einer Hand erhalten können.

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Digital Workplace: Statements von Herstellern

Weitere Tools für den Digital Workplace

Eine weitere Komponente für den Digitalen Workplace sind moderne Kommunikations- und Kollaborationstools, die den Aufbau virtueller Projekträume auch für Teams ermöglichen, bei denen nicht alle Mitglieder an einem Ort sind. Diese Tools sollten für alle Arten von Client-Geräten wie PCs und Notebooks, Smartphones, Tablets und möglichst auch digitale Whiteboards zur Verfügung stehen. Auch das Telefon im Büro sollte in diese Struktur eingebunden werden. Bei der Software kommen neben Legacy-Applikationen und Office-Programmen, die ja bereits in die Cloud gewandert sind, zunehmend spezialisierte Anwendungen aus der Public oder Private Cloud zum Einsatz, die sich von verschiedenen Endgeräten aus nutzen lassen. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass trotz aller Chat- und Kollaborationstools wie Slack oder Yammer die E-Mail und das Telefonat ­immer noch die wichtigsten Kommunikationswege bleiben.

In der Zukunft werden digitale Assistenten und KI-Systeme auch im Büro oder im Home Office eine große Rolle spielen. Bei der aktuellen, durch Ricoh unterstützen IDC-Studie „Future of Work“ gehen 53 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen, Fach- und Führungskräfte davon aus, dass in fünf Jahren täglich mit KI-­basierten Smart Agents gearbeitet wird.

Digital Workplace für „Wissensarbeiter“

In der Studie „Digital Workplace“ von Adobe und Statista bestätigen immerhin 40 Prozent aller Studienteilnehmer, dass sich durch den technologischen Fortschritt im Berufsleben ihre Work-Life-Balance erheblich verbessert hat, weil sich dadurch Überstunden (49 %) oder Verzögerung von Projekten (41 %) reduzieren. Der Aussage „Wenn ich meinen heutigen Arbeitsalltag mit dem von vor ein paar Jahren vergleiche, dann haben sich durch den technologischen Fortschritt viele Aufgaben vereinfacht“, stimmen 56 Prozent aller Befragten zu. Rund 24 Prozent wünschen sich eine reibungslose Dokumentenintegration in das bestehende System. Auf die Frage, welche Prozesse weiterhin auf analoger Ebene stattfinden sollten, antworteten die Teilnehmer an erster Stelle mit „Kommunikation mit den Kollegen“. Befragt wurden 1.008 Angestellte, drei Viertel davon in mittleren bis leitenden Positionen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen.

Hürden bei der Workplace-Transformation

Eine Herausforderung beim Aufbau moderner digitaler Arbeitsplätze ist der Wildwuchs an Tools, der sich in vielen Unternehmen gebildet hat. Zudem haben oft auch einzelne Fachabteilungen auf ­eigene Faust und an der IT-Abteilung vorbei mit Public-Cloud-Software und Kollaborationstools eine Schatten-IT geschaffen, die jetzt aufgelöst oder noch besser sinnvoll in die neuen Modern-Workplace-Strukturen überführt werden. Damit bietet die Einführung eines unternehmensweit standardisierten Digital Workplace die Chance für eine sinnvolle Konsolidierung der Softwarelandschaft, die Lizenzkosten spart und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Datenschutz erleichtert. Digital Workplace heißt allerdings nicht, dass ­alle Mitarbeiter unbedingt mit derselben Software arbeiten müssen, sondern dass den Mitarbeitern die für ihre Aufgaben passenden Tools zur Verfügung stehen. Das Ausrollen der Software soll dabei möglichst automatisiert erfolgen.

Nicht zuletzt erfordert die erfolgreiche Einführung moderner digitaler Arbeitsplätze in vielen Unternehmen einen Kulturwandel, so ein weiteres Ergebnis der IDC-Studie. Sie kann nicht von oben ­herab verordnet und dann exekutiert, sondern nur als Gemeinschaftsaufgabe erfolgreich durchgeführt werden. Dabei müssen Geschäftsleitung, IT-Abteilung, Fachabteilungen, Personalwesen und auch die Personalvertretung im Unternehmen eingebunden sein. Rahmenbedingungen sind hier flache Hierarchien, Vertrauensarbeit und eine offene Firmenkultur. „Das Zielbild muss mit allen Unternehmensbereichen gemeinsam erarbeitet werden. Nicht nur durch die IT alleine. Und halten Sie den Menschen im Fokus, nicht die Firma.“ So sehen laut der Studie viele der Entscheider eine erfolgreiche Future-of-Work-Kultur.

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