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Definition Was ist Office 365?

Office 365 ist ein Abonnement-Produkt von Microsoft, das Büroanwendungen zur Verfügung stellt. Es kombiniert Online-Services und installierbare Software für private oder gewerbliche Anwender. Abhängig vom benötigten Leistungsumfang und der erforderlichen Anzahl Lizenzen sind verschiedene Pakete verfügbar.

Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)

Office 365 von Microsoft setzt sich aus Online-Services, Office-Anwendungen und Softwareprodukten zusammen. Es lässt sich in verschiedenen Paketen mit unterschiedlichem Leistungsumfang abonnieren.

Elementare Bestandteile sind Office-Software wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie online nutzbare Office-Webanwendungen und andere Services. Webanwendungen sind über eine Internetverbindung mit beliebigen Browsern nutzbar. Zu den weiteren Leistungen des Abonnements zählen Webspeicherplatz, Kommunikationslösungen sowie Services und Tools für die Arbeit im Team.

Dazu gehören beispielsweise Skype, SharePoint oder der File-Hosting-Dienst OneDrive. Während ein gültiges Abonnement besteht, hat der Anwender stets Zugriff auf die aktuellste Office-Version. Im Gegensatz zu herkömmlichen Office-Software-Kaufpaketen ist die Software nicht an einen Rechner, sondern an den Abonnenten gebunden. Er hat das Recht, die Office-Software abhängig vom gebuchten Paket auf einer bestimmten Anzahl an Rechnern zu installieren.

Office 365 und die Notwendigkeit eines Internetzugangs

Um die Software downzuloaden und zu installieren, Webanwendungen und Online-Services zu nutzen oder lokale Software zu aktualisieren ist eine Internetverbindung notwendig. Auch die Verwaltung des eigenen Abonnements erfordert eine Onlineverbindung.

Office-Software, die lokal auf einem Rechner installiert ist, ist prinzipiell auch offline nutzbar. Damit die lokal installierte Software aktuell bleibt, ist in regelmäßigen Abständen eine Internetverbindung aufzubauen. Die Software aktualisiert sich bei einer aktiven Internetverbindung selbständig. Bleibt der Rechner länger als 31 Tage offline, wechseln die Anwendungen in einen eingeschränkten Modus. Dokumente lassen sich zwar noch anzeigen oder drucken, können aber nicht mehr bearbeitet werden. Auch das Erstellen neuer Office-Dokumente ist nicht mehr möglich. Ist der Rechner online, werden die Office-Anwendungen wieder aktiviert.

Zugriffe auf den Webspeicherplatz bei OneDrive erfordern eine Onlineverbindung. Ist die OneDrive-Desktopanwendung installiert, gleicht sie die Onlineversionen der Dateien automatisch mit den auf dem Rechner abgelegten Dateien ab. Prinzipiell stehen die Daten auf dem Rechner zur Offlinenutzung zur Verfügung. Offline bearbeitete Dateien synchronisiert die OneDrive-Anwendung bei einer aktiven Internetverbindung selbständig mit dem Webspace.

Die wichtigsten Bestandteile von Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 setzt sich aus Web- und Cloud-Services sowie lokal installierbarer Software zusammen. Abhängig vom gewählten Paket können die Funktionen und Inhalte variieren. Wichtige Bestandteile sind die online nutzbaren Webanwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie der File-Hosting-Dienst OneDrive. Diese Anwendungen sind unabhängig vom Betriebssystem per Browser nutzbar und vergleichbar mit Konkurrenz-Services wie Google Docs, Google Sheets, Google Slides oder Google Forms. Prinzipiell stehen die Webanwendungen mit eingeschränktem Funktions- und Leistungsumfang allen Usern mit einem Microsoft-Konto zur Verfügung.

Die lokal installierbare Software beinhaltet unter anderem Word, Excel, PowerPoint, Access, Skype und Outlook. Diese Software setzt auf den Rechnern die Betriebssysteme Windows oder macOS voraus. In der Zeit eines gültigen Abonnements aktualisiert sich die Software automatisch.

Die verschiedenen Abonnement-Pakete

Die Pakete lassen sich nach privater Nutzung, geschäftlicher Nutzung und gemeinnütziger Verwendung unterscheiden. Abhängig von dieser Nutzungsart existieren verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang. Private Nutzer können Office 365 Personal für Einzelpersonen oder Office 365 Home für das Teilen mit bis zu fünf Familienmitgliedern oder Freunden abonnieren. Für die geschäftliche Nutzung stehen Pakete für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern oder für große Unternehmen mit pro Nutzer abgerechneten Leistungen zur Verfügung. Office 365 Non-Profit ist für kleine und mittelgroße oder für große gemeinnützige Organisationen vorgesehen.

Unterschiede zwischen einem Office-365-Abonnement und einer Dauerlizenz für Office-Software

Office 365 nutzt das Bezahlmodell „Abonnement“ während eine Dauerlizenz für Office-Software per Bezahlmodell „Kaufen“ erworben werden kann. Ist die Software gekauft, lässt sie sich auf einem Rechner installieren und dort ohne Zeitbegrenzung verwenden. Für die Software stehen über einen definierten Zeitraum Sicherheitsupdates zur Verfügung. Ein Recht auf die aktuellste Office-Version mit neuesten Funktionen hat der Käufer nicht. Hierfür müssen die neue Office-Software oder eine Upgrade-Lizenz erworben werden.

Das Bezahlmodell „Abonnement“ rechnet Office 365 monatlich oder jährlich ab. Es gehören sowohl installierbare Software als auch Online-Services und Webanwendungen zum Leistungsumfang. Während der Gültigkeit des Abonnements ist die aktuellste Office-Software nutzbar.

Die Vorteile von Office 365

  • Paket aus installierbarer Software, Webanwendungen und Online-Services
  • Webanwendungen von beliebigen Systemen aus nutzbar
  • die Software ist nicht mehr an den Rechner, sondern den Abonnenten gebunden
  • abhängig vom gebuchten Paket lässt sich die Software auf mehreren Rechnern installieren
  • Zugriff auf die aktuellste Office-Version
  • automatische Aktualisierung der Software
  • die Veröffentlichung einer neuen Office-Version erfordert keinen Kauf neuer Software oder einer Upgrade-Lizenz
  • einfach zu kalkulierende Kosten dank monatlicher oder jährlicher Abrechnung

Die Nachteile von Office 365

  • die Office-Software ist auf dem Rechner zeitlich nicht mehr unbegrenzt nutzbar
  • nach Ablauf des Abonnements erlöschen die Nutzungsrechte an der Software
  • die Kosten für die Software sind nicht einmalig, sondern fortlaufend zu entrichten

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