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Definition Was ist Workplace as a Service (WaaS)?

Workplace as a Service (WaaS) hat sich aus dem Cloud-Computing-Teilbereich Software as a Service entwickelt. Im Vergleich zu SaaS stellt WaaS nicht nur Software aus der Cloud zur Verfügung, sondern liefert einen kompletten Arbeitsplatz inklusive der benötigten Hardware. Der Service basiert auf einem Mietmodell und berechnet den Preis abhängig von der Mietdauer und der Anzahl der Workplaces.

Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)

Die Abkürzung WaaS steht für Workplace as a Service. Es handelt ich um einen Service, der als Weiterentwicklung von Software as a Service (SaaS) betrachtet werden kann und im Gegensatz zu SaaS nicht nur cloudbasierte Software bereitstellt, sondern einen komplett funktionstüchtigen Arbeitsplatz inklusive Hard- und Software liefert. Zur Hardwareausstattung gehören beispielsweise PCs, Monitore und Peripheriegeräte. Mobile Workplaces können in Form von Tablets oder Smartphones bereitgestellt werden.

Im Vergleich zu herkömmlichen Konzepten der Arbeitsplatzausstattung hat der Anwender nicht selbst die Investitionen für die Hardware aufzubringen. Er erhält quasi ein Nutzungsrecht für den Arbeitsplatz. Die Abrechnung dieser Leistung erfolgt auf Basis eines Mietmodells abhängig von der Nutzungsdauer und der Anzahl der Workplaces. Sämtliche weiteren Services rund um die Arbeitsplätze wie die Wartung der Systeme, den Austausch von Geräten, die Bereitstellung von Anwendungen, die Sicherung von Daten oder den Anwendersupport übernimmt der WaaS-Dienstleister.

Der Nutzungszeitraum für die Arbeitsplätze ist zwischen Dienstleister und Kunde vertraglich festgelegt. Oftmals lässt sich der Umfang der gebuchten Leistungen in einer Art Baukastensystem flexibel buchen. Kunden haben mit Workplace as a Service zahlreiche Vorteile. Sie greifen stets auf aktuelle Hardware zu, haben kein Investitionsrisiko, profitieren von transparenten Kosten mit monatlichen Abrechnungen zur Ausstattung der Mitarbeiter mit Arbeitsplätzen und können sich auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.

Typische Leistungen im Rahmen von WaaS

Workplace as a Service lagert die Leistungen rund um die Bereitstellung und den Betrieb eines Computerarbeitsplatzes an einen Dienstleister aus. Dieser muss alle hierfür notwendigen Leistungen erbringen. In vielen Fällen lässt sich der Leistungsumfang in einer Art Baukastenprinzip flexibel den Anforderungen des Kunden anpassen. Typische Leistungen im Rahmen von WaaS sind:

  • Bestellung, Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Hardware
  • Installation und Bereitstellung der Software inklusive der cloudbasierten Anwendungen in Form von Software as a Service
  • Bereitstellung der benötigten Peripheriegeräte
  • regelmäßige Aktualisierung der Software
  • regelmäßige Modernisierung der Hardwareausstattung
  • Sicherung der Daten
  • Verwaltung, Wartung und Störungsbehebung der Arbeitsplätze
  • Anwendersupport für die Nutzer der Arbeitsplätze
  • Verwertung von Altgeräten
  • Versicherung der Geräte gegen Diebstahl oder Verlust
  • Überwachung der Funktion der Arbeitsplätze
  • Remote Management der Arbeitsplätze
  • Sicherung der Systeme gegen interne oder externe Bedrohungen

Anforderungen an WaaS

Damit das Servicemodell Workplace as a Service seinen Aufgaben nachkommen kann und den Kunden vollwertige, sichere und funktionale Arbeitsplätze bereitstellt, sind einige Anforderungen zu erfüllen. Hinsichtlich der Sicherheit der Systeme ist es notwendig, für den Schutz und die Integrität der Daten cloudbasierter Anwendungen zu sorgen. Zudem sind die physischen Endgeräte ausreichend gegen unbefugte Nutzung abzusichern. Es ist ein ganzheitliches Sicherheitskonzept notwendig, das sowohl rechtliche Vorgaben erfüllt als auch die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens einhält.

Die angestrebte Verfügbarkeit der Workplaces lässt sich zwischen Dienstleister und Kunde im Rahmen von Service Level Agreements (SLAs) vereinbaren. Eine weitere wichtige Anforderung ist die Möglichkeit der Selbstadministration der Leistungen für WaaS-Kunden. Diese Anforderung lässt sich durch die Bereitstellung eines Self-Service-Portals erfüllen. Kunden beauftragen über das Portal alle Leistungen der Bereitstellung und des Betriebs eines Arbeitsplatzes selbst oder passen Leistungen in Echtzeit an.

Vor- und Nachteile von Workplace as a Service

Das Servicemodell Workplace as a Service bietet gegenüber herkömmlichen Arbeitsplatzbereitstellungsmodellen einige Vorteile. Aufgrund des Mietmodells entfallen für die Nutzer die hohen Anschaffungskosten und Investitionsrisiken in Hard- und Software. Der Anbieter stellt die kompletten Services, Geräte und Software rund um den Arbeitsplatz zur Verfügung und der Kunde konzentriert sich voll auf sein Kerngeschäft. Die gemieteten Systemkomponenten sind den aktuellen Anforderungen flexibel anpassbar und werden bei Bedarf modernisiert. Veraltetet Geräte werden automatisch ausgetauscht. Der Arbeitsplatz ist stets auf dem aktuellen Stand der Technik. Zusammengefasst ergeben sich folgende Vorteile:

  • niedrigeres Investitionsrisiko
  • transparente Kosten
  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • stets moderne Arbeitsplätze auf dem aktuellen Stand der Technik – höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter durch bessere Arbeitsplatzausstattung
  • sämtliche Services rund um den Arbeitsplatz aus einer Hand
  • flexibel anpassbare und leicht skalierbare Leistungen

Diesen Vorteilen stehen einige Nachteile gegenüber. Durch WaaS kann eine gewisse Abhängigkeit von einem Anbieter entstehen. Der Kunde ist von den angebotenen Leistungen und der Servicequalität des Anbieters abhängig. Im schlimmsten Fall droht beispielsweise bei einem Konkurs des Anbieters ein Totalausfall der Workplaces. Ein schneller Wechsel zu einem anderen Anbieter wird notwendig oder eine andere Form der Arbeitsplatzbereitstellung ist erforderlich. Als weiterer Nachteil lässt sich anführen, dass der Kunde nicht mehr die vollständige Datenhoheit ausübt. Daten der cloudbasierten Anwendungen und der lokalen Arbeitsplätze werden auf den Systemen des Anbieters gesichert. Es entsteht eventuell das Risiko unbefugter Datenzugriffe.

Typische Anwendungsbereiche für Workplace as a Service

Workplace as a Service eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen unabhängig von der Branche. In einigen Anwendungsbereichen kann WaaS aber besonders vorteilhaft sein. Diese sind beispielsweise:

  • kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigenes IT-Know-how oder IT-Ressourcen
  • Start-up-Unternehmen mit knappem Budget und unklaren Anforderungen an die Arbeitsplätze
  • dynamisch wachsende Unternehmen mit hohem Anpassungsbedarf im Bereich der Workplaces
  • Unternehmen mit aufwendigen grafischen Anwendungen, die ständig aktualisierte, leistungsstarke und moderne Arbeitsplatzausstattungen benötigen

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