Outlook bleibt, grommunio ersetzt den Exchange-Server Einstieg kostenlos: Goupware grommunio ersetzt Exchange

Für Exchange 2016 und 2019 endeten im Oktober 2026 die letzten Sicherheitsupdates. Die Groupware grommunio aus Wien unterstützt die Exchange-Protokolle, Outlook und Smartphones verbinden sich ohne Plugin. Der Beitrag zeigt den Ablauf eines Wechsels, die Kosten und die Unterschiede zu Exchange SE und Exchange Online.

IT-Abteilungen mit Exchange Server 2016 oder 2019 im eigenen Rechenzentrum stehen unmittelbar vor einer Entscheidung. Microsoft hat die Unterstützung beider Versionen im Oktober 2025 beendet und das kostenpflichtige Programm für Extended Security Updates (ESU) nur bis Oktober 2026 verlängert. Eine weitere Verlängerung schließt der Hersteller aus. Zur Wahl stehen damit Exchange Server Subscription Edition (SE), der Umzug zu Exchange Online oder ein Wechsel zu einer Alternative wie grommunio, einer Groupware aus Österreich, die Outlook und Smartphones über die Exchange-Protokolle bedient.

Exchange SE setzt ein laufendes Abo voraus

Naheliegend ist zunächst Exchange SE, da der Nachfolger technisch wenig Neues verlangt. Die erste Fassung von Exchange SE ist nach Angaben von Microsoft codegleich mit Exchange 2019 CU15. Abweichend sind nur Lizenztext, Produktname und Buildnummer, neue Funktionen kündigt Microsoft erst ab dem Cumulative Update (CU) 1 an. Ein In-Place-Upgrade, also die Installation über das bestehende System, klappt ausschließlich von Exchange 2019 CU14 oder CU15.

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Betreiber von Exchange 2016 brauchen dagegen neue Server, auf die sie alle Postfächer verschieben, bevor sie die alten Maschinen abbauen. Für CU2 hat Microsoft angekündigt, dass dessen Setup jede Exchange-Version ablehnt, die zum Erscheinungstermin keinen Support mehr hat. Lizenzrechtlich gilt ein Abomodell, denn Microsoft erlaubt den Betrieb von Exchange SE nur mit Abo-Lizenzen oder mit aktiver Software Assurance, also einem laufenden Wartungsvertrag. Dieselbe Bedingung gilt für jede Client-Zugriffslizenz (CAL).

Exchange Online verlagert die Postfächer zu Microsoft

Als zweiter Weg bleibt der Umzug in die Cloud, bei dem Microsoft die Server betreibt. Exchange Online Plan 1 kostet 3,50 Euro netto je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Plan 2 kostet 6,90 Euro, jeweils zum Stand vom 27.09.2026. Plan 1 bringt 50 GB Postfach und 50 GB Archiv je Benutzer. Die Postfächer liegen damit in den Rechenzentren des Konzerns.

Organisationen, die ihre Mails auf eigenen Servern oder bei einem Hoster ihrer Wahl betreiben wollen, wählen deshalb zwischen Exchange SE und einer Alternative. Die Samtgemeinde Radolfshausen bei Göttingen beispielsweise nennt neben Preissteigerungen und Sicherheitsbedenken ausdrücklich den Druck, in die Cloud zu wechseln als Anlass für ihren Umstieg auf grommunio. Als weiteren Grund nennt die Gemeinde die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Outlook und Smartphones verbinden sich ohne Zusatzsoftware

Hinter der Groupware steht die 2020 in Wien gegründete grommunio GmbH. Ihr Server implementiert die Protokolle, über die Outlook mit Exchange kommuniziert. Dazu zählt MAPI over HTTP, mit dem Outlook im Exchange-Modus arbeitet. Daneben beherrscht der Server das ältere RPC over HTTP, bei Microsoft Outlook Anywhere genannt. Hinzu kommen die Exchange Web Services (EWS), über die Fachanwendungen auf Postfächer zugreifen, Exchange ActiveSync (EAS) für Mobilgeräte und Autodiscover, das Verfahren, mit dem Outlook seinen Server anhand der Mailadresse selbst findet.

Für den Anwender sieht die Einrichtung aus wie bei Exchange. In Outlook genügen Mailadresse und Kennwort, als Kontotyp wählt der Nutzer "Exchange". Ein Plugin braucht Outlook dafür nicht. Android und iOS verbinden sich über ActiveSync und synchronisieren Mails, Kontakte, Kalender und Notizen. Postfächer, Termine und Adressbuch erscheinen in der vertrauten Oberfläche, die Anwender arbeiten nach der Umstellung mit denselben Menüs weiter. Für Thunderbird und andere Programme stehen IMAP, POP3, SMTP, CalDAV und CardDAV bereit.

Für Nutzer im Browser hat grommunio im September 2026 den Web-Client in Version 5.0 veröffentlicht. Farbkategorien legt der Client in derselben Hauptkategorieliste ab wie Outlook. Namen und Farben stimmen damit im Browser, in Outlook und auf dem Smartphone überein. Sichere Absender und Junk-Mail-Regeln verwaltet grommunio Web über dieselbe Regel wie Outlook.

Der gromox-Kern läuft auf gängigen Linux-Systemen

Unter der Oberfläche arbeitet gromox, der in C und C++ geschriebene Kern der Groupware. Metadaten speichert er in MariaDB, auf Wunsch als Galera-Cluster über mehrere Server. Jedes Postfach bekommt eine eigene SQLite-Datenbank, Redis hält Sitzungsdaten im Arbeitsspeicher. Eine Installation reicht nach Herstellerangaben bis über 100.000 Benutzer. Für Hochverfügbarkeit greift der Hersteller auf Corosync und Pacemaker sowie die Clusterwerkzeuge von Linux mit Aktiv/Aktiv- oder Aktiv/Passiv-Aufbau zurück.

Als Betriebssysteme kommen openSUSE, SUSE Linux Enterprise, Debian, Ubuntu, Red Hat Enterprise Linux, Rocky Linux und AlmaLinux infrage. Virtualisiert läuft grommunio auf VMware, KVM, Xen und Hyper-V, in Containern auf Docker, Podman und Kubernetes. Seit Version 2026.06.1 vom Juni 2026 baut die Appliance auf openSUSE Leap 16.0 auf, hinzu kommen native Pakete für Debian 13 sowie Ubuntu 24.04 und 26.04.

Den Hardwarebedarf beziffert der Hersteller auf rund die Hälfte dessen, was Exchange SE für dieselbe Zahl an Postfächern braucht. Zum Paket gehören neben Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben Chat, Videokonferenzen über WebRTC im Browser, Dateifreigabe mit Ablaufdatum und Online-Office auf Basis von ONLYOFFICE für DOCX, XLSX, PPTX und ODF. Mailarchiv und Verwaltung mobiler Geräte mit Fernlöschung sind ebenfalls enthalten.

Ein PowerShell-Skript überträgt die Postfächer

Den Umzug der Daten übernimmt das Skript "exchange2grommunio.ps1". Voraussetzung ist, dass grommunio am selben Active Directory oder LDAP-Verzeichnis hängt, die Benutzer existieren damit auf beiden Seiten. Das Skript exportiert jedes Postfach mit dem Cmdlet "New-MailboxExportRequest" als PST-Datei, dem Exportformat von Outlook und Exchange, auf eine Netzwerkfreigabe. Danach verbindet es sich per SSH mit dem grommunio-Server und importiert die Datei dort mit den Werkzeugen "gromox-pff2mt" und "gromox-mt2exm". Erfolgreiche und gescheiterte Postfächer protokolliert es in getrennten Dateien. Für größere Umgebungen empfiehlt sich der Ablauf in zwei Durchgängen. Im ersten legt das Skript leere Postfächer an, die Anwender können sofort Mails senden und empfangen. Im zweiten Durchgang überträgt es die alten Daten im Hintergrund.

Wie Sie einfach und sicher von Exchange loskommen

Postfächer per Skript von Exchange und Kopano zu grommunio umziehen

Radolfshausen stellte an einem Wochenende um

Einen solchen Umzug hat die Samtgemeinde Radolfshausen hinter sich. Sie betreut rund 7.500 Einwohner und hat mehr als 40 Postfächer von Exchange zu grommunio verlegt, begleitet vom grommunio-Partner C4 Computer Consulting. Vor dem Stichtag testete das Team Export und Import auf einem Testsystem, dazu 64-Bit-Outlook in den Versionen LTSC und 2024 sowie die eigenen Fachanwendungen. Die eigentliche Umstellung dauerte ein Wochenende.

In den drei Monaten danach mussten die Administratoren nur zwei Outlook-Profile neu anlegen. Lothar Jagemann aus der IT-Abteilung der Samtgemeinde zieht nach dem Projekt Bilanz. „Die Migration von Exchange auf grommunio ist machbar“, sagt er. Und Jonas Wucherpfennig, stellvertretender Fachbereichsleiter, verweist auf die Rechnung. „Die Betriebskosten sind deutlich niedriger als bei Microsoft.“ Auch in der Steuerverwaltung läuft grommunio, bei einer Landesbehörde, die ein bundesweit genutztes Onlineportal für Steuererklärungen entwickelt und betreibt.

SSO, MFA und OpenPGP sichern die Postfächer

Für den CISO zählen Anmeldung und Verschlüsselung. Der Server unterstützt Single Sign-on (SSO), also die einmalige Anmeldung über den vorhandenen Identitätsdienst, per OpenID Connect und SAML 2.0 sowie Multi-Faktor-Anmeldung mit TOTP-Einmalcodes oder FIDO2-Schlüsseln. Gegen Spam und Schadcode setzt der Server Rspamd und ClamAV ein. Mails lassen sich mit S/MIME signieren und verschlüsseln, seit Web 5.0 auch mit OpenPGP.

Die Schlüssel für OpenPGP erzeugt und entsperrt der Browser des Nutzers, private Schlüssel liegen passwortgeschützt im eigenen Postfach. Beim Verschlüsseln speichert der Client keinen Entwurf im Klartext auf dem Server. Seit dem 11.09.2026 gelten die Meldepflichten des Cyber Resilience Act (CRA), der EU-Verordnung für Produkte mit digitalen Elementen. Zu jedem Release liefert grommunio dafür eine Software-Stückliste (SBOM) in den Formaten CycloneDX und SPDX, die 421 Komponenten mit Version, Lizenz und Herkunft auflistet.

Datenschutzbeauftragte bekommen damit Nachweise zur Herkunft der Software. Den Quellcode veröffentlicht der Hersteller unter der Open-Source-Lizenz AGPLv3 auf GitHub und Codeberg. Die Daten verarbeitet der Server in der Rechtsordnung, die der Betreiber selbst wählt. Mit dem Standort der Server legt eine Organisation also auch fest, welches Datenschutzrecht für ihre Postfächer gilt.

Die Admin-Oberfläche von grommunio hilft auch dabei, die Maildomänen eines Unternehmens, zum Beispiel firma.de, richtig einzurichten. Seit Version 2026.06.1 erzeugt sie DKIM-Schlüssel für die Signatur ausgehender Mails. Außerdem prüft sie die DNS-Einträge für SPF, DKIM, DMARC und MX, mit denen fremde Mailserver Absender und Zustellweg kontrollieren. Fehlerhafte Einträge, die sonst erst durch unzustellbare Mails auffallen, zeigt das System damit schon bei der Einrichtung an.

Das Abo ersetzt Serverlizenz, CAL und Software Assurance

Für den CIO zählt der Preis je Postfach. Die Edition Basic kostet 1,99 Euro je Benutzer und Monat, Plus kostet 3,99 Euro und Business 5,49 Euro ab 50 Benutzern, zum Stand vom 27.09.2026. Schon Basic enthält alle Anwendungen, ab Plus kommen Komponenten für Unternehmen und Compliance hinzu. Die Editionen unterscheiden sich zudem im Umfang des Supports. Die Community Edition ist für bis zu fünf Benutzer kostenlos und eignet sich für Tests ohne Herstellersupport.

Bei Exchange SE setzt sich der Preis aus Serverlizenzen, CALs und Software Assurance zusammen, dazu kommen die Lizenzen für Windows Server. Beim Abo von grommunio fällt ein Betrag je Postfach an, Client-Zugriffslizenzen gibt es in diesem Modell nicht. Vertrieb und Support laufen über mehr als 200 zertifizierte Partner. Sie übernehmen den ersten und zweiten Support-Level, grommunio selbst steht für den dritten Level bereit.

Der Test der Fachanwendungen kommt zuerst

Den größten Planungsaufwand verursachen die Systeme neben Outlook. Scanner, Buchungssysteme oder Fachverfahren, die über SMTP oder EWS an Exchange hängen, sollten vor dem Umstellungstermin gegen einen grommunio-Testserver laufen. In Radolfshausen gehörte dieser Test ausdrücklich zur Vorbereitung. Ratsam ist als erster Schritt eine Liste aller Systeme, die Mails über den Exchange-Server versenden oder abrufen, mit Protokoll, Port und Anmeldeverfahren.

Auch der Outlook-Client sollte früh auf der Liste stehen. Das neue Outlook für Windows verbindet sich nicht mit lokal betriebenen Exchange-Konten, das gilt für Exchange SE ebenso wie für grommunio. Organisationen mit eigenem Mailserver bleiben deshalb vorerst beim klassischen Outlook, bei grommunio Web oder bei ActiveSync auf dem Smartphone. Den Abgleich von Profilen, Fachanwendungen und Zeitplan im Testsystem übernimmt am besten ein zertifizierter Partner.

Fazit

Mit grommunio behalten Betreiber von Exchange 2016 und 2019 Outlook, ActiveSync und ihr Active Directory, die Postfächer bleiben im eigenen Rechenzentrum. Die Kosten beginnen bei 1,99 Euro je Benutzer und Monat, CALs und Windows-Server-Lizenz fallen weg. Seit Version 2026.06.1 gehört ein KI-Assistent dazu, der sich an lokale Sprachmodelle über Ollama oder vLLM anbinden lässt. Für einen ersten Test genügt die kostenlose Community Edition mit bis zu fünf Benutzern.

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