RUB spart mit neuer IP-Telefonanlage deutlich an den Energiekosten Voice over IP mit virtuellem Session Border Controller

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Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) hat ihr hochkomplexes Telefonsystem mit 47 Servern durch eine moderne VoIP-Lösung ersetzt. Das Ergebnis: deutlich weniger Administrationsaufwand, reduzierte Kosten für Strom, Wartung und Service sowie eine standortunabhängige, durchgängige Erreichbarkeit; im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – per PC, Laptop und mobiler App.

Die Ausgangslage: Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) betrieb über viele Jahre eine hardwarebasierte Kommunikationslösung eines weltweit agierenden Telefonie-Anbieters mit rund 11.000 Nebenstellen. Doch im laufenden Betrieb traten zunehmend Probleme auf: Der Anbieter hatte seinen Support an einen externen Dienstleister ausgelagert. Aufgrund wechselnder Ansprechpartner ließen sich größere Funktionserweiterungen kaum noch umsetzen. „Über ein Jahr arbeiteten wir an der Einführung eines neuen Anrufbeantworter-Systems und kamen mangels Herstellerservice nicht zum Ziel“, erinnert sich Martin Zerwes, Abteilungsleiter Bürokommunikation IT-Services an der RUB.

Zudem waren Teile der Hardware bereits abgekündigt. Notwendige Erweiterungen oder Support hätten für die Universität hohe Zusatzkosten bedeutet. Dies führte schließlich zu einer strategischen Entscheidung: „Anstatt weiteres Budget in eine technisch überholte Telefonie-Infrastruktur mit unzufriedenstellendem Support zu stecken, wollten wir lieber Geld in eine zukunftsfähige Anlage investieren“, so Martin Zerwes. „Doch angesichts unserer hochkomplexen Systemarchitektur befürchteten wir, dass der Umstieg nicht einfach werden würde.“

Die Herausforderung: Wie migriert man ein verschachteltes Konstrukt?

Die Telefonie-Infrastruktur der RUB war ein historisch gewachsenes, verschachteltes Konstrukt aus Diensten, Steuerkomponenten und Abhängigkeiten. Die Telefonanlage bestand aus physischen sowie virtuellen Servern; zur Anbindung nach außen wurden zwei redundante Hardware-SBC (Session Border Controller) eingesetzt. Abgewickelt wurde die Telefonie über das Wissenschaftsnetz DFN mithilfe von zwei Corporate-SIP-Trunks an den Standorten Hannover und Frankfurt. Die SIP-Trunks waren „über Kreuz“ mit den zwei SBC verknüpft.

Das Kommunikationssystem wurde von der Hochschule Bochum mitgenutzt; beide Einrichtungen teilten sich eine Amtskopfnummer. „Wir benötigten 47 Server, um das Telefoniesystem betreiben zu können“, berichtet Oliver Klapetz, Projektkoordinator bei IT-Services an der RUB, der mit der Modernisierung der Telefonanlage betraut wurde.

Die Lösung

Die RUB entschied sich für die virtuelle Kommunikationslösung des Herstellers UCware mit Sitz in Braunschweig, dessen Team auch die Umsetzung des Projekts übernahm. UCware überführte die komplex verwobene Infrastruktur der RUB in ein klar strukturiertes System – mit kompletter Abkopplung der Telefonie der Hochschule Bochum. Zusätzlich implementierte UCware einen Alarmserver des Herstellers Novalink https://www.novalink.ch/ mit direkter Anbindung an die neue Telefonanlage.

Ein Kernbaustein des neuen Kommunikationssystems ist der von UCware eingeführte virtuelle SBC Anynode, der im Rahmen der Migration sowie im weiterführenden Betrieb als zentraler SBC seine Dienste leistet.

Anynode – das Schweizer Taschenmesser für komplexe Szenarien

Der Software-SBC Anynode, entwickelt von der Wolfsburger TE-Systems GmbH, ermöglicht die Kommunikation zwischen unterschiedlichsten VoIP-Anlagen und Anbietern. Zudem fungiert er auf dem Weg vom Provider in das unternehmenseigene Netz als Firewall und stabilisiert die Sprachübertragung.

Bei der RUB verbindet Anynode nun die beiden vorhandenen SIP-Trunks mit der neuen UCware-Telefonanlage und verteilt die anfallenden Gesprächsverbindungen gleichmäßig auf die zwei verfügbaren Telefonanschlüsse. So wird eine optimale Auslastung, Redundanz und Ausfallsicherheit gewährleistet.

Im Rahmen des internen Sicherheitskonzeptes wünschte die RUB die Implementierung eines zweiten Software-SBC im Parallelbetrieb. Folglich baute das Team von UCware sämtliche Verbindungen zu den beiden SIP-Trunks zusätzlich redundant – also „über Kreuz“ – auf. „Anynode nutzen wir regelmäßig bei technisch anspruchsvollen Einsatzszenarien“, berichtet Pascal Lehnhoff, der seitens UCware an der Projektumsetzung beteiligt war. „Durch unseren engen Kontakt zum Hersteller können wir bei Bedarf an der Umsetzung funktionaler Erweiterungen mitwirken – ein klarer Mehrwert für unsere Kunden.“

Dynamisches Routing vereinfachte Migration

So geschehen im Falle der RUB: Um die Migration der 11.000 Nebenstellen reibungslos stemmen zu können, wurde das dynamische Routing von Anynode weiterentwickelt: Der Software-SBC kommunizierte direkt mit der UCware-Telefonanlage und warf die Anrufe automatisch an die passende Telefonanlage ab. War die Nebenstelle bereits auf die UCware-Anlage migriert, übernahm sie die Arbeit. War das nicht der Fall, wurde der Anruf automatisch an das alte Telefonsystem weitergeleitet.

Um das dynamische Routing einzurichten, brauchte der Administrator lediglich die Nebenstelle als neuen Nutzer in der UCware-Web-Oberfläche anzulegen. Das manuelle Pflegen von Routingtabellen in der Migrationsphase entfiel somit. „Das war für uns eine enorme Arbeitserleichterung“, bekräftigt Oliver Klapetz.

Protokollierung vereinfacht Fehlersuche

Im Tagesgeschäft schätzt das Team der RUB vor allem die weitreichende Funktionalität von Anynode zur Fehlerverfolgung. „Mit den umfangreichen Analysefunktionen des SBC können wir technische Störungen effizient eingrenzen. So können wir beispielsweise schnell feststellen, ob eine Verbindung korrekt aufgebaut wurde oder ob es einen Fehler im Netzwerk oder beim Client gibt“, erzählt Oliver Klapetz.

Systemtrennung der Hochschule Bochum

Die Entkopplung der Hochschule Bochum von der RUB-Telefonie war kein Standardprojekt, sondern eine anspruchsvolle Systemtrennung im laufenden Betrieb. UCware entwickelte das technische Konzept, koordinierte die schrittweise Migration und stellte sicher, dass der Übergang ohne Unterbrechung des Tagesbetriebs erfolgte.

Im ersten Schritt erhielt die Hochschule Bochum eine eigene Telefonanlage inklusive eines dedizierten Software-SBC, der dann durch das dynamische Routing an die beiden virtuellen SBC der RUB angebunden wurde. Damit war die Grundlage geschaffen, den eigenen Durchwahl-Nummernblock sukzessive auf das neue System zu migrieren, indem lediglich die Rufnummern in der neuen Telefonanlage der Hochschule Bochum angelegt wurden. SBCs in der RUB sowie der SBC in der Hochschule Bochum mussten nicht angefasst werden, da sie das Routing zu den Standorten in Echtzeit abbilden und ohne statische Routing-Tabellen auskommen. Parallel dazu erhielt die Hochschule einen eigenen Telefonanschluss mit neuer Amtskopfnummer.

Fast 250.000 Euro weniger Energiekosten

Die alte Anlage mit den angeschlossenen Applikationsservern und 10.000 Endgeräten verursachte an der RUB Energiekosten in Höhe von rund 250.000 Euro im Jahr. „Durch den Umstieg auf UCware und die Reduzierung der Telefone um 80 Prozent konnten wir diese Kosten drastisch reduzieren. Das ist für uns ein wichtiger Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Effizienz“, bekräftigt Martin Zerwes.

Effizienzgewinn bei internen Umzügen

Angesichts der großen Anzahl an Mitarbeitenden sowie der aktuell laufenden Gebäudesanierungen sind Büroumzüge bei der RUB an der Tagesordnung. „Früher haben interne Umzüge massiv Ressourcen in unserem Team gebunden“, erinnert sich Oliver Klapetz. „Telefone am alten Arbeitsplatz abholen, am neuen aufbauen, die Ports schalten, auf der Anlage konfigurieren…da ging jede Menge Arbeitszeit drauf. Mit unserer neuen UCware-Anlage entfallen die Aufwände für Büroumzüge, da die Telefonie am Rechner stattfindet und es keine Telefone in den Büros mehr gibt. Und wir haben endlich mehr Zeit für Projekte, die unsere IT strategisch nach vorn bringen.“

Über den Autor

René Stegmaier verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Unified-Communications-Branche. In seiner Rolle als Geschäftsführer der UCware GmbH verbindet er technologische Kompetenz mit unternehmerischer Weitsicht und treibt innovative Kommunikationslösungen nachhaltig voran.

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