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Digitales Arbeiten: Zukunft hautnah erleben Digital Workspace: Der Arbeitsplatz in der Wolke

Viele IT-Profis, Analysten und Digital Natives sind sich einig: Der Arbeitsplatz der Zukunft hat mit dem traditionellen Holzschreibtisch nicht mehr viel zu tun. Aber auch dem fest verkabelten PC dürfte es in vielen Unternehmen an den Kragen gehen.

Der Digital Workspace ist nicht mehr aufzuhalten – Zeit also, sich aktiv damit zu beschäftigen!
Der Digital Workspace ist nicht mehr aufzuhalten – Zeit also, sich aktiv damit zu beschäftigen!
(Bild: © sdecoret - stock.adobe.com)

Das jährlich zu erwartende Wachstum für den „Digital Workplace Market“ soll, so der gleichnamige Report des US-amerikanischen Unternehmens „MarketsandMarkets“, von aktuell rund 13,4 Milliarden US-Dollar auf 35,7 Milliarden im Jahr 2023 anwachsen. Die jährliche Wachstumsrate, der erste Werte bezog sich auf das Jahr 2018, entspricht somit üppigen 21,7 Prozent. Leider liegen uns keine Vergleichszahlen vor, aus denen sich die Marktentwicklung bei Büromöbeln ableiten ließen – wir gehen aber einfach davon aus, dass ein Zuwachs um das 2,6-Fache in diesem Zeitraum kaum zu erreichen sein dürfte. Um was genau also geht es – außer reichlich viel Geld.

Was zeichnet den „Digital Workspace“ aus?

Typischerweise besteht ein Büro aus ein paar Schreibtischen, vielen Ordnern, Schränken und Regalen. Dazu gesellen sich PCs mit der notwendigen Branchen- und Office-Software und die obligatorischen Drucker. Microsofts Aktivitäten im Bereich von Office 365 sind für viele Anwender das erste unverkennbare Signal einer Veränderung: Benutzer möchten ihre Daten, so der Konzern, im Idealfall auf Cloud-Ressourcen, hier namentlich dem OneDrive, speichern. Praktischerweise können Benutzer somit von jedem Arbeitsplatz aus an ihren Dokumenten weiterarbeiten.

Neue Arbeitsplätze und neue Arbeitsbedingungen sind also durchaus vorhanden und werden auch schon eingesetzt. Es ist schwer, eine einheitliche, allgemeingültige Beschreibung und Einordnung des digitalen Arbeitsplatzes vorzunehmen. Das gilt sowohl für den mehr technischen Blickwinkel der IT als auch für den unternehmerischen Ansatz der Geschäftsleitung. Doch wie definiert sich nun der neue Arbeitsplatz?

Sind bei diesem neuen Arbeitsplatz alle Ressourcen nur noch in der Cloud zu finden und zu nutzen? Oliver Bendig, CEO des in Deutschland ansässigen Unternehmens Matrix42, beschäftigt sich schon sehr lange mit der Thematik. Seine Einschätzung dazu: „Meiner Meinung nach ist der richtige Weg „Cloud first“ aber nicht „Cloud only“ – dies bedeutet, dass vor allem der digitale Arbeitsplatz aus Cloud Komponenten und lokal installierten Elementen besteht, wie wir es beispielsweise bei Office365 erleben.“ Sein Unternehmen spricht hier von einem „Mixed Workspace.

Nicht alle Marktbeteiligten nutzen eine scharfe Abgrenzung zwischen den Begriffen „Digital Workplace“ und „Digital Workspace“. Es finden sich Betrachtungen, bei denen der Digital Workspace eine Art Framework bildet und anderen Firmen, beispielsweise VMware, gehen so weit, dass der Digitale Workspace eine neue Interpretation des Arbeitsplatzes sei. Bei Citrix wirbt sogar ein Slogan, das Arbeit „nicht länger ein Platz“ sei.

Letztendlich geht es also darum, im zunehmenden Maße die digitale Arbeitsumgebung flexibel und örtlich ungebunden bereitzustellen. Der Fokus liegt dabei weniger in der IT-technischen Umsetzung, als auf der so genannten „User Experience“. Der Benutzer muss, losgelöst vom Arbeitsort, alle Anwendungen, Dienste und Ressourcen in einer situativ erforderlichen Art und Weise nutzen können.

„Digital Workspace“ – doch nicht für uns?!

Experten weisen in diesem Zusammenhang eindringlich darauf hin, dass es für jedes Unternehmen heute ein „Muss“ sein sollte, sich mit der digitalen Transformation auseinanderzusetzen. Zu den technischen Grundvoraussetzungen für den Ausbau der digitalen Arbeitsplätze und eines Digital Workplace gehört ohne Zweifel eine versierte Unternehmens-IT, die problemlos die ständig wachsende Heterogenität der Endgeräte und die ebenfalls stetig wachsenden Sicherheitsanforderungen bewältigt. Neben der Technik sei es aber ebenso wichtig, die Mitarbeiter „mitzunehmen“. So müssen häufig viele interne Prozesse rund um das „digitale Arbeiten“ und damit auch rund um die mobilen Technologien, die im Unternehmen zum Einsatz kommen, überarbeitet, angepasst oder gar komplett neu angelegt werden.

Vielleicht ein etwas sehr optimistisches Bild: Aber die Experten bei VMware sind davon überzeugt, dass eine Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz und entsprechende Arbeitsumgebungen eine ganze Reihe der täglichen IT- und Organisationsprobleme in den Unternehmen lösen könnte.
Vielleicht ein etwas sehr optimistisches Bild: Aber die Experten bei VMware sind davon überzeugt, dass eine Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz und entsprechende Arbeitsumgebungen eine ganze Reihe der täglichen IT- und Organisationsprobleme in den Unternehmen lösen könnte.
(Bild: VMware)

Unified Communications als praktisches Beispiel

Das Faxgerät stirbt aus, die SMS ist verschwunden und wenn es nach den modernen Hipstern geht, ist die Daseinsberechtigung der E-Mail bereits angezählt. Es gibt immer wieder neue Ansätze, die verschiedenen Kanäle wie Messaging, Chat, Mail, Sprache und Video neu zu verquicken. Ergänzt werden diese dann durch Lösungen zur verteilten Zusammenarbeit – sprich Unified Communications.

Chat-ähnliche Kommunikationstechniken von heute, haben mit den früheren ASCII-Text-Messengern nicht mehr viel gemein. Beispiel dafür ist die bei Entwicklern sehr verbreitet Slack-Anwendung des gleichnamigen Unternehmens, die neben der textbasierten Kommunikation auch immer mehr andere Dienste direkt in ihre App-Oberfläche einbindet. Microsoft hält mit Teams dagegen, eine Kommunikationsplattform, die zweifelsohne von ihrer engen Verzahnung mit Office 365 profitieren kann – inklusive Einbindung von Video- und Telefonkommunikation.

Nicht zu vergessen, dass es in Zeiten der modernen digitalen Arbeitsplätze in diesen Oberflächen immer wichtiger wird, so genannte „Location-Based“ Dienste bereitzustellen: Sie können in Zusammenarbeit mit ebenfalls integrierten IoT-basierten Geräten nicht nur direkt anzeigen, wo die Nutzer einen freien Meeting-Raum finden – falls sie doch mal auf die althergebrachten Kommunikationswege zurückgreifen müssen – sie können im Zweifelsfall auch darüber informieren, wo sich ein mobiler Nutzer im Unternehmen gerade aufhält.

In einer Untersuchung fand ein britischer „Managed Communication Services“ -Anbieter namens Maintel heraus, dass sich ein bildhaftes „Communication Chaos“ bildet. Mitarbeiter wollen verstärkt die ihnen aus dem Privatleben bekannten Kommunikationskanäle verwenden, die ihnen aber nicht selten von der Unternehmens-IT mit Hinweis auf etwaige Sicherheitsprobleme verwehrt bleiben. Im Zweifelsfall werden die Arbeitnehmer dann eben selbst tätig: Stellt die IT beziehungsweise das Unternehmen keine modernen Tools zur Verfügung, greifen viele Mitarbeiter auf die so genannte Schatten-IT zurück: Sie installieren auf eigene Faust.

Kommunikations-Chaos in den Unternehmen und an den Arbeitsplätzen: Das ist die Situation, die der britische Anbieter für „Managed Communications Services“ Maintel, in einem Report diagnostiziert.
Kommunikations-Chaos in den Unternehmen und an den Arbeitsplätzen: Das ist die Situation, die der britische Anbieter für „Managed Communications Services“ Maintel, in einem Report diagnostiziert.
(Bild: Maintel UK, „Bringing order to communication chaos“, 2018)

Geräteverwaltung und ältere Programme

Eine zentrale und sichere Bereitstellung beziehungsweise Verwaltung der verschiedenen Endgeräte ist unabdingbar. Entsprechende Programme bieten eine einheitliche Oberfläche für die verschiedenen Systeme wie Windows, Android, MacOS oder iOS. Die Auswahl an EMM-Software-Anbietern (Enterprise Mobility Management) ist groß genug, um die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu entdecken.

Eine besondere Herausforderung besteht, wieder einmal, in der Abwägung der „erforderlichen, kreativen Individualität“ und den „Vorzügen der Standardisierung“. Die Flexibilität sollte aber, wie eigentlich immer, dann eine Begrenzung erfahren, wenn sie nicht mehr dem Unternehmensfortschritt dient, sondern nur noch die Bühne für die Selbstdarstellung von Vorgesetzten oder Mitarbeitern bildet. Die vierte Entwicklungsumgebung oder die dritte UML-Design-Software machen noch kein Spitzenprogramm – aber deutlichen Aufwand in der IT.

Glücklicherweise gibt es in der Branche schon reichlich positive Erfahrungen, wenn es um die Bereitstellung eines mobilen, digitalen Workspace für Mitarbeiter geht. Aufwendige Konzepte mit VPN-Tunnel in das Unternehmensrechenzentrum sind meist gar nicht mehr erforderlich, dafür haben die großen Anbieter bereits gesorgt – zumindest, wenn es um die Basisfunktionen wie Office, Collaboration und Datenaustausch geht.

Nicht selten geht es aber um branchenspezifische Applikationen. Ältere Personaleinsatzprogramme erlauben beispielsweise überhaupt keinen Datenzugriff, ohne dass eine beständige Leitung zwischen Client und Server-Software besteht. Selbst wenn die Entwickler des Programms bereits den Wechsel auf den Browser vollzogen haben, kann es sein, dass die Verbindungsgeschwindigkeit zum Server dennoch mindestens 100 Mbit für eine adäquate Leistung betragen muss.

Moderne Anwendungen liegen gleich in einer SaaS/Cloud-Variante vor und wurden bereits in der Designphase darauf getrimmt, dass die Verbindungsgeschwindigkeit zwischen Client und Server von variabler Qualität sein muss. Aber nicht jede Firma ist gewillt, ihre etablierten Programme zum jetzigen Zeitpunkt durch jüngere Varianten zu ersetzen, nur weil ein mobiler Zugriff aktuell nicht möglich ist.

Ältere Applikationen können Administratoren über virtuelle Desktops, Remote Desktop Verbindungen oder über die Verlagerung von Server-Applikationen auf angemietete Cloud-Strukturen für einen Betrieb im Digital Workspace „ertüchtigen“. Möglicherweise wird auch nur eine Zugriffsstruktur über SaaS/Cloud etabliert – was hier das richtige Rezept ist, muss der IT-Verantwortliche im Einzelfall prüfen.

Einfacher Zugriff auf die benötigten Apps direkt aus der zentralen Anwendung für die Kommunikation: Microsoft möchte diesen Ansatz mit der eigenen Lösung Teams verwirklichen, die sehr viele Kommunikationswege zusammenführen kann.
Einfacher Zugriff auf die benötigten Apps direkt aus der zentralen Anwendung für die Kommunikation: Microsoft möchte diesen Ansatz mit der eigenen Lösung Teams verwirklichen, die sehr viele Kommunikationswege zusammenführen kann.
(Bild: Microsoft Teams Blog)

Bereit für die Herausforderung?

Der „Digital Workspace“ soll aus Sicht der Anwender das neue Allheilmittel in Bezug auf eine schnelle, verlässliche und moderne IT-Arbeitsumgebung sein und ohne jeden Zweifel sind die Bereitstellungszeiten von Container-basierten Applikationen und anderen Cloud-Diensten mit den etablierten Konzepten nicht mehr vergleichbar. Wohlwissend, dass es auch eine nicht zu unterschätzende Zahl von Anwendern gibt, die bei einer kontinuierlichen Anpassung einer digitalen Arbeitsumgebung eher mit Abneigung reagieren dürften. Hierbei gilt es, die Anwender mit einem Gefühl der Sicherheit und Verlässlichkeit zu begleiten.

Neben den Windows-Desktops sind es die verschiedenen tragbaren Geräte, die vielen Cloud-basierten Applikationen und Services und die immer kürzer werdenden Innovationszyklen. Wer sich mit Konzepten wie „Office 365“, „AWS“ oder „Chrome Books“ noch nicht auseinandergesetzt hat, sollte sich unbedingt die Zeit nehmen, um sein Wissen auf den aktuellen Stand zu bringen. Dasselbe gilt für Techniken wie SSO und Zertifikate – dem technischen Fundament. Ansonsten ist auch die IT nicht in der Lage den Anwendern in den Digital Workspace zu begleiten. Beginnen Sie doch einfach mit unserem eBook „Digital Workspace“.

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