Definition Was ist Digital Workspace?

Ein Digital Workspace ist ein virtueller Arbeitsbereich und Teil eines Digital Workplace. Digitale Werkzeuge und Softwarelösungen ersetzen den physischen Arbeitsplatz und ermöglichen den Mitarbeitern, ihre tägliche Arbeit zu erbringen. Zum digitalen Workspace gehören auch Endgeräte wie Laptops oder mobile Geräte, mit denen auf den virtuellen Arbeitsbereich zugegriffen werden kann.

Ein Digital Workspace ist ein virtueller Arbeitsbereich. Er ist Teil des Digital Workplace. Während der Digital Workplace die notwendige Infrastruktur und die Softwarelösungen für das digitale Arbeiten für die Gesamtheit der Mitarbeiter bereitstellt, wird im Digital Workspace die eigentliche Arbeit erbracht. Der virtuelle Arbeitsbereich ersetzt einen individuellen physischen Arbeitsplatz.

Zum Digital Workspace gehören neben Software und digitalen Werkzeugen auch die Endgeräte wie Laptops oder mobile Geräte, mit denen auf den virtuellen Arbeitsbereich zugegriffen werden kann. Als virtuelle Version einer physischen Workstation erlaubt der Digital Workspace, die Arbeit ortsunabhängig und mit unterschiedlichen Endgeräten zu erbringen. Der Arbeitsbereich ist über das Internet oder andere Netzwerkverbindungen von überall aus erreichbar.

Ein digitaler Workspace flexibilisiert und dynamisiert die persönliche Arbeitsumgebung und ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Technische Komponenten eines digitalen Workspace sind neben den mobilen Arbeitsgeräten, Desktop-Virtualisierung, File-Sharing, Cloud-Computing und Software as a Service (SaaS), Single Sign-On (SSO), digitale Workflows, E-Mail, Instant Messaging, Unified Communications, Intranet, Social-Networking-Tools, ERP-Systeme und vieles mehr. Die Ausstattung eines Digital Workspace ist individuell und auf die Arbeitsaufgaben eines einzelnen Mitarbeiters abgestimmt.

Abgrenzungsversuch zwischen digitalem Workspace und digitalem Workplace

Häufig werden die Begriffe Digital Workspace und Digital Workplace synonym verwendet. Es existiert keine allgemeingültige und eindeutige Abgrenzung zwischen digitalem Workplace und digitalem Workspace. Selbst Marktteilnehmer und Lösungsanbieter im Bereich Digital Workspace und Digital Workplace nehmen oft keine scharfe Abgrenzung der beiden Begriffe vor und interpretieren sie entsprechend ihrer eigenen Produktstrategie. Um die Verwirrung komplett zu machen, übersetzen Anbieter den Digital Workspace mit digitalem Arbeitsplatz und den Digital Workplace mit digitaler Arbeitsumgebung und umgekehrt. Im Folgenden ein Abgrenzungsversuch zwischen Digital Workspace und Digital Workplace.

Wikipedia bezeichnet den Digital Workspace als Untermenge und Teil eines Digital Workplace inklusive der notwendigen Arbeitsgeräte für den Zugriff auf den Arbeitsbereich. Während der Digital Workplace die notwendige Infrastruktur und die Softwarelösungen für das digitale Arbeiten für die Gesamtheit der Mitarbeiter bereitstellt, wird im Digital Workspace die eigentliche Arbeit erbracht. Anschaulich betrachtet, kann man den Digital Workspace mit einer virtuellen Version einer persönlichen Workstation vergleichen. Der Digital Workplace hingegen ist in dieser Betrachtung die digitale Entsprechung der Arbeitsbüros. Der Digital Workplace hat tendenziell eher einen physischen Charakter und beinhaltet viele virtuelle Workspaces. Ein digitaler Workspace ist von jedem Workplace mit unterschiedlichen Endgeräten und Anwendungen erreichbar. Spezielle Umgebungen beispielsweise für Videokonferenzen zählen ebenfalls zum Digital Workspace, selbst wenn es sich um physisch abgegrenzte Bereiche an einem Arbeitsplatz handelt.

Kurz in Stichpunkten zusammengefasst lassen sich digitaler Workspace und digitaler Workplace folgendermaßen voneinander abgrenzen:

Der Digital Workspace

• ist ein Teil des Digital Workplace

• ist individuell und dynamisch und unterscheidet sich für verschiedene Mitarbeiter

• beinhaltet virtuelle Umgebungen, Anwendungen und Werkzeuge, mit denen die eigentliche Arbeit erbracht wird

• beinhaltet Arbeitsgeräte wie Laptops und andere mobile Geräte, mit denen die virtuelle Arbeitsumgebung erreichbar ist

Der Digital Workplace

• stellt die digitale Infrastruktur und das digitale Umfeld für die Gesamtheit der Mitarbeiter bereit

• ist für alle Mitarbeiter gleich

• hat tendenziell physischen Charakter und verhält sich eher statisch

• zentralisiert die Informationsbereitstellung und flexibilisiert den Informationsaustausch

• ermöglicht die Zusammenarbeit mit den Kollegen

• automatisiert die Unternehmensprozesse

Als Fazit lässt sich festhalten, dass mit den Begriffen Digital Workspace und Digital Workplace oder mit Digital-Workspace- und Digital-Workplace-Lösungen prinzipiell immer beides gemeint sein kann. Im Zweifelsfall muss unabhängig von der Bezeichnung von Anbieter zu Anbieter und Produkt zu Produkt betrachtet werden, welche Funktionen bereitgestellt und welche Anforderungen erfüllt werden.

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