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@Home oder unterwegs: Die Arbeit ist mobil geworden VPN, Remote Desktop & Co. – so arbeiten wir heute

Auch wenn Industrie- und Arbeitergeberverbände Mitte 2021 verbissen darum kämpfen, die „alte Ordnung“ der Büroarbeit wiederherzustellen: Die Art und Weise, wie und nicht zuletzt wo die Endanwender arbeiten, hat sich stark verändert. Remote-Desktop-Anwendungen und VPN-Lösungen sowie Homeoffices und mobiles Arbeiten sind zum neuen „Normal“ geworden. Doch noch ist nicht alles Gold, was glänzt.

Wie sieht es nach fast eineinhalb Jahren Pandemie aus in Sachen Homeoffice? Unsere Autoren haben nachgehakt.
Wie sieht es nach fast eineinhalb Jahren Pandemie aus in Sachen Homeoffice? Unsere Autoren haben nachgehakt.
(Bild: © SFIO CRACHO - stock.adobe.com)

Beim Blick auf die aktuelle Arbeitswelt stellt sich schnell die Frage, warum viele „gewöhnliche Büro- und Bildschirmarbeitsplätze“ nicht den Weg ins mobile oder Homeoffice gefunden haben. Grundsätzlich sollte der Übergang in ein Homeoffice oder die Umstellung auf einen mobilen Arbeitsplatz doch leicht sein: Es gibt wahrscheinlich kaum noch Arbeitnehmer, die nicht auf die eine oder andere Weise auch daheim eine Internet-Anbindung besitzen. Auch Geräte wie Notebooks sollten weit verbreitet sein. Ein „mobiles Arbeiten“ aus der eigenen Wohnung heraus deshalb doch prinzipiell schnell und einfach möglich sein.

Homeoffice und „mobiles Arbeiten“ sind unterschiedliche Dinge

Leider werden die Begriffe mobiles Arbeiten und Homeoffice gern durcheinandergeworfen: „Schließlich kann ein mobiler Mitarbeiter mit seinem Notebook doch auch daheim sein und arbeiten“, so eine häufige Aussage. Sieht man zunächst einmal von den technischen Unterschieden ab, so sind es aktuell vor allen Dingen Gewerkschaften, IHK und auch Rechtsanwälte, die sich vehement gegen diese Vermischung aussprechen.

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Sie bezeichnen das, was umgangssprachlich unter Homeoffice subsumiert wird, dann fachlich mit dem etwas altertümlich klingenden Begriff „Telearbeit“. Der wichtigste Unterschied dabei: Nach der Arbeitsplatzverordnung ist ein solcher Telearbeitsplatz „ein fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Angestellten“. Hinzu kommt noch eine Vereinbarung über wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer dieser Einrichtung. Dabei ist dann auch das Unternehmen für die Einrichtung dieses Arbeitsplatzes zuständig.

Bei der mobilen Arbeit ist das anders: Der Arbeitsplatz bewegt sich quasi mit dem Mitarbeiter – er kann dabei zwar auch daheimsitzen, aber auch in einem Coffee-Shop oder auf der Terrasse eines Hotels Platz nehmen. In diesen Fällen findet die Arbeitsstättenverordnung aber keine Anwendung. Deshalb bestehen auch viele Unternehmen darauf, vom mobilen Arbeiten zu sprechen, auch wenn sie ihre Mitarbeiter im Prinzip ins „heimische Office“ schicken.

Herausforderungen für die Technik

Zu den größten Herausforderungen, vor die das „neue Arbeiten“ aus dem Homeoffice sowohl die IT-Fachleute in den Unternehmen als auch die Mitarbeiter in ihren Wohnungen stellt, zählt ohne Frage die Verbindung in das Internet, die den Mitarbeitern zur Verfügung steht. Selbst wenn das Unternehmen seine nun „auswärtigen“ Fachleute mit der neuesten IT-Technik ausstattet und Ihnen beispielsweise aufwändige VPN-Techniken bereitstellt, kann eine schwache, unzuverlässige Internet-Anbindung schnell alle Hoffnung zunichtemachen, dass die Mitarbeiter auf die gleiche Art und Weise arbeiten können wie im Büro. Viele Mitarbeiter leben eben nicht direkt in einer großen Stadt, sondern in einer ländlichen Umgebung. Die großartige Technik, die einen digitalen „Workplace“ oder ganze virtualisierte Arbeitsumgebungen direkt auf den Desktop des Arbeitnehmers bringen soll, kann nicht mit einer Verbindung funktionieren, die nur mit einer Geschwindigkeit von 6 Mbit/s überträgt. Leider ist das aber in vielen Teilen der Bundesrepublik noch der Standard.

Wege ins Unternehmensnetzwerk

Eigentlich sollte es doch ganz einfach sein: Die Mitarbeiter bekommen einen Zugang in das Firmennetzwerk und zudem noch etwas Hardware für ein VPN (Virtual Private Network) und schon ist die Sache mit dem Homeoffice erledigt. Das Remote Desktop Protocol (RDP) ist dabei sicher eines der ersten Mittel der Wahl. Doch dieses proprietäre Protokoll von Microsoft, das schon sehr lange ein fester Bestandteil aller Windows-Systeme ist, hat nicht nur den Ruf, dass es gern von Angreifern genutzt wird, sondern es wurde ursprünglich auch als Administrationswerkzeug für die IT-Fachleute entwickelt – das erklärt, warum ein Nutzer mit einer „normalen“ RDP-Verbindung fast alles auf dem entfernter System ausführen kann, was er möchte, wenn er denn die richtigen Zugriffsdaten wie Kontoname und Passwort für das System besitzt. Deshalb ist es sinnvoll, dass Unternehmen allen Verbindungen, die solche Protokolle verwenden, nur unter Einbeziehung eines Virtual Private Network den Zugang zum Unternehmensnetzwerk erlauben.

Vom Prinzip her stellen VPNs die ideale Lösung dar: Sie können eine sichere Verbindung über ein öffentliches Netzwerk wie dem Internet bieten und sind damit ideal für die Anbindung mobiler Arbeitsplätze oder solcher im Homeoffice. Allerdings setzt die Einrichtung eines VPN-Tunnels auf Seiten des Nutzers im Homeoffice gewisse Fachkenntnisse voraus. Moderne Betriebssysteme, wie beispielsweise Windows 10, sind bereits standardmäßig mit einem VPN-Client ausgerüstet, der die Protokolle PPTP, L2TP/IPsec (mit Zertifikat oder vorinstalliertem Schlüssel), SSTP und IKEv2 unterstützt. Der Nutzer muss also nur noch die entsprechenden Daten vom Administrator im Unternehmen bekommen und kann seinen VPN-Client konfigurieren.

Einen weiteren Weg ins Unternehmensnetzwerk bieten Cloud-Lösungen: Sie werden heute sowieso schon von den meisten Unternehmen genutzt und ebenso setzen viele Nutzer schon auf die eine oder andere Weise Lösungen wie Dropbox oder OneDrive. Nutzen die Mitarbeiter im Unternehmen auch bereits Lösungen wie Microsoft 365, so können sie diese dann in der Regel auch sehr einfach aus dem Homeoffice heraus weiterhin nutzen. Steht eine entsprechend gute, stabile Verbindung zur Verfügung, so können die Unternehmen ihren Nutzern mit Desktop-as-a-Service-Lösungen (DaaS) auch komplette Windows- oder- Linux-Desktops zur Verfügung stellen, die dem Nutzer dann über das Internet zur Verfügung stehen. Er arbeitet dann im Browser oder mit einem speziellen Client in einer im Idealfall von seiner heimischen Umgebung abgeschirmten Instanz.

Kommunikation: Von „allein“ bis zur „ewigen Videokonferenz“

Auf den ersten Blick mag es unsinnig erscheinen, in Hinblick auf die Arbeit im Homeoffice von einer veränderten Kommunikation zu reden: Schließlich haben wir doch auch schon vor der Pandemie über E-Mail und Telefon kommuniziert. Videokonferenzen fanden ebenfalls schon vor dieser Zeit statt – wenn vielleicht auch nicht in der jetzigen Häufigkeit.

Gerade in der durch die Remote-Arbeit bedingten Isolation ist aber eine zielgerichtete Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und zwischen Homeoffice-Arbeitern und dem Unternehmen von großer Wichtigkeit. Es ist also nicht allein damit getan, die nun extern arbeitenden Kollegen mit der richtigen Technik auszustatten, sondern es gilt, die Kommunikationskanäle intensiv zu nutzen – in beide Richtungen. Dabei ist es sehr wichtig, dass der Kontakt zum Team, zu den Kollegen und anderen Mitarbeitern sich nicht ausschließlich auf eine tägliche Videokonferenz beschränkt: Alle Mitarbeiter im Homeoffice müssen die Möglichkeit haben, im Zweifelsfall sofort und direkt mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren, ohne dass sie oder er lange auf eine Antwort auf eine E-Mail-Nachricht warten muss. In vielen Fällen hilft dann nur noch ein direktes Gespräch. Dazu muss die IT möglichst viele Kanäle bereitstellen können.

Dabei sind es gerade Lösungen wie Slack, die eine Kommunikation im Team auf der Ebene von Chats und entsprechenden Kanälen ermöglichen und erleichtern. Der Vorteil gegenüber einer Kommunikation via E-Mail besteht darin, dass eine Art direktes Gespräch beziehungsweise eine Diskussion geführt wird. Sicher werden solche Anwendungen der E-Mail im Business-Umfeld nicht den Todesstoß versetzen, auch wenn Unternehmen wie Slack und Asana das immer wieder postulieren, aber es kann durchaus ein Ziel sein, gerade auch ältere Mitarbeiter daran zu gewöhnen, mit Chat-Tools und Messenger-Anwendungen aktiv zu kommunizieren.

Homeoffice und (wieder einmal) die Schatten-IT

Grundsätzlich unterscheiden sich die Sicherheitsanforderungen für die Arbeit im Homeoffice nicht von denen, die auch im Unternehmen gelten (sollten). Zumeist werden hier „Vertraulichkeit“, „Integrität“ und „Verfügbarkeit“ als Ziele der Sicherheitsmaßnahmen genannt. Nur ist es für die verantwortliche IT-Mannschaft verständlicherweise weitaus einfacher, ein Ziel wie beispielsweise die Vertraulichkeit (also den Schutz der Informationen, Daten und anderer IT-Ressourcen vor unbefugten Zugriffen) im geschützten Firmennetzwerk als auf den vielleicht sogar privaten Rechnern der Nutzer im Homeoffice zu erreichen.

Dabei ist die so genannte Schatten-IT ein großes Problem: Die IT-Mitarbeiter kennen das zwar in der Regel schon aus der täglichen Praxis im Unternehmen, denn auch dort verwenden die Mitarbeiter immer wieder mal ihr eigenes Notebook oder Tablet, um damit ins Firmennetzwerk zu gehen oder gar Firmendaten (möglichst noch über ein privates E-Mail-Konto) zu versenden. Aber in diesen Situationen kann die IT-Mannschaft den Einsatz unerlaubter Geräte, Anwendungen und Dienste in der Regel schnell aufspüren und beenden. Doch was die Nutzer im Homeoffice einsetzen, können sie nicht so einfach feststellen oder gar unterbinden.

Das Unternehmen ForcePoint, das auf den Bereich Cybersecurity spezialisiert ist, hat eine Studie durchgeführt, in der die Auswirkung der Heimarbeit auf die Nutzung von Technologie untersucht wurde. Das Ergebnis dieser Studie, für die das Marktforschungsunternehmen Opinium Research 1.000 deutsche Heimarbeiter im Dezember 2020 befragte, zeigte sehr deutlich auf, dass das Arbeiten im Homeoffice erhebliche Auswirkungen auf die IT-Sicherheit von Unternehmen haben kann.

So gaben 63 Prozent der Befragten an, dass sie mit privaten Endgeräten auf Dokumente und Dienste ihres Arbeitgebers zugreifen. Immerhin noch 58 Prozent gaben zu, Arbeitsdaten auf persönlichen USB-Sticks zu speichern oder zu übertragen. Und schließlich sagten 55 Prozent der Befragten aus, dass sie private E-Mail- oder File-Sharing-Dienste in der Cloud für Arbeitszwecke einsetzen. Somit gilt für die IT-Profis beim Remote-Arbeiten und beim Einsatz digitaler Arbeitsplätze nach wie vor: „Sicherheit, Sicherheit und noch einmal Sicherheit.“

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