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Definition Was ist Work Management?

Arbeitsplätze und die Arbeit ganz generell verändern sich: Mitarbeiter werden immer mobiler, während die Projekte immer umfangreicher und komplexer werden. Die Planung und Durchführung von Projekten sowie die Steuerung von Teams ist allein mit E-Mails und Spreadsheets nicht mehr machbar: Work Management kann hier helfen.

Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - stock.adobe.com)

In der an Buzzwords sicher nicht armen IT-Branche taucht immer häufiger der noch relative neue Begriff vom Work Management auf. Es gibt zudem eine Reihe von Anbietern, die so genannte CWM-Lösungen (Collaborative Work Management) anbieten. Nicht zuletzt die Tatsache, dass sich auch die Analysten von Gartner und Forrester eingehend mit diesem Thema befassen, zeigt deutlich, dass Work Management mehr als nur ein weiteres Buzzword ist.

Auf den ersten Blick wird Work Management von vielen Mitarbeitern zunächst für eine weitere Ausprägung des oft wenig geliebten Projekt Managements gehalten – was nicht selten zu einer spontanen Ablehnung führt. Doch Work Management ist nicht nur anders als Projektmanagement (auch wenn es sehr gut für Projekte zum Einsatz kommen kann), sondern kann richtig eingesetzt viel mehr leisten.

Work Management vs. Projektmanagement: Eine Gegenüberstellung

Wer nach Definitionen von Work Management sucht, findet die unterschiedlichsten Beschreibungen. Diese eint die Aussage, dass es darum geht, den Arbeitsfluss einzelner Mitarbeiter und Teams zu verwalten, ganz gleich ob sie sich innerhalb eines einzelnen Projekts oder in den „normalen“ Arbeitsabläufen und Aufgaben des Unternehmens wiederfinden.

Damit ist wird also ein System beschrieben, das die Arbeit zentral über Projekte, Prozesse und einzelne Aufgaben hinweg verwaltet und koordiniert. Es regelt, wer, was, wann macht! Ein Blick auf die sich stetig und rasant ändernde Arbeitswelt mit Begriffen wie Digital Workspace und „New Work“ verknüpft mit dem mobilen Arbeiten zeigt schnell, wie wichtig eine solche übergreifende Lösung ist, die nicht zuletzt die so häufig geforderte Agilität der Teams, Arbeitsgruppen und ganzer Unternehmen fördert.

Grundsätzlich besitzt Projektmanagement immer eine Struktur, die voll und ganz auf ein einzelnes Projekt beschränkt ist. Dabei ist ein einzelnes Projekt ist in der Regel zeitlich begrenzt, streng auf ein Ziel ausgerichtet und die Mitglieder eines Projektteams bilden diese Arbeitsgemeinschaft nur zeitweise. Der sehr strikte Aufbau im „normales Projektmanagement“ verhindert, dass solche Tools und Techniken auch auf die Arbeit angewendet werden können, die außerhalb von Projekten stattfindet.

Work Management stellt im Gegensatz dazu einen kontinuierlichen Prozess dar, mit dessen Hilfe das gesamte Team des Unternehmens die unterschiedlichsten Ziele, Projekte und Aufgaben bewältigen kann. Ganz wichtig in diesem Zusammenhang im Hinblick auf die sich verändernden Arbeitsumgebungen und Begriffe wie „Digital Workspace“: Work Management ist völlig unabhängig davon, wann und an welchem Ort gearbeitet wird. So lassen sich dann fast alle Aspekte der „normalen“ Arbeit in einem Team oder einem Unternehmen ins Work Management integrieren. Dazu gehören dann neben Bereichen wie dem Ressource-Management und CRM unter anderem selbstverständlich auch Collaboration, Projekt- und Zeitmanagement sowie Themen die Budgetierung und Reporting.

Work Management und die Software

Die Analysten von Forrester stellten in einem Report „The Forrester Wave: Collaborative Work Management Tools for the Enterprise, Q4 2018“ fest, dass die so genannten Wissensarbeiter (Information Worker) im Schnitt bis zu acht verschiedene Softwareprodukte nützen, um ihre Arbeit zu bewältigen. Dabei kommen die verschiedensten Collaboration-Werkzeuge wie File-Sharing-Software (Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox) zusammen mit den „traditionellen“ Werkzeugen wie E-Mail und Spreadsheets aber auch Lösungen wie Teams oder Slack zum Einsatz.

Auch wenn diese Produkte durchaus auf Zusammenarbeit ausgerichtet sind, verschwinden doch wichtige Information weiterhin in Datensilos auf Datei-Servern oder den Workstations der Nutzer. Die sehr viel horizontaler aufgestellten Produkte für das Work Management, die in der Regel als SaaS-Lösung (Software as a Service) bereitgestellt werden, können hier mit einer einheitlichen Plattform für die gesamte Arbeitsumgebung, Aufgaben, Projekte und Planungen aufwarten, die zudem von überall her erreichbar ist. Sie unterstützen weiterhin eine weitgehende Automatisierung regelmäßiger manueller Tätigkeiten in den Teams und Unternehmen, die wertvolle Arbeitszeit rauben. Dadurch können Fehler reduziert werden und die Mitarbeiter können sich den wirklichen Problemen und Aufgaben widmen.

Eine Work Management-Software wird sicher nicht die „Silver Bullet“ sein, die alle Probleme bei der Zusammenarbeit und Koordination von Teams und Mitarbeitern lösen kann. Aber wird sie richtig und mit Augenmaß eingesetzt, so kann eine CWM die Arbeit im Unternehmen in vielen Aspekten entscheidend verbessern. Der Wechsel von der „reinen Projektebene“ hin zur Optimierung aller Projekte beziehungsweise der gesamten Arbeit, wobei Projekte und Prozesse gemeinsam betrachtet werden, kann deutlich dazu beitragen, die Unternehmensziele schneller und stringenter zu erreichen. Für den einzelnen Mitarbeiter bedeutet das unter anderem, seine Aufgaben einfacher zu priorisieren, Informationen schneller und zuverlässiger zu finden, die E-Mail-Flut deutlich zu reduzieren und last not least, weniger Zeit in fruchtlosen Meetings zu verbringen.

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