Unified Communications & Collaboration im Fokus UCC ist eine Sache der Kultur

Unified Communications & Collaboration (UCC) macht Schluss mit den vorherrschenden Verständigungsschwierigkeiten und schafft Wettbewerbsvorteile im Kampf um Fachkräfte. Hierfür muss sich jedoch die Firmenkultur dementsprechend wandeln.

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Früher war alles einfacher, aber irgendwie auch komplizierter. Für die Kommunikation war ein einziges Unternehmen zuständig, nämlich die Deutsche Bundespost. Der Staatsbetrieb vereinigte vor der Privatisierung vor 25 Jahren sämtliche Aufgaben der Post- und Paketdienste, die Postbank sowie die gesamte Telekommunikation. Als Kunde brauchte man allerdings etwas Geduld, wenn man vor dem Schalter in der Schlange stand, um Briefmarken zu erstehen oder ein Päckchen aufzugeben.

Telefonieren war damals auch noch mit einem gewissen Aufwand verbunden. Die Wählscheibe machte dabei ein leicht schnarrendes Geräusch. Abgerechnet wurde pro Minute, was das Telefonieren in Telefonzellen zu einem Abenteuer machte: Würde das Münzgeld reichen?

Bye, bye ISDN

Mit der Liberalisierung des TK-Markts 1998 bekam die Bundespost, heute Deutsche Telekom, Konkurrenz. Noch fast 30 Jahre begleitete dann das Integrated Services Digital Network, besser bekannt unter der Abkürzung ISDN, als erstes digitales Telekommunikationsnetz den Alltag. Doch mit dem Aufkommen des Internet Protocols (IP) wurde die Abschaltung des digitalen Netzes absehbar. 2018 gab die Deutsche Telekom den entscheidenden Anstoß, das veraltete Netz abzuschalten, alles zu vereinheitlichen und auf IP umzustellen.

Obwohl die All-IP-Umstellung nun weitgehend abgeschlossen ist, wird ein Großteil der alten Telefonanlagen über Gateways weiterhin am Leben erhalten. Für den Fachhandel eine große Chance, schließlich wächst eine neue Generation von Mitarbeitern heran, die mehr möchte als nur telefonieren. Auf der Wunschliste stehen flexibleres Arbeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance. Das macht moderne, flexible Arbeitskonzepte notwendig, die nicht nur die Unternehmensstrukturen verändern, sondern auch die Nachfrage nach modernen Kommunikations- und Collaboration-Lösungen anfeuern. Doch obwohl immer mehr Nachfolger der „digitalen Nomaden“ auf den Arbeitsmarkt drängen, zählt eine durchgängige UCC-Lösung in Unternehmen noch längst nicht zum Standard.

UCC bringt Geschäftsvorteile

Was Whatsapp und Skype im Privaten sind, ist Unified Communications and Collaboration (UCC) im Unternehmen. UCC-Tools werden laut einer internationalen Ovum-Umfrage von 85 Prozent der Chief Information Officer (CIO) als entscheidend für den Unternehmenserfolg eingeschätzt. Deshalb wollen 71 Prozent der CIOs 2020 mehr für entsprechende Anwendungen ausgeben.

In der Einführung von UCC sehen die Manager verschiedene Geschäftsvorteile: 34 Prozent sehen die Chance, dass mit derartigen Kommunikationslösungen die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden kann, indem der Wissenstransfer vereinfacht und so die Zusammenarbeit verbessert wird. Zudem glauben 33 Prozent der Befragten, dass die operative Effizienz gesteigert wird. UCC verbessert innerbetriebliche Abläufe, sodass sich bereitstehende Mittel gezielter einsetzen lassen. Außerdem wollen 33 Prozent den Mitarbeitern durch entsprechende Tools mehr Flexibilität ermöglichen. Gearbeitet werden muss dann nicht mehr zwingend von einem festen Platz aus, was Home Office und mobiles Arbeiten unterstützt.

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Nachfrage nach klassischen TK-Diensten sinkt

Das Verhalten der Konsumenten hat sich ­geändert. So verzeichnete der Verband für ­Telekommunikation und Mehrwertdienste (VATM) in seiner 21. TK-Marktstudie erstmals mehr Verbindungsminuten, die nicht über ­einen klassischen Anschlussbetreiber abgerechnet wurden sondern über einen Over-the-Top-Anbieter (OTT) wie beispielsweise WhatsApp, Skype oder Facetime. Damit setzt sich der seit 2014 bestehende Trend fort, dass immer weniger traditionell telefoniert wird. 2019 ­waren es 873 Millionen Minuten täglich. Das sind 15 Minuten weniger als im Vorjahr. Im Festnetz sinkt die Zahl der Gesprächsminuten von 293 auf 263 Millionen pro Tag, im Mobilfunknetz steigt sie hingegen um 15 Millionen auf 345 Millionen täglich.

Videokonferenzen: beliebtes Meeting-Tool

In der Praxis leitet die Videokonferenztechnologie in Unternehmen meist den Einstieg ein, die Kommunikation zu modernisieren. Videokonferenzen senken Reisekosten und verlängern die effektive Arbeitszeit der Mitarbeiter. Zudem darf der Augenkontakt der Meeting-Teilnehmer nicht unterschätzt werden. So erfreuen sich Videotelefonie im Allgemeinen beziehungsweise Videokonferenzlösungen im Speziellen aktuell wachsender Nachfrage. Das belegen auch die Zahlen des VATM (Verband für Telekommunikation und Mehrwertdienste). Denn wer vermehrt auf Dienste wie Videotelefonie oder den Austausch größerer Datenmengen setzt, der braucht dazu eine schnelle Internetverbindung. So hat der Anteil der nachgefragten Festnetzanschlüsse mit mindestens 50 Mbit/s Downstream-Bandbreite 2019 auf mehr als 40 Prozent zugelegt. Das ist im Vergleich zum Vorjahreszeitraum fast ein Viertel mehr. Bereits 1,2 Millionen Kunden nutzen außerdem sehr schnelle Bandbreiten von mehr als 250 Mbit/s.

Der Datenhunger der Bundesbürger nimmt auch weiterhin rasant zu: Im Festnetz wurden vergangenes Jahr insgesamt 57 Milliarden Gigabyte (GB) verschickt oder heruntergeladen. Das bedeutet eine Steigerung um 30 Prozent im Vergleich zu 2018. Das durchschnittliche Datenvolumen pro Anschluss und Monat beträgt 137,1 GB. Im Mobilfunk übertrugen die Nutzer 2019 insgesamt rund 4,2 Milliarden GB (+62,2 %). Der durchschnittliche monatliche Verbrauch eines Users liegt bei 2,5 GB.

Um solche Bandbreiten bereitzustellen, müssen die benötigten Infrastrukturen geschaffen werden. Daran wird derzeit gearbeitet. So geht es bei den verfügbaren gigabitfähigen Anschlüssen deutlich voran. Ihre Zahl steigt im Vergleich zu 2018 um 73 Prozent auf 19 Millionen. Mit dem Auf- und Ausbau von Infrastruktur gehen Investitionen von 9,4 Milliarden Euro einher. Die Hälfte davon stemmen die Wettbewerber der Deutschen Telekom.

Potenzial bleibt ungenutzt

Jedoch werden Kommunikationstools nicht überall effizient genug genutzt. In der Studie gaben 33 Prozent der Befragten an, dass sie das Potenzial von UCC nicht ausschöpfen könnten, da sie für unterschiedliche Funktionen (Sprach- und Videotelefonie, Messaging und mehr) verschiedene separate Plattformen unterhielten. Die erhoffte Zeitersparnis werde aufgefressen, da Mitarbeiter ständig hin und her wechseln müssten. In wirklich zukunftsorientierten und effizienten Werkzeugen müssen daher mehrere Funktionen konsolidiert sein. Zudem sagen 31 Prozent, dass in ihrem Unternehmen keine passende Infrastruktur vorhanden sei, oder die nötigen IT-Fähigkeiten fehlten. Der vorherrschende Fachkräftemangel trägt sein Übriges dazu bei.

Das Problem der fehlenden Interoperabilität zwischen verschiedenen UCC-Tools spiegelt sich auch in der Einschätzung von Systemintegratoren wider. Viele dieser Systemintegratoren wünschen sich explizit standardisierte Schnittstellen und eine leichtere Konfigurierbarkeit. Es reiche nicht, mit den angebotenen Lösungen, beispielsweise aus der Cloud, nur ein Produkt oder nur einen Hersteller zu unterstützen, da die Welt der Kunden vielfältig ist. Offene Standards für mehr Interoperabilität würden schlussendlich die Akzeptanz beim Kunden erhöhen und so zu einer höheren Wertschöpfung führen.

UC as a Service

Dieser Mangel an Know-how und Ressourcen auf Unternehmensseite lässt Managed Services an Bedeutung gewinnen. So ist „Unified Communication as a Service“ (UCaaS), also wiederkehrende Kommunikationsleistungen aus der Cloud, der zukünftig zu erwartende Umsatztreiber vieler Reseller. Denn, hat sich ein Unternehmen für ein Kommunikationssystem entschieden, fällt auch schnell die Entscheidung, ob man die Anwendung aus der Wolke bereitstellt. Entscheidet sich der Kunde für UCaaS, scheinen sich zumindest zwei Probleme zu lösen: Der Zugriff via App oder Plattform kann tatsächlich von überall erfolgen, sofern Internet vorhanden ist. Zudem können Medienbrüche zwischen Telefonie, Instant Messaging, Video, Serverzugriff und File Sharing verhindert werden. Bei diesen ganzheitlichen Lösungen werden oftmals Lizenzen gespart, die bei den separaten Anwendungen anfallen würden. So sind die gesteigerte Flexibilität sowie gesenkte Kosten Argumente für die Bereitstellung der Tools aus der Cloud. Gefahr besteht allerdings, wenn zu einer anderen Lösung migriert wird, ob auch wirklich alle vorhandenen Daten übertragen werden.

Dafür kann ein früher gewichtiges Gegenargument gegen die Cloud heute meist vernachlässigt werden: die fehlende Interoperabilität. Stehen an den Standorten der Teilnehmer Konferenzraumtechniken verschiedener UC-Hersteller oder wollen sich diese beispielsweise per Skype for Business oder anderer Apps einwählen, ist auch das mittlerweile möglich. Dazu muss jedoch ein cloudbasierter Interoperabilitätsservice zwischengeschaltet werden.

UCC und KI

Ein weiterer Schwerpunkt im UCC-Markt wird in den kommenden Jahren Künstliche Intelligenz (KI) sein. So finden sich bereits heute KI-gestützte Anwendungen am Arbeitsplatz vor allem in Collaboration-Tools wieder. Maschinenbasierte Übersetzungshilfen können so bereits Chats sowie Audiogespräche in Echtzeit transkribieren und übersetzen, Notizen in Echtzeit mit einem Zeitstempel versehen, als Aufzeichnung speichern und an die Teilnehmer weiterleiten. Aber auch das automatische Sortieren und Generieren von Meeting-Zusammenfassungen nach bestimmten Themenschwerpunkten ist keine Neuheit mehr. Darüber hinaus laden bereits heute virtuelle Meeting-Assistenten Teilnehmer zu einer Session ein, stellen ihre Teilnahme sicher, starten das Meeting, zeichnen es auf und beenden es auch wieder. Auch können öffentlich zugängliche Informationen direkt in einem Meeting anzeigt und abgerufen werden.

Ordnung in das Kommunikations-Chaos

Bedingt durch die Digitale Transformation werden sich die Geschäftsprozesse enger mit den vorhandenen Technologien verzahnen. Herkömmliche Infrastrukturen werden modernisiert und neue Bereitstellungsmodelle eingeführt werden. Hieraus ergeben sich innerhalb von Unternehmen neue, effektivere Modelle der Zusammenarbeit und Umsatzchancen für den ITK-Fachhandel. Der Einsatz von Kommunikationstools trägt zu diesem Wandel entscheidend bei. Der Verzicht auf UCC-Tools beziehungsweise einer UCC-Infrastruktur bringt Firmen somit über kurz oder lang in die Bredouille. Denn eine einheitliche UCC-Strategie bringt Ordnung in das Kommunikations-Chaos, steigert die Effizienz und Flexibilität und ist im Kampf um Fachkräfte ein existenzielles Entscheidungskriterium.

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