Vorteile für Steueranwälte und Mandanten

Steuerberater-Kanzlei setzt auf IP und Cloud

| Autor / Redakteur: Jana Wiedemeyer / Andreas Donner

Frank Bott setzt in seiner Kanzlei zunehmend auf den papierlosen Austausch von Dokumenten.
Frank Bott setzt in seiner Kanzlei zunehmend auf den papierlosen Austausch von Dokumenten. (Bild: Bott und Partner)

Von Glasfaser bis Cloud-Telefonie: Die Kanzlei Frank Bott und Partner nutzt einen IP-basierten Netzanschluss mit hohen Bandbreiten für die Datenübertragung und telefoniert über die Cloud. Welche Vorteile hat das für die Steuerberater und Mandanten?

Jahresabschlusserstellung, Buchhaltung und Lohnabrechnung, Steuererklärung: Die Kanzlei Frank Bott und Partner aus Bensberg im Bergischen Land berät Mandanten aus allen Branchen in steuerrechtlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.

Aber anstatt Dokumente auszudrucken, per Hand auszufüllen und diese dann per Post hin- und herzuschicken, setzt Steuerberater Frank Bott auf eine digitale Lösung: Alle Dateien wie Rechnungen, Jahresabschlüsse oder Kassenbücher lassen sich bequem online einreichen, bearbeiten und speichern – über die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Stotax Select.

DeutschlandLAN Connect IP: IP-basierter Anschluss mit Glasfaser

Um stets auf die aktuellsten Dokumente ihrer Kunden zugreifen zu können, synchronisieren die Steuerberater das Portal mehrmals täglich. „Wir mussten zuletzt bis zu einer halben Stunde lang auf aktuelle Daten warten – und das mehrmals täglich“, sagt Bott. Das Portal war für viele Prozesse und Projekte wie ein Flaschenhals.

Die fehlenden Bandbreiten für den hohen Datenfluss kosteten nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit, die Bott und seine Partner lieber in die Beratung ihrer Mandanten stecken wollten. Die Lösung: ein neuer IP-basierter Internetanschluss mit höherer Bandbreite. Fündig wurden die Bensberger bei DeutschlandLAN Connect IP von der Telekom. Der hochperformante Internet-Anschluss und Cloud-Zugang bietet symmetrische Bandbreiten von bis zu einem Gbit/s und erfüllt höchste Ansprüche an Stabilität, Flexibilität und Sicherheit.

Seit der Bonner Provider im letzten Sommer für die Steuerberatung Glasfaserkabel vor Ort in Bensberg verlegt und damit die Basis für schnelles Internet geschaffen hat, lassen sich Daten viel schneller synchronisieren. Egal, ob Upload oder Download: Mit symmetrischen Bandbreiten von bis zu 1.000 Mbit pro Sekunde laden die Steuerberater Belege, Rechnungen und Jahresabschlüsse bei niedrigen Latenzen und höchster Stabilität schnell hoch oder herunter – lange Wartezeiten oder Performance-Probleme gehören der Vergangenheit an, Transferraten sind in beide Richtungen performant und stabil.

Statt in 30 Minuten aktualisiert sich das Programm nunmehr innerhalb weniger Minuten. Gut für die Mandanten, denn laut einer aktuellen Bitkom-Studie setzen immer mehr Bürger auf Online-Tools, wenn es um die Bearbeitung ihrer Steuererklärungen geht. „Schon jetzt bevorzugen viele Mandanten den papierlosen Austausch über das Internet, weil es komfortabel und schneller ist“, sagt Bott. „Außerdem haben sie viele Belege und Bücher ohnehin schon in digitaler Form. Egal in welchem Umfang sie Stotax Select künftig einsetzen möchten: Mit der schnellen Internetanbindung sind wir gut darauf vorbereitet.“

Telefonie aus der Cloud

Neben der Internetanbindung wollten die Steuerprofis zudem ihre Telefonanlage modernisieren und von dem zehn Jahre alten ISDN-Anschluss auf IP-Telefonie umstellen. Die Wahl fiel dabei auf die IP-fähige Telefonlösung Cloud PBX. Innerhalb eines Tages stellte die Telekom die Telefone der Kanzlei auf die neue Anlage um. Die Telefonanlage wanderte in die Cloud – die bisher hohen Wartungskosten fallen weg. Heute telefonieren die Mitarbeiter flexibel über die Cloud – egal, ob im Büro, von Zuhause aus oder von unterwegs. Die Rufnummer ändert sich nicht, mobile Endgeräte lassen sich einfach in die neue Anlage integrieren. Vorteil für die Mitarbeiter: Spontan im Home Office zu arbeiten, ist mittlerweile problemlos möglich. Gespräche mit dem Smartphone lassen sich ohne Unterbrechung im Büro am Festnetz weiter führen.

Und auch die IT profitiert von der skalierbaren Lösung: Einzelne Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter lassen sich schnell und unkompliziert einrichten oder abbestellen, Niederlassungen können Administratoren ebenfalls einfach einbinden. Und zum Thema Datensicherheit müssen sich Steuerberater Bott und seine Partner auch keine Gedanken mehr machen: Die Daten sind in den hochsicheren Rechenzentren der Telekom in Deutschland gespeichert.

Automatische Wartung der Cloud-Lösung

„Für den Tag der Umstellung hatten die Techniker auch vor Ort alles vorbereitet. Erst als die neue Anlage funktionierte, wurde die alte vom Telefonnetz genommen. Wir waren für unsere Mandanten zu jeder Zeit telefonisch erreichbar“, sagt Bott. „Die Kanzlei ist jetzt technisch sehr gut vorbereitet auf die Zukunft und die zunehmende digitale Zusammenarbeit mit ihren Mandanten“, sagt Telekom-Account-Manager Georg Goutzidis, der die Umstellung begleitet hat. Die Verantwortung für regelmäßige Wartung oder Updates der Cloud-Lösung konnte die Kanzlei komplett an die Telekom abgeben.

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