So geht Videokommunikation in Unternehmen

Multipoint Control Unit (MCU) in der Cloud

| Autor / Redakteur: James Campanini / Andreas Donner

Im „Command Center“ lassen sich beim Cloud-Video-Service von Bluejeans Network gesparte Reisekosten, abgehaltene Meetings, Nutzungsverhalten und vieles mehr. nachvollziehen.
Im „Command Center“ lassen sich beim Cloud-Video-Service von Bluejeans Network gesparte Reisekosten, abgehaltene Meetings, Nutzungsverhalten und vieles mehr. nachvollziehen. (Bild: BlueJeans Network)

Genau wie Smartphones und Tablets nicht mehr ausschließlich privat, sondern auch beruflich zum Einsatz kommen, verhält es sich mit dem Einsatz von Videokonferenzen in Unternehmen. Ohne Video Conferencing geht es heute kaum noch. Doch welche Faktoren sind bei einer Videokonferenzlösung zu beachten und warum sind Cloud-Lösungen den On-Premise-Varianten überlegen?

In Zeiten dezentraler Teamarbeit und flexibler Arbeitszeitmodelle bietet Videokommunikation Unternehmen mit verschiedenen Standorten weltweit enorme Wettbewerbsvorteile: sie hilft dabei, räumliche Distanzen zu überwinden und eine direkte, effektive Form der Kommunikation zu schaffen. 90 Prozent der Kommunikation sind non-verbal. Indem Videokonferenz-Teilnehmer die Mimik und Gestik ihres Gegenübers sehen, können sie eher eine persönliche Verbindung und Vertrauen aufbauen.

Neben den offensichtlichen Vorteilen wie Zeit- und Kosten-Einsparungen, weniger CO2-Emissionen und der Unabhängigkeit von Streiks der Bahn oder von Fluggesellschaften, zählen im Arbeitsalltag größere Unternehmensproduktivität und Kontrolle über die Wertschöpfungskette, schnellerer Zugang zu neuen Märkten und bessere Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten. Professionelle cloudbasierte Videokonferenzlösungen wie BlueJeans passen sich dabei auch kleineren IT-Budgets – etwa von mittelständischen Unternehmen – an, denn sie bieten flexible Lizenzierungsmodelle ohne, dass zusätzliche Hardware nötig ist.

Worauf kommt es bei einer Videokonferenzlösung grundsätzlich an?

Bei der Auswahl einer Videokonferenzlösung spielen viele Faktoren eine Rolle. Neben einer exzellenten Bildqualität und leistungsstarker Audio-Qualität ist die Benutzerfreundlichkeit ein zentrales Auswahlkriterium. Das System sollte intuitiv bedienbar sein und sicherstellen, dass beliebige Endpunkte an einer Videokonferenz teilnehmen können, seien es Webbrowser, mobile Geräte oder Telepräsenzsysteme. Weitere Gesichtspunkte sind Flexibilität und Skalierbarkeit, wobei die Sicherheit nie zu kurz kommen sollte.

Interoperabilität sorgt für Benutzerfreundlichkeit

Statt auf einzelne „Insel“-Lösungen zu setzen, die nicht miteinander kompatibel sind, empfiehlt sich ein Service, der auf Interoperabilität setzt. Mit Transcoding lassen sich bspw. spezifische Video- und Audio-Codecs einzelner Clients durch Standard-Codecs ersetzen, damit unterschiedlichste Endpunkte miteinander „sprechen“ lernen. So kann beispielsweise der Google-Standard-Codec VP8 in den H.264-Standard eines Raumsystems umgeschrieben werden, sodass ein Raumsystem auch mit einem Browser kommunizieren kann. Das Ziel muss es sein, standardisierte Endpunkte miteinander zu verbinden, um dem Nutzer größtmögliche Simplizität bei der Nutzung von Videokonferenzen zu ermöglichen. Diese umfassen etwa den SIP-Standard bei VoIP-basierten Telefonen oder H.323 bei Raumsystemen.

Skalierbarkeit: MCU in der Cloud statt Hardware-Appliance

Mit dem Ansatz „Multipoint Control Unit (MCU) in der Cloud“ lässt sich die Kapazität für die Endnutzer fast beliebig erweitern. Eine cloudbasierte MCU könnte dann z.B. 100 User unterstützen, eine weitere virtualisierte Einheit – also eine virtualisierte Plattform auf einem entsprechenden Server – wieder 100, und so weiter. Bei alten On-Premise-Systemen wäre diese Skalierbarkeit schlicht unmöglich, da ein solches System ein physisches Maximum an Ports besitzt. Ein weiterer Vorteil der Cloud-gestützten Lösung ist die Kontrolle über die Datenströme. So lassen sich beispielsweise auch Bandbreiten anpassen, d.h. abhängig vom Client etwa die gewünschte Videoauflösung reduzieren.

Eine Peer-to-Peer-Lösung, die bei nur zwei Personen zwar gut funktioniert, stößt in puncto Bandbreiten dann an Grenzen, wenn sich mehrere Teilnehmer in eine Videokonferenz einwählen. Aus diesem Grund ist eine Lösung zu empfehlen, bei der die MCU die Rechenarbeit verrichtet, nicht ein Endpunkt. Daneben sollten gespiegelte Rechenzentren dafür Sorge tragen, dass der Video-Service genauso verfügbar ist wie der Telefonieservice.

Single Sign-On: Erster Schritt zu mehr Sicherheit

Neben der Flexibilität, die ein reiner Cloud-Dienst bietet, gibt es einen weiteren wesentlichen Vorteil: Auf Wunsch kann sich ein Unternehmen dazu entscheiden, Benutzerdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Firmenadresse nicht in der Cloud, sondern im eigenen Unternehmen zu belassen und die gesamte Benutzerverwaltung mit dem unternehmenseigenen Identity-Management-Tool zu handhaben.

In den meisten Fällen wird dies per Active-Directory-Kopplung bewerkstelligt, wobei eine Untergruppe für den Videokonferenzdienst eingerichtet werden kann. Nutzer können sich dadurch wie gewohnt in ihrem Intranet einloggen und eine Videokonferenz mit ihren üblichen Login-Daten starten. Für Unternehmen hat dieser Single Sign-On-Ansatz zudem den Vorteil, dass Mitarbeiter, die aus der Firma ausscheiden, auch automatisch keinen Zugriff mehr auf bestimmte Anwendungen haben und somit auch keine Kosten verursachen. Allein für die Rechnungsstellung sollte ein Identitätskriterium – in der Regel die E-Mail-Adresse des Benutzers – nötig sein. Muss auch diese Information anonym bleiben, können Unternehmen auf unkenntlich gemachte Token-E-Mail-Adressen zurückgreifen, die im Active Directory eines Benutzers zusätzlich hinterlegt werden können.

Exemplarische darstellung einer Endpunktverteilung im Unternehmen.
Exemplarische darstellung einer Endpunktverteilung im Unternehmen. (Bild: BlueJeans Network)

Datenschutzfalle Teilen und Recording

Viele Web- und Videokonferenz-Services bieten das Teilen von Bildschirminhalten an. Ein sinnvolles Feature, solange der Anbieter auch sicherstellt, dass geteilte Inhalte nicht in der Cloud gespeichert werden müssen. Einem Cloud-Anbieter sollte es stattdessen genügen, nur Metadaten zu verwalten, die beispielsweise festhalten, wie viele Videokonferenzen stattgefunden haben, und damit eine korrekte Rechnungsstellung zu ermöglichen.

Noch kritischer für Unternehmen ist die Aufnahme-Funktion. Neben der einfachsten cloudbasierten Speicherung in europäischen Datenzentren, sollte sich diese Funktion bei Bedarf auch ganz ausschalten lassen. Welche Datenschutzstrategie verfolgt werden soll, hängt natürlich jeweils vom Unternehmen und dessen Anwendungsfall ab, es muss aber die Option bestehen, Datenspeicherung in der Cloud – sofern gewünscht – komplett auszuschließen.

Auf die richtige Verschlüsselung achten!

In puncto Verschlüsselung werden bei einer Videokonferenz u.a. TLS-Protokolle (Transport Layer Security) verwendet, SSL für den Browser und AES für Raumsysteme. Anwender sollten hier die Möglichkeit haben, nur jenen Personen Zugang zu einer Videokonferenz zu gewähren, deren Endpunkte diese Verschlüsselung auch unterstützen. Dies wird etwa von Banken häufig verlangt.

Eine analoge Telefon-Einwahl (PSTN) kann zwar nicht verschlüsselt werden, bei Bedarf sollte dies aber zumindest ausgeschlossen werden können. Eine gute Alternative dazu sind SIP-Telefone, da sie die TLS-Verschlüsselung ebenfalls unterstützen. Sofern vom Endpunkt her möglich ist beim AES-Protokoll eine Verschlüsselungstiefe von 256 zu empfehlen, wobei der Einstiegsstandard bei 128 liegt.

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist zudem, dass bei vielen Videoconferencing-Services sehr viele (bis zu 30.000) Inbound-Ports auf der Unternehmens-Firewall geöffnet werden müssen, damit der Service funktioniert. Dies erhöht jedoch das Risiko von Spoofing und Spam-Anrufen deutlich. Besser ist es, auf einen Anbieter zu setzen, bei dem nur Outbound-Ports genutzt werden. Unerwünschte eingehende Videoanrufe stellen dann nämlich kein Problem mehr dar.

James Campanin
James Campanin (Bild: BlueJeans Network)

Fazit

Die Videokommunikation existiert als Technologie schon mehrere Jahrzehnte. Um im umkämpften UCC-Markt den Unterschied zu machen, müssen sich Anbieter etwas einfallen lassen. Wie in vielen anderen Bereichen entscheidend ist die Usability und dazu gehört auch der Aspekt der Interoperabilität. Denn nur wenn Nutzer mit beliebigen Endpunkten problemlos an einer Videokonferenz teilnehmen können, ist wirkliche Kollaboration überhaupt möglich. Wichtig ist zudem, dass eine gesunde Mischung zwischen Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit gefunden wird und Unternehmen in puncto Verschlüsselung und Datenschutz die jeweils beste Option zur Verfügung gestellt werden kann.

Über den Autor

James Campanini ist Vice President & General Manager EMEA bei BlueJeans Network.

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