Secure Collaboration Survey von Wire Collaboration: große Lücke zwischen gefühlter und tatsächlicher Sicherheit

84 Prozent der Unternehmen halten ihre Collaboration-Tools für sicher – obwohl fast jedes zweite Unternehmen sensible Daten über unsichere Kanäle teilt. Dies ergab eine Umfrage des Enterprise-Workspace-Plattform-Betreibers Wire unter IT-, Security- und Compliance-Verantwortlichen.

Unternehmen fühlen sich bei der Nutzung ihrer Collaboration-Tools sicherer, als sie es in der Praxis sind. Laut einer Umfrage von Wire bewerten 84 Prozent der befragten IT-, Security- und Compliance-Verantwortlichen ihre Collaboration-Umgebung als sicher. Gleichzeitig geben 48 Prozent an, sensible Informationen manchmal oder häufig über Tools zu teilen, die nicht für sichere Kommunikation ausgelegt sind. Insgesamt sagen sogar 88 Prozent, dass sensible Informationen zumindest gelegentlich über unsichere Kanäle fließen. Dabei geht es nicht um harmlose Abstimmungen im Projektchat. Die Befragten klassifizieren insbesondere Finanzdaten (76 %), personenbezogene Daten (75 %), Rechts- und Vertragsdokumente (63 %), Strategiepläne (53 %) und operative Kommunikation (51 %) als sensibel.

Microsoft Teams dominiert, aber E-Mail und Messenger bleiben tief im Arbeitsalltag verankert

Collaboration ist heute kein einzelnes Tool, sondern ein fragmentierter Stack aus Messaging, E-Mail, Videokonferenzen, Cloud-Speicher und File-Sharing. Laut Wire-Studie nutzen 80 Prozent der befragten Unternehmen Microsoft Teams. Gleichzeitig bleibt E-Mail mit 63 Prozent eines der wichtigsten Collaboration-Tools.

42 Prozent der befragten Unternehmen nutzen Messaging Apps wie WhatsApp oder Signal zur Kollaboration. Diese Apps sind somit tief im Arbeitsalltag eingebettet, obwohl sie nicht für den Austausch sensibler Informationen konzipiert sind. Die Gründe sind vor allem praktischer Natur: In dringenden Situationen greifen Beschäftigte häufig zu schnelleren oder vertrauteren Alternativen.

Das Sicherheitsgefühl ist hoch, die Kontrolle aber lückenhaft

Die größte Diskrepanz der Studie zeigt sich zwischen Wahrnehmung und Realität: Während 84 Prozent der Befragten ihre Collaboration-Umgebung als sicher einschätzen, bewerten nur 29 Prozent ihre aktuellen Tools als vollständig geeignet für sensible Kommunikation. Gleichzeitig sagen 39 Prozent, dass Teile ihrer Collaboration-Workflows nicht durch offizielle Tools abgedeckt sind.

Dass es sich dabei nicht nur um ein theoretisches Risiko handelt, zeigt ein weiterer Befund: 45 Prozent der Befragten erwarten hohe oder kritische Auswirkungen auf ihr Unternehmen, sollte es zu einem Sicherheitsvorfall im Collaboration-Bereich kommen.

Auch beim Zugriff auf sensible Dateien zeigen sich Schwächen. 34 Prozent der Befragten finden es schwierig oder sehr schwierig zu erkennen, wer Zugriff auf sensible Dateien hat. 61 Prozent geben an, dass Zugriffe auf geteilte Dateien nach Projektende zumindest gelegentlich länger bestehen bleiben als vorgesehen.

Externe Zusammenarbeit wird zum blinden Fleck

Besonders kritisch wird die Lage, wenn sensible Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinausgeht. 81 Prozent der Befragten geben an, dass mehr als ein Viertel ihrer sensiblen Collaboration auch externe Stakeholder einschließt, etwa Partner, Kunden, Agenturen, Lieferanten oder Dienstleister.

Trotzdem setzen viele Unternehmen bei externer Zusammenarbeit weiterhin auf Kanäle, die nur begrenzt kontrollierbar sind: 75 Prozent nutzen E-Mail, 45 Prozent File-Sharing-Links und 42 Prozent Messaging-Apps. Nur 28 Prozent verwenden dedizierte sichere Collaboration-Tools für externe Kommunikation.

33 Prozent der Befragten sind nach der externen Weitergabe von Dateien nicht vollständig sicher, ob die Kontrolle über diese Informationen erhalten bleibt. Beim externen Teilen sensibler Dateien nutzen nur 23 Prozent primär sichere Dateifreigabelösungen.

Die Gründe für diese Umwege sind vor allem praktischer Natur: 47 Prozent nennen schnellere Alternativen in dringenden Situationen, 37 Prozent verweisen darauf, dass externe Partner andere Tools nutzen, und 30 Prozent empfinden offizielle Tools als zu komplex oder restriktiv.

„Shadow-IT ist in den meisten Fällen kein Disziplinproblem, sondern ein Produktivitätsproblem“, so Alexandra Ruggiero Remzso, Content Strategist bei Wire. „Mitarbeitende greifen nicht aus Nachlässigkeit zu unsicheren Tools, sondern weil die sicheren Alternativen im Alltag zu langsam oder zu umständlich sind. Solange Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit gegeneinander ausgespielt werden, verliert am Ende die Sicherheit.“

Deutschland setzt stärker auf Datensouveränität als Frankreich und UK

Die Studie zeigt deutliche Unterschiede zwischen den Märkten. In Deutschland bewerten 51 Prozent der Befragten den Verarbeitungs- und Speicherort ihrer Daten als sehr wichtig. In Frankreich sind es 33 Prozent, im Vereinigten Königreich 34 Prozent. Über alle drei Märkte hinweg halten 75 Prozent der Befragten die Kontrolle über den Datenspeicherort für wichtig oder sehr wichtig. Zugleich wissen 28 Prozent nicht genau oder sind unsicher, wo ihre Collaboration-Daten gespeichert werden.

Gleichzeitig zeigt der Ländervergleich, dass Sicherheitsbewusstsein nicht automatisch zu mehr Kontrolle führt. Besonders auffällig ist das im Vereinigten Königreich: Dort bewerten 47 Prozent der Befragten ihre Collaboration-Umgebung als sehr sicher (deutlich mehr als in Frankreich mit 33 % und Deutschland mit 24 %). Zugleich meldet UK mit 44 Prozent den höchsten Anteil an Workflows, die nicht durch offizielle Tools abgedeckt sind.

Bei den Gründen für Schatten-IT zeigen sich ebenfalls Unterschiede. In Deutschland nennen 55 Prozent dringende Situationen oder schnellere Alternativen als Grund, offizielle Tools zu umgehen. In Frankreich verweisen 43 Prozent auf zu komplexe oder restriktive Tools. In Deutschland sind es 21 Prozent, im Vereinigten Königreich 35 Prozent.

Unternehmen sind wechselbereit

Die Studie macht deutlich: Der Markt für Collaboration-Tools ist in Bewegung. 82 Prozent der befragten Organisationen konsolidieren oder ersetzen bereits bestehende Collaboration-Tools oder suchen aktiv nach Alternativen. Bei Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden liegt dieser Anteil sogar bei 92 Prozent.

Das zeigt: Collaboration wird nicht mehr nur als Produktivitätsthema bewertet. Für viele Unternehmen wird sie zu einer Governance-, Compliance- und Risikofrage. Wer sensible Kommunikation, externe Zusammenarbeit und regulatorische Anforderungen zusammenbringen will, braucht sichere Collaboration-Lösungen, die Kontrolle und Nutzerfreundlichkeit verbinden.

„Die Studie zeigt, dass Collaboration-Sicherheit nicht mehr an einzelnen Tools entschieden wird, sondern an der Frage, ob Unternehmen sensible Kommunikation, externe Zusammenarbeit und regulatorische Anforderungen zusammendenken“, sagt Benjamin Schilz, CEO von Wire. „Wer diese drei Dimensionen weiterhin getrennt behandelt, wird die Lücke zwischen gefühlter und tatsächlicher Sicherheit nicht schließen."

Über die Studie

Die Secure Collaboration Survey wurde von Wire bei der Marktforschungsagentur TGM Research in Auftrag gegeben und im 3. Quartal 2025 als unabhängige Umfrage durchgeführt. Befragt wurden 208 IT-, Security- und Compliance-Verantwortliche aus Deutschland, Frankreich und dem Vereinigten Königreich. Die Teilnehmer repräsentieren Organisationen unterschiedlicher Größen, von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis hin zu Großkonzernen. Vertreten waren u.a. die Branchen Technologie, Finanzdienstleistungen, kritische Infrastruktur, Verteidigung und öffentlicher Sektor. Die Ergebnisse basieren auf den Antworten der Befragten. Ländervergleiche und Größensegmentierungen wurden dort vorgenommen, wo die Stichprobengrößen belastbare Aussagen ermöglichen.

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