Kampf gegen die E-Mail-Flut

5 Tipps zur zeitgemäßen Kommunikation

| Autor / Redakteur: Thomas Rickert / Andreas Donner

Die E-Mail ist auch trotz aller Social-Collaboration-Tools noch lange nicht tot.
Die E-Mail ist auch trotz aller Social-Collaboration-Tools noch lange nicht tot. (© Rawpixel.com - Fotolia)

Sharing-Dienste und Cloud-Plattformen wie Yammer, Jive und Skype lassen Teams schneller kommunizieren. Die E-Mail hat jedoch keineswegs ausgedient, denn Unternehmen setzen sie weiterhin als zentrales Kommunikationsmittel ein. Beachtet man einige Tipps, lässt sich auch heute der Informationsaustausch per E-Mail effektiv betreiben – und sogar aufwerten.

In vielen Unternehmen ist Social Collaboration ein immer wichtigeres Thema: Mitarbeiter nutzen WhatsApp-Gruppen, um sich auszutauschen, und Businessplattformen für das gemeinsame Arbeiten. Als IT-Experte könnte man daher meinen, dass die E-Mail als Kommunikationsmedium ausgedient hat.

Dennoch nutzen laut einer Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) mehr als 80 Prozent der kleineren Unternehmen und 74 Prozent der großen Firmen in Deutschland E-Mail für die Geschäftskommunikation. Insgesamt 61 Prozent der Unternehmen setzen E-Mails im Bereich Service-Kommunikation ein, um beispielsweise Anfragen von Interessenten und Kunden zu beantworten. Diese elektronische Post ist somit nach wie vor ein großer Wissens- und Informationsträger im Geschäftsalltag.

Fünf Tipps zum Umgang mit E-Mails

Um die Flut der E-Mails im Postfach im Blick zu behalten und nach wichtigen Inhalten zu priorisieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die erste beginnt beim Verteiler: Wen setzte ich beim Verfassen einer E-Mail auf „AN“ - und wen auf „CC“? Einen passenden Verteiler für die zu versendende E-Mail zu nutzen oder zu erstellen, sollte selbstverständlich sein. Schließlich gehören die Informationen nur in die Postfächer von denjenigen, die mit den Daten und Fakten auch etwas anfangen können. Es empfiehlt sich also vorher genau zu überlegen, wer die E-Mail in „AN“ und „CC“ erhält. Denn schon damit sendet man eine Botschaft an die verschiedenen Adressaten.

1. Den passenden Verteiler wählen

Ist ein Mitarbeiter auf „CC“ gesetzt, soll er die E-Mail „zur Kenntnis nehmen“. Dabei geht es nicht darum, dass dieser Adressat die E-Mail sofort liest. Der Kollege kann sich über die Inhalte der E-Mail informieren und danach handeln. Ein „AN“ sollte hingegen die Nachricht sofort lesen. „AN“ zeigt an, wer der eigentliche Adressat der E-Mail ist. Für diesen Empfängerkreis ergeben sich womöglich To-Dos, die sie zeitnah angehen müssen.

2. „Wichtig“ als Betreff-Zusatz – wann einsetzen?

Den Betreff-Zusatz „wichtig“ sollte man sparsam verwenden. Nutzt ein Angestellter es zu häufig, verfehlt das Hervorheben der E-Mail seine Wirkung. Der angeschriebene Kollege liest die wichtige E-Mail zu spät. Oder der Empfänger wird unnötig aus dem Verfassen einer E-Mail oder einer anderen Tätigkeit herausgerissen, weil ein Fenster des Mail-Programms mit dem Hinweis „Wichtig“ aufpoppt.

3. Mailablage sinnvoll gestalten

Enthalten E-Mails relevante Informationen, muss man jederzeit auf sie zugreifen können. Dafür braucht das Postfach eine sinnvolle Ablage. Mit Hilfe von Ordnern und Unterordnern im Postfach lassen sich verschiedene Aktivitäten und Themen aufteilen und sortieren. Das Problem: Erstellt der Mitarbeiter solche kleinteiligen Ordner, kann das Suchen nach einer bestimmten E-Mail viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollten Mitarbeiter zwar verschiedene Ordner und Unterordner anlegen, sich aber fragen: Brauche ich viele solcher speziellen Ordner oder kann ich verschiedene Themen und Schwerpunkte sinnvoll in einem Ordner zusammen ablegen?

4. Zeiteinteilung im Blick behalten

In diesem Zusammenhang spielt das Stichwort Zeitmanagement eine große Rolle. Ein Abarbeiten mit der ältesten E-Mail zu beginnen, ist nicht immer zielführend. Meist haben sich mehrere E-Mails zu einem Thema angehäuft. Wer nur die älteste Nachricht liest und beantwortet, riskiert, auf längst geklärte Sachverhalte einzugehen. Allerdings kann beim Einstieg über die neueste Mail der Gesamtkontext für das Verstehen der E-Mail fehlen, wenn in dieser Nachricht nicht alle älteren Antworten unten angefügt sind. Wenn Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückkommen, dann muss das Abarbeiten der Mails je nach Mailstruktur entweder mit der ältesten oder der neuesten Mail beginnen. Um sich einen sinnvollen Überblick zu verschaffen kann es auch sinnvoll sein, Mails nach Konversationen zu sortieren und en Block abzuarbeiten.

5. Ein Eindeutiger Betreff ist die halbe Miete

Das Suchen von Informationen und E-Mails im Postfach darf nicht viel Zeit kosten. Bedeutung gewinnt ein klar formulierter Betreff. Der E-Mail-Verfasser sollte die Betreffzeile immer anpassen, anstatt nur auf den Antwort-Button zu klicken. Die Teilnehmer des Mailverkehrs können so die E-Mail später mit einem Schlagwort einfacher finden und sparen Zeit für wichtigere Arbeitsaufgaben.

E-Mail der Zukunft schon heute

Mit diesen fünf Tipps schaffen es Mitarbeiter mit der E-Mail effektiv kommunizieren. Werden diese Tipps nicht beherzigt, ist der Informationsaustausch ineffizient und wirkt sich negativ auf die Arbeit aus. So leidet darunter bei 69 Prozent der Mitarbeiter die Konzentration auf die Kernaufgaben, so eine Studie der Marktforschungsgesellschaft PAC.

Der Trend in der Zusammenarbeit geht dahin, die klassische E-Mail-Kommunikation „aufzuwerten“. So werden zunehmend Funktionen aus dem Unified-Communications-Umfeld integriert. In diesem werden alle Kommunikationskanäle in ein Kernpostfach, also an einer zentralen Stelle, beim Mitarbeiter zusammengeführt, wie beispielsweise Audio- und Video-Kommunikationskanäle. Hinzu kommen Präsenzinformationen. Sie zeigen an, ob oder wann ein Kollege erreichbar ist – über E-Mail, Chat, Mobiltelefon, Festnetz-Telefon oder eine Collaboration-Plattform.

IBM hat mit Verse bereits ein solches Unified-Communication-Umfeld geschaffen. IBM Verse ist ein Cloud-basierte Hosting-Plattform für geschäftliche E-Mail und eine SaaS-Lösung (Software as a Service) für Messaging. Die Arbeitsumgebung vereint alle Kommunikationswege, über die Mitarbeiter tagtäglich zusammenarbeiten: von E-Mail, Aufgabenliste, Meetings und Kalender über File-Sharing, Instant-Messaging und Social-Media bis hin zu Videochats oder anderen Tools.

Dabei handelt es sich um das erste E-Mail- und Business-Messaging-System, das Social Analytics und erweiterte Suchfunktionen umfasst, und daher bei einer Suche die einzelnen Facetten aufzeigt: Die Nutzer können Informationen in allen möglichen Content-Formaten in ihrer Inbox einsehen und abrufen. Inhalte und Konversationen, die vorher über unterschiedliche Werkzeuge verteilt waren, hat der Nutzer jetzt sofort auf dem Bildschirm. Um die tägliche Mailflut zu reduzieren, arbeiten die Hersteller verstärkt an künstlicher Intelligenz. Bei der IBM Plattform Verse soll Watson wie ein persönlicher Assistent einfache Fragen beantworten können.

Thomas Rickert.
Thomas Rickert. (Bild: Fritz & Macziol)

Eine solche Plattform stärkt – richtig eingesetzt – die Zusammenarbeit im Unternehmen. Sie stellt aber kein unbedingtes Muss dar. Mitarbeiter können heute auch durch ein gezieltes E-Mail- und Postfachmanagement sowohl Zeit einsparen als auch effizienter arbeiten.

Über den Autor

Thomas Rickert ist Executive Architect Collaboration bei Fritz & Macziol.

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