Mobile-Menu

Geeignete Werkzeuge für die virtuelle Zusammenarbeit 4 Auswahlkriterien für das richtige Collaboration-Tool

Von Bernhard Lück

Messenger, Videokonferenzsysteme, Embedded Whiteboards, Groupware-, Kommunikations- und Brainstorming-Tools sind aus der Arbeitsorganisation der Zukunft nicht wegzudenken. Deren Auswahl erfordert Sorgfalt, sagt VNC und nennt vier wichtige Kriterien für die Evaluation geeigneter Tools.

Anbieter zum Thema

VNC-Geschäftsführerin Andrea Wörrlein: „Durch eine spontane Auswahl oder eine rein oberflächliche Prüfung von Collaboration-Tools werden viele Chancen verschenkt.“
VNC-Geschäftsführerin Andrea Wörrlein: „Durch eine spontane Auswahl oder eine rein oberflächliche Prüfung von Collaboration-Tools werden viele Chancen verschenkt.“
(Bild: VNC)

Ohne virtuelle Zusammenarbeit geht nichts mehr. Remote Working hat während der Coronakrise viele Unternehmen und Organisationen vor dem Zusammenbruch gerettet, und unzählige Workflows, Arbeitsprozesse und Lieferketten hätten ohne Homeoffice und mobiles Arbeiten nicht aufrechterhalten werden können. VNC erklärt, wie man die Potenziale entsprechender Werkzeuge nutzt und vorhandene Risiken minimiert. Der Entwickler und Anbieter von Unternehmensanwendungen auf Open-Source-Basis hat vier Qualitätsmerkmale bei der Evaluation geeigneter Collaboration-Tools identifiziert:

1. Unabhängigkeit von Raum, Zeit und Device

Collaboration-Tools müssen prinzipiell überall und jederzeit auf allen mobilen und stationären Endgeräten laufen, unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem. Wichtig sind dafür die Nutzung standardisierter Technologien und die Unterstützung von Standardprotokollen, wie etwa WebRTC für Videoanwendungen, sowie die Bereitstellung als Browser-App bzw. als flexible SaaS-Anwendung. Proprietäre Formate, Plug-ins oder Clients sind dagegen hinderlich. Das gilt auch für einen zu hohen Bandbreitenbedarf, der die potenziellen Einsatzmöglichkeiten einengt.

2. Funktionsintegration, Offenheit und Interoperabilität

Weder „All-in-one“-Modelle (komplex, unflexibel, teuer) noch „Best-of-breed“-Konzepte (aufwendige Integration der Teilfunktionen) erreichen die Interoperabilität und Funktionstiefe modularer Tool-Stacks, die alle gewünschten Kommunikationskanäle integrieren. Der modulare Aufbau gestattet eine gezielte Auswahl der im Einzelfall benötigten Funktionalitätspalette, samt jederzeit möglicher Erweiterungs- oder auch Reduktionsmöglichkeiten, etwa wenn bestimmte Funktionen nicht mehr gebraucht werden. Durch eine gemeinsame Code-Basis ist zudem ein nahtloser Datenaustausch zwischen allen Programmmodulen gewährleistet.

3. Intuitive Bedienung, hohe Akzeptanz, geringer Trainingsbedarf

Die gemeinsame Code-Basis ist auch die Voraussetzung für eine durchgängige Bedienlogik und Oberflächengestaltung aller Programmmodule. So ist es möglich, Funktionen eines Moduls (etwa des Messengers) direkt aus einem anderen Modul heraus zu nutzen oder nahtlos von einem Kommunikations-Tool zu einem anderen zu wechseln. Dies sowie die Orientierung an häufig genutzten Apps aus dem privaten Umfeld von Gaming und Social Media beim Look-and-feel sorgen für hohe Akzeptanz bei den Nutzern, die schnell und sicher mit den Tools arbeiten können. Das reduziert sowohl Fehlbedienungen als auch die notwendigen Aufwendungen für Schulung und Training.

4. Erfüllung von Security- und Compliance-Vorgaben

Die Datensicherheit und die Konformität mit Security- und Compliance-Richtlinien sind alles überragende Ausschlusskriterien. Sicherheit beginnt aber schon bei der Basistechnologie. So ist beispielsweise DSGVO-Konformität mit Closed Source nicht zu erreichen. Deshalb ist Open Source so wichtig. Die Möglichkeit zur freien Wahl des Bereitstellungsmodells (Hosting) sorgt dafür, dass die Anwender jederzeit frei darüber entscheiden können, wo ihre Daten securitykonform gespeichert und an wen sie weitergegeben werden. Wenn die Bereitstellung der Tools ausschließlich über anbieterexklusives Hosting erfolgt, entfällt diese Option.

„Die Erfahrungen haben gezeigt, das durch eine spontane Auswahl oder eine rein oberflächliche Prüfung von Collaboration-Tools viele Chancen verschenkt werden, die in der Nutzung geeigneter Software-Stacks liegen“, betont Andrea Wörrlein, Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. „Dabei darf auch nicht vergessen werden, dass mit dem Einsatz ungeeigneter Tools neben unnötig hohen Kosten und ungenügender Unterstützung der Arbeitsprozesse auch hohe Sicherheitsrisiken eingegangen werden, die die Reputation oder sogar die Existenz des Unternehmens gefährden können.“

Jetzt Newsletter abonnieren

Täglich die wichtigsten Infos zu Netzwerktechnik, IP-Kommunikation und UCC

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

(ID:47980427)