Richtig planen und Fehler vermeiden

10 Tipps für den Einstieg in die Videokommunikation

| Autor / Redakteur: James Campanini / Andreas Donner

Videokonferenzen werden für viele Unternehmen immer wichtiger und sollten daher planvoll eingeführt werden.
Videokonferenzen werden für viele Unternehmen immer wichtiger und sollten daher planvoll eingeführt werden. (Bild: BlueJeans)

Heute sind in vielen Unternehmen große Teile der Mitarbeiter auf mehrere nationale oder internationale Standorte verteilt und auch Telearbeit und Home-Office-Arbeitsmodelle nehmen zu. Videokonferenzlösungen bringen dadurch getrennte Teams wieder zusammen. Allerdings gilt es, bei der Einführung einer Videokonferenzlösung es ein paar grundlegende Aspekte zu beachten.

Damit sich die Videokommunikation nachhaltig durchsetzt und nicht in die lange Liste gescheiterter Technologien eingereiht wird, müssen die richtigen Prozesse und Personen aber auch die richtige Einstellung der Mitarbeiter vorhanden sein. Denn: Nichts ist unerfreulicher für Unternehmen, als Zeit, Geld und Ressourcen in Technologien zu stecken, die von den Beschäftigten dann anschließend nicht genutzt werden.

Die folgenden Tipps helfen dabei, das Floppen der Videokommunikation zu vermeiden und Ihr Videoconferencing-Projekt erfolgreich zu machen.

1. Stellen Sie sicher, dass Videokonferenzen zu Ihrer Unternehmenskultur passen

Wie können Sie feststellen, ob bestimmte Tätigkeiten für die neue Technologie geeignet sind? Ein Indikator ist das Vorhandensein einer kollaborativen Umgebung oder zumindest der Wunsch, künftig kollaborativer zu arbeiten. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Ihre Anstrengungen ins Leere laufen. Unternehmen, in denen einzelne Gruppen isoliert voneinander arbeiten und nichts dafür spricht, dass sich diese Situation ändert, sind keine geeigneten Kandidaten. Seine Vorzüge kann Videoconferencing am ehesten in Unternehmen entfalten, deren Beschäftigte auf verschiedene Standorte verteilt sind und die sich zum einen besser miteinander vernetzen und zum anderen eine auf Kooperation angelegte Kultur entwickeln wollen.

2. Sichern Sie sich die Unterstützung der Führungsebene, nicht nur der IT

Um eine Videokonferenzlösung erfolgreich einführen zu können, benötigen Sie die Unterstützung der Führungsetage, nicht nur der IT. Wenn sich leitende Manager aktiv für die Technologie einsetzen, werden ihnen andere im Unternehmen folgen. Die Vorbildfunktion der Führungskräfte kann gar nicht hoch genug veranschlagt werden, d.h. ohne Buy-in von ganz oben werden sich Videokonferenztechnologien kaum durchsetzen.

3. Stellen Sie eine geeignete Infrastruktur für das Videoconferencing sicher

Wenn Ihr Netzwerk oder WLAN keine Videokonferenzlösung unterstützt, kann das Projekt ebenfalls nicht funktionieren. Eine ungeeignete Infrastruktur führt zu schlechter Bild- und Tonqualität und damit zu frustrierten Nutzern und wenig Akzeptanz. Wenn Sie Zweifel an der Eignung Ihres Netzwerks/WLANs haben, bietet Ihnen bspw. BlueJeans einen Evaluierungsprozess an, mit dem Sie die nötige Klarheit schaffen können.

4. Testen Sie die Technologie in einem Pilotprojekt

Vor einer unternehmensweiten Einführung sollte das Tool in kleinen Gruppen getestet werden: von einem Technologie-affinen Team, das die Vorteile der Videokommunikation kennt, und von einem, das technologisch weniger fit ist. Anhand der Ergebnisse können Sie erkennen, wo Sie mit Ihrer Planung richtig gelegen haben, und wo Sie nachbessern müssen, bevor die Lösung in großem Maßstab eingeführt wird.

5. Sichern Sie sich die Unterstützung von Sponsoren bzw. Technology Evangelists

Ebenso wichtig wie die Unterstützung durch das Management ist die Bestimmung eines Projektsponsors, der die Aufgabe hat, vorab Interesse und Begeisterung für die neue Technologie zu wecken. Sie benötigen unbedingt jemanden, der sich aktiv und unüberhörbar für das Videoconferencing einsetzt, und zwar auf allen Führungsebenen. Interne Technology Evangelists gehen häufig aus Pilotprogrammen hervor und sind daher bestens geeignet, um andere mit ihrem Enthusiasmus anzustecken. Die Umstellung auf etwas Neues fällt leichter, wenn sich Kollegen dafür aussprechen.

6. Bewerben Sie das Videoconferencing-Projekt

Um eine breite Akzeptanz zu erreichen, muss vor dem Startschuss eine angemessene Vorbereitungsphase stehen. An diesem Punkt ist das Marketing in der Pflicht: Es muss Unterlagen und Informationen erstellen, die das neue Tool erläutern, seine Einführung begründen, seine positiven Auswirkungen aufzeigen und den zeitlichen Rahmen vorgeben.

7. Kommunizieren Sie den Start der Videokonferenzlösung klar

Wenn der Tag X gekommen ist, sollte die Lösung keinesfalls in aller Stille eingeführt werden. Vielmehr empfiehlt es sich, interne Mitteilungen an die Mitarbeiter zu verschicken, in denen sie erfahren, warum die neue Lösung so positiv ist, wo sie Hilfe erhalten, wie sie die Technologie anwenden können und welche Ziele das Unternehmen damit verfolgt.

Für Unternehmen mit besonders Technologie-affinen Mitarbeitern würde sich am Launch-Tag der Videokonferenzlösung beispielsweise ein eintägiges Verbot zur Nutzung herkömmlicher Telefone empfehlen, sodass Mitarbeiter auf die Videokonferenzlösung umsatteln müssen. Der Vorteil solch einer Aktion wäre, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig ins Boot geholt werden und die neu eingeführte Technologie von Anfang an nutzen. Während der Einführungsphase in regelmäßigen Abständen ähnliche Aktionen durchzuführen, könnte ebenfalls zu einer höheren Nutzungsfrequenz beitragen.

8. Achten Sie auf Kennziffern

Auch nach der Einführung ist die Arbeit nicht getan, denn nun müssen Sie im Auge behalten, wie viele Personen sich registriert haben und wie viele davon das Tool tatsächlich nutzen. Die Zahl der registrierten Nutzer kann noch so hoch sein, wenn in der Praxis niemand das Tool nutzt, ist das Projekt fehlgeschlagen. Kennziffern sind also wichtige Indikatoren dafür, wie gut die Videoconferencing-Lösung im Unternehmen tatsächlich ankommt.

9. Ignorieren Sie ‚Nachzügler’ und ‚Verweigerer’ nicht

Womöglich wird das neue Tool nicht von allen Teams oder Mitarbeitergruppen gleich schnell angenommen. Ignorieren Sie ‚Verweigerer’ keinesfalls, sondern machen Sie ihnen klar, welche Vorteile ihre Kollegen bereits realisiert haben, um sie mit an Bord zu holen.

Personen, die Neuerungen skeptisch gegenüberstehen, wird es immer geben. Ihnen müssen Sie klarmachen, wie nützlich das Tool für ihre tägliche Arbeit ist. Zeigen Sie ihnen, wie es Kollegen beispielsweise beim Abschluss eines Vertrags geholfen, den Zeitaufwand verringert und die Zusammenarbeit verbessert hat. Wenn Sie ‚Nachzügler’ ignorieren, bestätigen Sie sie in ihrer kritischen Einstellung. Sie warten dann einfach ab, bis das Projekt scheitert und das Unternehmen zu ihren alten Kommunikationsmethoden zurückkehrt.

10. Vernachlässigen Sie die Phase nach der Tool-Einführung nicht

Aus den Augen, aus dem Sinn ist die falsche Einstellung nach dem Start einer neuen Technologie. Genauso wichtig wie die gute Vorbereitung und Einführung ist auch eine angemessene ‚Nachsorge’. Dies können fortlaufende Schulungen für Mitarbeiter sein, bspw. „Lunch & Learn“-Sitzungen, in denen Fragen beantwortet und neue Funktionen vorgestellt werden, mit denen die Akzeptanz gesteigert wird.

James Campanini.
James Campanini. (Bild: BlueJeans)

Erfolgsgeschichten wie ‚Ihre Kollegin hat ein Projekt um drei Wochen verkürzt, indem sie Videobesprechungen durchgeführt hat’ sollten Sie unbedingt kommunizieren. Veranstalten Sie außerdem Wettbewerbe, bei denen die Mitarbeiter belohnt werden, die das Tool am häufigsten einsetzen. Um breite Akzeptanz zu erzielen, müssen solche Aktionen dem Unternehmen in Fleisch und Blut übergehen.

Über den Autor

James Campanini ist Vice President und General Manager EMEA bei BlueJeans.

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