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Von der Mission zur Aufgabe – Mitarbeiter richtig einbinden Unkontrollierte Digitalisierung überfordert Mitarbeiter – was hilft?

Viele neue Tools, Videokonferenzen, beschleunigte Kommunikation auf unterschiedlichen Kanälen. Die Digitalisierung hat nicht nur positive Seiten für die Arbeit. Viele Mitarbeiter sind überfordert. Doch es geht auch anders. Mit Work-Management-Plattformen wie Asana können Unternehmen eine "Pyramide der Klarheit" einrichten. Dieser Ansatz ermöglicht es allen Mitarbeitern, kontinuierlich auf wichtige Ziele hinzuarbeiten und Ressourcen effektiv einzusetzen. Dabei werden Einzelaufgaben über Projekte, Prozesse und Portfolios strukturiert variabel verknüpft und fließen so konsolidiert in Unternehmensziele ein.

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(Bild: MarekPhotoDesign@adobe.stock.com)

"Warum tue ich das überhaupt?" Diese Frage dürften sich die meisten Wissensarbeiter ("Knowledge Worker"; Menschen die keiner körperlichen Arbeit nachgehen) mindestens einmal gestellt haben. Dahinter verbergen sich mehrere Problempunkte. So arbeiten Fachkräfte in Deutschland immer länger und intensiver. Laut dem "Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021" von Asana verzeichneten beispielsweise 90 Prozent der Wissensarbeiter längere Arbeitszeiten; in 2019 waren das nur 82 Prozent.

Neue Ausgabe der Studie "Anatomie der Arbeit: Remote Teams - Verteilte Teams und die Zukunft der Arbeit"

Bedenklich stimmt, dass Fachleute in Deutschland 58 Prozent Ihrer Zeit für die "Arbeit rund um die Arbeit" aufwenden. Dazu zählen Meetings und die Suche nach Informationen, aber auch das Nachfassen bei Kollegen, wie weit diese mit Projektschritten sind. Daher kommt bei vielen Mitarbeitern die fachliche und strategische Arbeit zu kurz. Ein weiterer Punkt: Ein Großteil der Wissensarbeiter hat das Gefühl, dass zwar jede Menge Aufgaben auf ihrem Schreibtisch landen. Doch wie diese dazu beitragen, dass das Unternehmen seine Mission erfüllen kann, bleibt für den Mitarbeiter intransparent.

Meetings oder die Suche nach Informationen halten fast 60 Prozent Mitarbeiter in Deutschland von Tätigkeiten ab, die einen höheren Mehrwert haben.
Meetings oder die Suche nach Informationen halten fast 60 Prozent Mitarbeiter in Deutschland von Tätigkeiten ab, die einen höheren Mehrwert haben.
(Bild: Asana - Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021)

Lösung: Mit Zielen zu einer "Pyramide der Klarheit"

Daher ist es wichtig, dass ein Unternehmen seine Mitarbeiter dabei unterstützt, sich auf wichtige, wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Zudem sollte jedem Mitarbeiter klar sein, auf welche Weise das Erfüllen seiner Ziele zum Unternehmenserfolg beiträgt. Umsetzen lässt sich das mithilfe einer Work-Management-Lösung wie Asana in Verbindung mit dem Konzept der "Pyramide der Klarheit". Es schlägt eine Brücke zwischen der täglichen Arbeit der Mitarbeiter und den strategischen Zielen des Unternehmens.

Dadurch können Mitarbeiter den Stellenwert von Zielen und Tätigkeiten im Kontext der gesamten Aktivitäten des Unternehmens erkennen und die richtigen Prioritäten setzen. Zu diesem Zweck stellt die Pyramide dar, wie längerfristige Ziele, etwa die Entwicklung neuer Produkte, vom Erfüllen untergeordneter Vorgaben abhängen - bis hinab auf die Ebene kurzfristiger Team-Ziele. Das kommt nicht nur dem Unternehmen zugute, sondern auch den Mitarbeitern. Sie wissen nun, warum sie wann bestimmte Aufgaben erledigen sollten und welchen Beitrag diese Arbeiten zum Gesamterfolg ihres Arbeitgebers leisten.

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Schlüsselrolle von Aufgaben und Objective and Key Results

Eine Schlüsselrolle bei einer Pyramide der Klarheit spielt die Funktion "Ziele" in Asana. Sie verknüpft tägliche Projekte und Prozesse via Projektportfolios mit geschäftlichen Ergebnissen. Teamleiter und Manager sind dadurch in der Lage, in Echtzeit nachzuverfolgen, welche Ziele bereits erreicht wurden, wo es "hakt" und wo nötigenfalls eine weitergehende Unterstützung bestimmter Teams erforderlich ist. Doch nicht nur Führungskräfte haben Zugang zu diesen Informationen, sondern die Mitglieder aller Teams. Das macht es einfacher, Arbeitsgruppen auf klare Ziele auszurichten.

Eine "Pyramide der Klarheit " verbindet auf strukturierte Weise Einzelaufgaben über Projekte, Prozesse und Portfolios. Dadurch fließen diese Aufgaben konsolidiert in die Unternehmensziele ein. Das macht es einfacher, Ressourcen zu verteilen und erhöht die Motivation der Mitarbeiter.
Eine "Pyramide der Klarheit " verbindet auf strukturierte Weise Einzelaufgaben über Projekte, Prozesse und Portfolios. Dadurch fließen diese Aufgaben konsolidiert in die Unternehmensziele ein. Das macht es einfacher, Ressourcen zu verteilen und erhöht die Motivation der Mitarbeiter.
(Bild: Asana)

Um Ziele festzulegen und zu prüfen, ob sie erreicht wurden, lassen sich bei Asana "Objectives and Key Results" (OKR) nutzen. Eine Zielvorgabe (Objective) gibt vor, wohin sich ein Team bewegen soll ("Wohin gehen wir?"), die Key Results zeigen auf, ob der Zielort erreicht wurde ("Wir sind da!" oder auch "Wir sind noch nicht angekommen."). Dazu ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte die Kundentreue optimieren (Ziel). Ob dies erreicht wurde, lässt sich mithilfe diverser "Key Results" prüfen: dem Jahresumsatz, der Zahl der Erfahrungsberichte zufriedener Kunden oder einem hohen "Net Promoter Score" (NPS). Er gibt an, wie viele Kunden die Lösungen eines Anbieters Freunden oder Kollegen empfehlen würden. Werden solche OKR auf einer zentralen Plattform wie Asana abgebildet, ist für alle Beteiligten jederzeit transparent, ob und welche Ziele bereits erreicht wurden und in welchen Bereichen Nachbesserungsbedarf besteht. Von dieser Transparenz profitiert ein Geschäftsführer und Manager ebenso wie ein “normaler” Fachmann in der Produktentwicklung oder dem Marketing.

Hier gehts zum Leitfaden für OKR

Ziele und Arbeiten verknüpfen

"Also stellt Asana eine Art Task-Management zur Verfügung", mag nun mancher einwerfen. Das wäre zu kurz gegriffen. Denn mit der Asana-Plattform erfassen und verwalten Mitarbeiter alle länger- und kurzfristigen Ziele. Und sie nutzen die Plattform, um Arbeitsvorgänge mit diesen Zielsetzungen zu verbinden.

Außerdem verknüpft Asana Ziele mit Projekten. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, welche Fortschritte ein Projekt macht . Durch Multihoming können Tasks mehreren Projekten, Projekte mehreren Portfolios und Portfolios mehreren Zielen zugeordnet werden. Dieses variable Netzwerk der gesamten zu verrichtenden Arbeit einer Firma und die dadurch erzielte Transparenz für all ist einzigartig in der Industrie . Treten Verzögerungen auf, wird umgehend klar, an welchen "Stellschrauben" ein Teamleiter "drehen" muss, sie zu beseitigen. Denn Abteilungsleiter und Geschäftsführung bewegen sich wahrscheinlich öfter auf der Ebene der Portfolios, um einen Einblick in die Zahl der Projekte zu erhalten und welche davon in ihrem Bereich gerade zum Zielbeitrag laufen.

Mit Asana können Unternehmen "Objectives and Key Results" (OKR) definieren. Das heißt, sie legen Ziele fest und definieren Messwerte, mit denen überprüft werden kann, ob die Vorgaben erreicht wurden.
Mit Asana können Unternehmen "Objectives and Key Results" (OKR) definieren. Das heißt, sie legen Ziele fest und definieren Messwerte, mit denen überprüft werden kann, ob die Vorgaben erreicht wurden.
(Bild: Asana)

Und was bringt das alles?

Eine moderne Work-Management-Plattform wie Asana ermöglicht es Unternehmen, eine Pyramide der Klarheit zu erstellen, inklusive einer Ziel-Funktion. Dies ist kein Luxus, sondern in (digitalen) Unternehmen schlichtweg unverzichtbar. Weil Ziele direkt mit der Arbeit von Teams verknüpft sind, lassen sich Zielvorgaben schneller und einfacher erreichen. Zudem ist es einfacher, die Prioritäten anpassen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass sich die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen besser koordinieren lässt. Das bedeutet weniger Reibungsverluste und eine optimale Zuweisung von Ressourcen. Hinzu kommt ein Faktor, der vor allem im Zeitalter der Digitalisierung wichtig ist: Unternehmen und Abteilungen benötigen weniger Zeit, um sich auf neue Ziele auszurichten. Sie werden somit agiler.

Der vermutlich wichtigste Vorteil für ein Team ist, dass die Mitarbeiter jederzeit eine Rückmeldung erhalten, in welchem Maß ihre Arbeit und die ihrer Teamkollegen dazu beiträgt, um das Unternehmen voranzubringen. Das wirkt sich positiv auf die Motivation aus und gibt jedem Mitarbeiter das Gefühl, mehr zu sein als nur ein kleines Rädchen in der Unternehmensmaschinerie.

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