Suchen

Gesponsert

Work Management bringt Content und Kommunikation zusammen Arbeiten Sie etwa noch in Silos?

Wenn Verantwortliche in Geschäftsleitung und IT einmal einen ehrlichen, kritischen Blick auf die Art und Weise werfen, wie (Zusammen-) Arbeit und Zugriffe auf das vorhandene Wissen ablaufen, stellen sie schnell fest, dass es neuerer Methoden bedarf: Die eingesetzten Techniken wie E-Mail und Spreadsheets sind Relikte der 90er-Jahre. Und obwohl in den letzten Jahren viele Alternativen geschaffen wurden, werden diese größtenteils noch ignoriert. Hier kann „Work Management“ helfen: Es bringt Inhalte, Kommunikation und Koordination ganz im Sinne der Digitalisierung zusammen.

Gesponsert von

Arbeiten in Silos schirmt Kommmunikation und Wissen ab – und macht erfolgreiches Arbeiten im Team unmöglich.
Arbeiten in Silos schirmt Kommmunikation und Wissen ab – und macht erfolgreiches Arbeiten im Team unmöglich.
(Bild: © imageegami - stock.adobe.com)

Nicht erst die Corona-Krise mit der „zwanghaften“ Verbreitung des Arbeitens in den Home-Offices hat gezeigt, wie wichtig Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team sind – egal, ob am Schreibtisch, nebenan oder anderen Standorten. Glücklich, wessen Firma da schon die Schritte hin zum „New Work“ und zur Zusammenarbeit mittels Cloud-Tools vollzogen hat. Doch wie sieht das in der Realität häufig immer noch aus? Das bewährte Kommunikationsmittel ist die E-Mail und Dokumente werden eingescannt, dann per E-Mail weitergeleitet und ausgedruckt.

► Webinar || Email Abgelöst: Team Beverage setzt Asana ein

Viele Nutzer versuchen der nicht nur sprichwörtlichen E-Mail-Flut (Stichwort: cc an alle) Herr zu werden, indem sie sich in ihrem E-Mail-Client viele Unterordner anlegen, in denen sie Vorgänge, Nachrichten und Dokumente thematisch sortiert ablegen. Informationen und Dokumenten existieren so innerhalb des Unternehmens in den unterschiedlichsten Versionen in den individuellen Postfächern der Mitarbeiter. Ein geradezu klassisches Beispiel für das Abspeichern von Informationen in einem Silo – Kollegen oder auch Mitarbeiter des Teams haben auf diese Art keinen Zugriff auf die Informationen.

Das große Problem der so genannten Knowledge Worker: „Wir wissen, dass eine bestimmte Information in der Firma/im Team vorhanden ist – doch wir wissen nicht, wo sie zu finden ist, oder können nicht darauf zugreifen. So verbringen die Wissensarbeiter heute aktuell weltweit fast zwei Drittel ihrer Zeit mit der „Arbeit rundum Arbeit“, indem sie beispielsweise dringend benötigte Informationen mühsam zusammensuchen, von Kollegen/Teammitgliedern mühsam erfragen oder sie einfach nochmal erstellen (Doppelarbeit) müssen.

► Arbeit rund um die Arbeit behindert wichtigere Tätigkeiten

Aufschlüsselung der Arbeitszeit.
Aufschlüsselung der Arbeitszeit.
(Bild: Asana)

Diese Probleme rufen dann häufig die Apologeten des Projektmanagements auf den Plan, die nicht zu Unrecht behaupten, dass ein weiteres in fast allen Unternehmen und Teams weitverbreitetes Werkzeug – das Excel-Spreadsheet – ebenfalls völlig ungeeignet ist, Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern. Zumal diese selten aktuellen Kalkulationstabellen dann auch wieder via E-Mail-Versand ihren Weg in die individuellen Silos finden.

An dieser Stelle sollen dann vielfach Lösungen helfen, die Spreadsheets in der Cloud anbieten, somit also eine zentrale, synchrone Ablage anbieten. Aber auch die Informationen, die in solchen Spreadsheets abgelegt werden, weisen leider keine direkte Verbindung zu entsprechenden Projekten auf, die damit in Beziehung stehen. Zudem werden hier häufig Kopien oder andere Versionen erstellt, die dann ebenfalls die Informationen in einem Silo verschwinden lassen. Das ist auch kein Wunder, gibt es die so „innovativen“ Spreadsheets in der Cloud nun auch schon seit 10 Jahren.

Eine Lösung für mehr als Projekte: Work Management

Der Ruf nach einer besseren Organisation der Arbeit an sich und einer ebenfalls besseren Verteilung der Informationen innerhalb einer Organisation oder eines Teams ist sicher nicht neu. Er wurde so oder in ähnlicher Form sicher schon in der „prä-digitalen“ Zeit in vielen Büros erhoben. Doch die Arbeit hat sich geändert und verändert sich radikal weiter: Schlagworte wie Digital Workplace beziehungsweise Digital Workspace und ganz allgemein „neues Arbeiten“ sollen diese Veränderungen verdeutlichen und repräsentieren. Nun also auch noch „Work Management“.

Die Analysten von Gartner definieren Work Management (deutsch: Arbeitsmanagement) als „Ein Set von Diensten, das sowohl die Bewegung von Informationen als auch die Interaktionen bei Business–Prozessen und den Arbeitsprozessen von Menschen, die diese Informationen generieren, mit einer Workflow-Struktur versehen“. Kurz gesagt geht es darum, den Arbeitsfluss einzelner Mitarbeiter und Teams zu verwalten, ganz gleich ob diese sich innerhalb eines einzelnen Projekts oder in den „normalen“ Arbeitsabläufen und Aufgaben des Unternehmens wiederfinden. Also ein System, das die Arbeit zentral über Projekte, Prozesse und einzelne Aufgaben hinweg verwaltet und koordiniert. Es regelt, wer, was, wann macht!

Viele Mitarbeiter werden sich bei der ersten Begegnung mit Lösung für das Work Management vielleicht zunächst an eher weniger positive Erfahrungen mit einer großen Anzahl der verschiedensten Softwarelösungen für das Projektmanagement erinnern. Oftmals mit großen Vorschusslorbeeren eingeführt, bedeutet ein neuer Projektleiter oft auch ein neues Tool für das Projektmanagement. Nicht zuletzt dadurch erweisen sich diese Werkzeuge oftmals eher als Hemmnis denn als Hilfe für die Organisation und Durchführung der Projekte: Die Mitarbeiter haben nicht selten den Eindruck, sie arbeiten dafür, sich und ihre Aufgaben dem Tool anzupassen und nicht dafür, ein Projektziel zu erreichen. Die Rückkehr zum Excel-Sheet, der E-Mail und endlosen Projekt-, MileStone- und anderen Meetings ist dann fast unvermeidlich. Gerade im Hinblick auf die in allen Bereichen geforderte Agilität ist das sicher nicht zielführend.

Work Management-Lösungen haben hier einen anderen, weitaus weiter reichenden Ansatz, der darauf abzielt, nicht ein einzelnes Projekt zu optimieren, sondern den Blick auf die „Arbeit an sich“ zu lenken. Dabei werden sowohl die Prozesse als auch die verschiedensten Projekte im Unternehmen insgesamt und nicht nur auf ein Projekt isoliert (in einem Silo) betrachtet. Ein einzelnes Projekt ist in der Regel zeitlich begrenzt und die Mitglieder eines Projektteams bilden nur vorübergehend diese Arbeitsgemeinschaft. Work Management stellt hingegen einen kontinuierlichen Prozess dar, mit dessen Hilfe das gesamte Team des Unternehmens die unterschiedlichsten Ziele, Projekte und Prozesse bewältigen kann. Diese Prozesse können dann direkt mit den Aufgaben für den ausführenden Mitarbeiter verknüpft werden. Das heißt, es bestehen nicht nur Projekt-Grafiken, die das Projekt konzeptionell beschreiben. Sondern das Projekt ist definiert durch ausführbare Aufgaben (actionable Tasks) an denen die Projektmitarbeiter direkt an der Umsetzung involviert sind.

Ganz wichtig in diesem Zusammenhang im Hinblick auf die sich verändernden Arbeitsumgebungen und Begriffe wie „Digital Workspace“: Work Management ist dabei völlig unabhängig davon, wann und an welchem Ort gearbeitet wird. Mit einer Work Management Software wie sie von Asana als SaaS-Lösung (Software as a Service) angeboten wird, können die verantwortlichen Team- und Projektleiter problemlos auch mobile Mitarbeiter an den verschiedensten Standorten mit in Workflow integrieren.

Work Management im „richtigen Leben“: Anwendungsfälle von Asana

Die klar strukturierte Oberfläche der Asana-Software bietet allen Mitarbeitern eine aktuelle und stets synchronisierte Sicht sowohl auf die Projekte als auch auf die Aufgaben, Prozesse und die mobilen Bereiche des Unternehmens. So können die unterschiedlichen Workflows problemlos eingerichtet werden, um die Arbeit eines Teams effektiver zu verfolgen und zu bewältigen. Das Spektrum reicht dabei beispielsweise vom redaktionellen Kalender beziehungsweise Redaktionsplan einer Publikation über so genannte Produktfahrpläne in Produktionsumgebungen bis hin zum „Onboarding“ neuer Mitarbeiter. Ebenso gut können Aufgaben aus den Bereichen Finanzen und Sales, wie das Account Management im Sales-Bereich und die so wichtige Budgetierung im Umfeld der Finanzen, sehr gut mit dem Work Management abgebildet werden.

► Erleben Sie Asana in einer Online Demo

Board-Ansicht Asana.
Board-Ansicht Asana.
(Bild: Asana)

Aber auch Terminkalender oder „To-Do-Listen“ in Form der vom Projektmanagement her bekannten Karban-Boards, um Aufgaben zu priorisieren und verschiedensten Projekte zu verwalten, sind ein Teil der Lösung. Besonders effizient lässt sich Software aber dann einsetzen, wenn es darum geht, die verschiedensten Teams innerhalb eines Unternehmens zu verwalten. So können beispielsweise in Marketingteams alle dessen Mitglieder über die Ziele und Erwartung des Teams und der Kampagnen informiert werden. Teamleiter können Anfragen weiterleiten oder auch Genehmigungen nachverfolgen, was helfen kann, viele ungeplante und zeitraubende Ad-hoc-Aufgaben zu vermeiden. Weiterhin unterstützt die Software auch bei der Einführung von Automatisierung, so dass immer wiederkehrende manuelle Tätigkeiten, die wertvolle Arbeitszeit rauben, automatisch ausgeführt werden. Dadurch werden Fehler reduziert und die Mitarbeiter können sich den wirklichen Problemen und Aufgaben widmen.

Fazit: Bessere Zusammenarbeit ohne Informations-Silos ist möglich

Natürlich kann auch Work Management-Software nicht die „Silver Bullet“ sein, die alle Probleme löst. Oder ins Deutsche übersetzt: Es gibt keinen Königsweg. Aber richtig und mit Augenmaß eingesetzt kann eine Work Management-Lösung wie Asana die Arbeit im Unternehmen in vielen Aspekten entscheidend verbessern.

Wie sieht Work Management aus?
Wie sieht Work Management aus?
(Bild: Asana)

Der Wechsel von der „reinen Projektebene“ hin zur Optimierung aller Projekte beziehungsweise der gesamten Arbeit, wobei Projekte und Prozesse gemeinsam betrachtet werden, kann deutlich dazu beitragen, die Unternehmensziele schneller und stringenter zu erreichen: Sie werden auf diese Weise direkt mit ausführbaren Aufgaben versehen. Dabei wird festgelegt, wer, was und wann macht. Das sorgt dann wiederum für Klarheit und Transparenz für jeden Mitarbeiter. Auf diese Weise können sie dann Aufgaben einfacher priorisieren, Informationen schneller und zuverlässiger finden und die E-Mail-Flut deutlich reduzieren. Zudem müssen die Knowledge Worker so weniger Doppelarbeit leisten und – last but not least – weniger Zeit in fruchtlosen Meetings verbringen.

Advertorial - Was ist das?

Über Advertorials bieten wir Unternehmen die Möglichkeit relevante Informationen für unsere Nutzer zu publizieren. Gemeinsam mit dem Unternehmen erarbeiten wir die Inhalte des Advertorials und legen dabei großen Wert auf die thematische Relevanz für unsere Zielgruppe. Die Inhalte des Advertorials spiegeln dabei aber nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wider.