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Nicht-ablenken-lassen ist die neue Superkraft für das Arbeiten im 21. Jahrhundert Work Management ist mehr als ein Tool

Noch schnell zig E-Mails beantworten, Informationen für den Monatsreport zusammensuchen und den Projektplan updaten. Viele Mitarbeiter wenden einen Großteil ihrer Zeit für solche Routinearbeiten auf. Doch es gibt einen Ausweg: ein Work Management. Mit diesem Ansatz lässt sich Arbeit fokussiert organisieren, sodass wieder mehr Zeit für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.

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Von Work-Management-Lösungen profitieren Mitarbeiter von Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen und aus allen Bereichen – von der Produktion und vom Marketing über HR und IT bis hin zur Planungs-Abteilung und zum Management.
Von Work-Management-Lösungen profitieren Mitarbeiter von Unternehmen aus einer Vielzahl von Branchen und aus allen Bereichen – von der Produktion und vom Marketing über HR und IT bis hin zur Planungs-Abteilung und zum Management.
(Bild: © pathdoc - stock.adobe.com)

"Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel." Dieser Satz stammt nicht aus einem Whitepaper oder aus Coaching-Unterlagen zum Thema Arbeitsorganisation oder Projektmanagement. Vielmehr wird er niemand Geringerem als dem "Dichterfürst" Johann Wolfgang von Goethe zugeschrieben. Und dieser kreative Kopf wusste, wovon er sprach. Denn schließlich musste er seine Tätigkeit als Schriftsteller und seinen eigentlichen "Job" als hoher Staatsbeamter unter einen Hut bringen.

Aber was hat Goethe mit den Anforderungen an einen Wissensarbeiter und "High Potentials" des 21. Jahrhundert zu tun? Eine ganze Menge. Denn auch heute müssen Mitarbeiter häufig einen Spagat bewältigen – oder besser gesagt gleich mehrere: zwischen Beruf und Familie oder Freizeit; zwischen dem Druck durch Projekt-Deadlines und dem Anspruch, mehr Zeit für kreative und strategische Prozesse zu haben; zwischen der Forderung von Chefs an das Team, länger und härter zu arbeiten, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen, und dem Wunsch, nachvollziehen zu können, warum dieses Projekt einen so hohen Stellenwert hat.

Arbeiten „rund um“ die Arbeit dominieren („Work around Work“)

Doch in der Realität schaffen es viele Mitarbeiter nicht, diese unterschiedlichen Sphären miteinander in Einklang zu bringen. Ein Grund dafür ist, dass Beschäftigte kaum keine Chance haben, sich auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit zu fokussieren. Das belegt die Untersuchung "Anatomy of Work Index" von Asana. Demnach "fressen" Tätigkeiten rund um die Arbeit 60 Prozent des Zeitbudgets auf. Eine maßgeblich Rolle dabei spielen "Informationssilos" (siehe dazu den Beitrag "Arbeiten Sie etwa noch in Silos?"). Nur 40 Prozent der Zeit bleiben für anspruchsvolle Arbeiten und für Tätigkeiten, die für ein Unternehmen besonders wertvoll sind: Ideen entwickeln, sich Gedanken über neue (digitale) Angebote machen oder Strategien überdenken.

eBook "Der ROI einer Workflow Management Plattform"

Kaum Raum für kreative Tätigkeiten: Nur 30 Prozent der Arbeitszeit von Wissensarbeitern bleibt für Aktivitäten, die maßgeblich zur Wertschöpfung beitragen, etwa die Entwicklung neuer Ideen.
Kaum Raum für kreative Tätigkeiten: Nur 30 Prozent der Arbeitszeit von Wissensarbeitern bleibt für Aktivitäten, die maßgeblich zur Wertschöpfung beitragen, etwa die Entwicklung neuer Ideen.
(Bild: Asana)

Es liegt auf der Hand, dass diese Situation problematisch ist. Kaum ein Marketingspezialist, Produktdesigner, Entwickler, ITler, Controller, Unternehmensplaner oder Manager dürfte damit zufrieden sein, dass er primär als "Verwalter" aktiv sein muss.

Auf Wertschöpfung fokussieren

Gefordert ist daher ein Lösungsansatz, der es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufmerksamkeit stärker auf kreative und wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren. Das heißt, weg von einem Ansatz nach dem Motto "Ich verwalte – also bin ich!". Erforderlich ist vielmehr eine Arbeitsumgebung, die den Aufwand für Routinetätigkeiten und die damit verbundenen Ablenkungen reduziert.

Eine Work-Management-Plattform wie Asana ist mehr als ein Collaboration- oder Projektmanagement-Tool. Sie verwaltet und koordiniert Projekte, Prozesse und einzelne Aufgaben. Gleichzeitig haben Mitarbeiter stets den Überblick über den Kontext, in dem sich einzelne Tätigkeiten bewegen.
Eine Work-Management-Plattform wie Asana ist mehr als ein Collaboration- oder Projektmanagement-Tool. Sie verwaltet und koordiniert Projekte, Prozesse und einzelne Aufgaben. Gleichzeitig haben Mitarbeiter stets den Überblick über den Kontext, in dem sich einzelne Tätigkeiten bewegen.
(Bild: Asana)

Zusätzlich sollten Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, ihrer Tätigkeiten in einen Gesamtkontext einzuordnen: Wenn einem Mitarbeiter klar ist, welchen Anteil seine Arbeit am Erfolg eines Projekts oder des gesamten Unternehmens hat, wirkt sich das positiv auf seine Motivation und Loyalität aus. Fühlt er sich dagegen als kleines, anonymes Rädchen, ist das Gegenteil die Folge.

Studie "Anatomie der Arbeit: Remote Teams - Verteilte Teams und die Zukunft der Arbeit"

Arbeit besteht aus drei Elementen

Doch allein mit Workshops und Coachings lässt sich eine neue Form des (Zusammen-)Arbeitens nicht erreichen. Die Lösung ist ein Work Management. Vereinfacht gesagt unterstützen entsprechende Lösungen, etwa die von Asana, Unternehmen und deren Mitarbeiter dabei, Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten. Das gilt für Projekte, Prozesse und Routineaufgaben – und dies alles auf allen Organisationsebenen. Damit verbunden ist eine Entlastung der Beschäftigten. Auf diese Weise werden Teams in die Lage versetzt, ihre Ziele und die des Unternehmens schneller und ohne Reibungsverluste zu erreichen.

Die "Arbeit", die ein Work Management organisiert und optimiert, setzt sich aus drei Hauptbestandteilen zusammen. Das erste sind Aufgaben (Tasks), also individuelle "Arbeitshäppchen". Ein Task kann darin bestehen, regelmäßig einen Bericht zu verfassen oder Marketingunterlagen auf das neue Corporate Design abzustimmen. Ein Work Management unterstützt Nutzer dabei, die drei W-Fragen zu beantworten: Wer ist für welche Aufgaben zuständig und bis wann muss er diese erledigt haben. Das zweite Element sind Sammlungen von Aufgaben, also Projekte. Das kann die Entwicklung eines neuen Produkts sein oder eine Neuausrichtung der Vertriebsstrategie. Noch komplexer ist das dritte Element: die Sammlungen von Projekten, also Projekt-Portfolios. Sie sind vor allem für Geschäftsführer und Fachbereichsleiter relevant.

Auf die "vier K" kommt es an

Eine zentrale Rolle beim Work Management spielen die "vier K":

Klarheit,
Koordination,
Kollaboration und
Kontinuität.

Diese Punkte und entsprechende Funktionen finden sich in den Work-Management-Plattformen von etablierten Anbietern wie Asana wieder.

Klarheit und Koordination fördern Fokussierung

Klarheit bedeutet, dass alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt eine ganzheitliche Sicht auf Deadlines, den Status, die Aufgabenverteilung und die Ziele ihrer Arbeit haben. Ein wichtiger Faktor ist, dass durch das Work Management jedem Beschäftigten klar wird, auf welche Weise seine Arbeit dazu beiträgt, den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen. Nur wer gewissermaßen das große Ganze sieht, ist in der Lage, einen Sinn in seiner Arbeit zu erkennen und die richtigen Schwerpunkte bei seinen Tätigkeiten zu setzen.

Koordination ist die Kunst, Arbeitsabläufe perfekt aufeinander abzustimmen, auch dann, wenn im Unternehmen unterschiedliche Kommunikations-Tools zum Einsatz kommen und die Mitarbeiter diverse Informations- und Datenquellen nutzen. Ein wichtiges Ziel von Koordination ist, die Bildung von Silos zu verhindern. Das können Informationspools sein, auf die nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff haben, aber auch komplexe Prozesse, die nur in einzelnen Bereichen und Abteilungen zum Einsatz kommen.

Was ist Work Management und warum man es braucht

Ein Mittel, um die Koordination zu vereinfachen, sind Templates. Die Plattform von Asana nutzt solche Vorlagen, damit Teams quasi aus dem Stand heraus und auf Basis derselben Daten und Informationen Projekte erfolgreich planen und umsetzen können. Templates lassen sich außerdem dazu nutzen, um Prozesse zu automatisieren und wiederkehrende Aufgaben automatisch zu erledigen. Das entlastet die Mitarbeiter und verschafft ihnen die Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu fokussieren.

Kollaboration: Bindeglied in verteilten Arbeitswelten

Eine reibungslose Kollaboration von Mitarbeitern, Abteilungen und Unternehmensbereichen ist unverzichtbar, um Projekte erfolgreich abzuschließen und Ziele zu erreichen. Das gilt umso mehr, als vor allem im Zuge der Digitalisierung die Zusammenarbeit mit Partnerfirmen und Kunden an Bedeutung gewinnt.

Hinzu kommt, dass Unternehmen schon seit geraumer Zeit ihre Mitarbeiter nicht an einem einzelnen Standort konzentrieren. Die Designabteilung kann in Stockholm und Mailand angesiedelt sein, die Produktentwicklung in Stuttgart; die Software-Spezialisten arbeiten vorzugsweise in Bangalore und die Unternehmensleitung hat ihren Sitz in Berlin. Und bei Bedarf verstärken Freelancer mit speziellen Kenntnissen Projektteams. Dieser Trend zum verteilten Arbeiten setzt sich auch im Kleinen fort. So hat durch die Corona-Krise die Zahl der Mitarbeiter drastisch zugenommen, die im Homeoffice ihre Aufgaben erledigen. Nach Angaben des Digitalverbandes Bitkom war das im März 2020 bei 49 Prozent der Berufstätigen der Fall.

Auch nach Corona dürfte für einen Großteil der Arbeitnehmer das Arbeiten zuhause ein fester Bestandteil ihres Berufsalltags bleiben. Das belegt die Studie "Anatomie der Arbeit: Remote Teams - Verteilte Teams und die Zukunft der Arbeit" von Asana. Laut ihr wollen 47 Prozent der Beschäftigten auch weiterhin zumindest teilweise ortsunabhängig arbeiten. Work-Management-Plattformen wie Asana und deren Collaboration-Funktionen werden vor diesem Hintergrund zu unverzichtbaren Werkzeugen für Unternehmen. Sie ermöglichen es (verteilten) Teams, Informationen und Wissen zu teilen, Diskussionen zu bündeln und Problemstellungen gemeinsam auf effiziente Weise anzugehen. Zudem trägt eine solche Form der Zusammenarbeit maßgeblich dazu bei, den Team Spirit zu stärken und die Ausrichtung der Aktivitäten der Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel zu forcieren.

Kontinuität: Sicherheit in unsicheren Zeiten

Gerade in Zeiten, die durch disruptive Entwicklungen wie Digitalisierung, Flexibilisierung von Tätigkeiten und neue Formen von Arbeit geprägt sind, benötigen Mitarbeiter dennoch einen festen "Anker", sprich Kontinuität. Auch diesem Bedürfnis muss eine Work-Management-Plattform Rechnung tragen. Mithilfe einer solchen Lösung können Unternehmen einen Rahmen für die Arbeitsprozesse ihrer Mitarbeiter schaffen.

Eine zentrale Funktion eines Work Management besteht darin, die Überlastung von einzelnen Mitarbeitern oder Teams zu vermeiden. Plattformen wie Asana machen daher transparent, wer wann welche Aufgaben zu erfüllen hat.
Eine zentrale Funktion eines Work Management besteht darin, die Überlastung von einzelnen Mitarbeitern oder Teams zu vermeiden. Plattformen wie Asana machen daher transparent, wer wann welche Aufgaben zu erfüllen hat.
(Bild: Asana)

Dies ist vor allem für Mitarbeiter wichtig, die an unterschiedlichen Standorten und in Homeoffices aktiv sind. Sie haben jederzeit eine aktuelle Sicht auf Projekte, Aufgaben und Prozesse. Jeder Beschäftigte hat zu jedem Zeitpunkt den Überblick darüber, welche Aufgaben er zu erfüllen hat, wie der Status der Aktivitäten seiner Kollegen in anderen Abteilungen ist und wie sich diese Tätigkeiten in den Gesamtkontext einfügen. Diese ganzheitliche Sicht gibt nicht nur Sicherheit (jeder weiß, was er wann zu tun hat). Sie unterstützt Teams auch dabei, optimale, kontinuierliche Workflows einzurichten.

Work Management ist mehr als Projektmanagement

Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse mithilfe einer Work-Management-Plattform auf eine neue, produktivere Grundlage stellen möchten, sollten darauf achten, dass die betreffende Lösung die "vier K" unterstützt. Doch bevor eine solche Plattform eingeführt wird, gilt es im Unternehmen und in den Fachbereichen Überzeugungs- und Aufklärungsarbeit zu leisten. Denn in vielen Fällen dürften Argumente auf den Tisch kommen wie "Aber wir haben doch schon ein Projektmanagement-Werkzeug!".

Das mag sein, aber Work Management und Projektmanagement sind unterschiedliche Ansätze mit unterschiedlichen Zielsetzungen, wie der Beitrag "Work Management ist gut für die IT – Die Grenzen von Projektmanagement-Tools" im Detail aufzeigt.

Was beim Fokussieren falsch läuft: Die Anatomie der Arbeit

Work-Management-Plattformen zahlen sich aus

Doch wie bei jeder Technologie müssen sich am Ende des Tages auch die Investitionen in eine Work-Management-Plattform für ein Unternehmen bezahlt machen, Stichwort Return on Investment (ROI). Und das ist bei den Lösungen von Asana nachweislich der Fall, wie die Studie "Der ROI von Work-Management-Plattformen – Deutschland" von Asana belegt. Für rund 89 Prozent der deutschen Unternehmen, die eine solche Plattform einsetzen, hat sich diese Investition ausgezahlt, so die Untersuchung. Auf vergleichbare Werte kommen im Übrigen auch Firmen in anderen Regionen, etwa den USA, Japan und Frankreich.

Eine Work-Management-Plattform ist ihr Geld wert. Dieser Ansicht ist die Mehrzahl der Nutzer solcher Lösungen in führenden Wirtschaftsnationen.
Eine Work-Management-Plattform ist ihr Geld wert. Dieser Ansicht ist die Mehrzahl der Nutzer solcher Lösungen in führenden Wirtschaftsnationen.
(Bild: Asana)

Mindestens ebenso wichtig wie ein ROI in Dollar, Yen und Euro ist jedoch ein weiterer Faktor: Mitarbeiter können sich mithilfe einer Work-Management-Lösung endlich auf Tätigkeiten konzentrieren, die ihnen selbst, ihrem Team und dem gesamten Unternehmen einen Mehrwert bieten. Das gaben 78 Prozent der Studienteilnehmer an. Ebenso viele registrierten einen deutlichen Anstieg der Motivation ihrer Mitarbeiter und Teamkollegen. Ein Work Management ist somit weit mehr als ein Tool zur Effizienzsteigerung. Es verhilft Menschen dazu, ihr Potenzial in einem viel höheren Maß auszuschöpfen. Davon profitieren alle: der Mitarbeiter, seine Teamkollegen und das Unternehmen.

Den Report mit allen Details zum ROI von Work-Management-Plattformen finde Sie hier.

Mehr Effizienz, Produktivität und Klarheit sind einige der Vorteile, von denen Nutzer von Work-Management-Lösungen wie Asana in der Praxis profitieren.
Mehr Effizienz, Produktivität und Klarheit sind einige der Vorteile, von denen Nutzer von Work-Management-Lösungen wie Asana in der Praxis profitieren.
(Bild: Asana)

Fazit

Wäre Goethe noch kreativer und produktiver gewesen, wenn ihm eine Work-Management-Plattform wie Asana zur Verfügung gestanden hätte? Davon ist auszugehen. Aber man muss kein Genius sein, um von einem Work Management zu profitieren. Lösungen wie Asanas Work Management Platform lassen sich in einer Vielzahl von Branchen und von Mitarbeitern aus allen Bereichen nutzbringend einsetzen, von der Produktion und vom Marketing über HR und IT bis hin zur Planungs-Abteilung, vom Marketing bis zum Management. Und dieser Nutzen beschränkt sich nicht darauf, dass Mitarbeiter und Teams fokussierter und effizienter arbeiten. Vielmehr trägt ein Work Management dazu bei, die Arbeit menschlicher zu machen. Auch dies ist ein Faktor, den ein modernes Unternehmen berücksichtigen sollte.

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