Managed File Transfer als Baustein der Digitalisierungsstrategie

So geht sicherer, automati­sier­ter Datenaustausch

| Autor / Redakteur: Wolfgang Kleinertz / Andreas Donner

Die Anwendungsfälle von EFSS- und MFT Lösungen sind vielfältig.
Die Anwendungsfälle von EFSS- und MFT Lösungen sind vielfältig. (Bild: doubleSlash)

Mit zunehmender Digitalisierung wird auch das Handling von Daten immer komplexer. Gleichzeitig gilt es, Unternehmensdaten zu schützen und ihren Transfer optimal zu organisieren. So müssen Kontrolle, Zugriffsrechte und Datenaustausch klar geregelt sein und eine zentrale Rolle in der Digitalisierungsstrategie spielen. Die Basis dafür bildet ein Managed File Transfer Tool (MFT).

Die digitale Transformation adressiert in Unternehmen vorwiegend zwei Aspekte: Zum einen die Schaffung neuer Geschäftsmodelle durch die intelligente Nutzung von Daten, zum anderen ist ihre Dynamik der Treiber dafür, Geschäftsprozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Das Ziel: Effizienzgewinn. Die Frage lautet also längst nicht mehr „ob“, sondern nur noch „wie“.

Unternehmen, die nicht Gefahr laufen wollen, vom Markt gespült zu werden, müssen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln und umsetzen. Dafür muss aber auch die IT- und Prozesslandschaft radikal umgekrempelt werden.

Hier ist die IT in der Pflicht. Ihre Aufgabe ist es, Digitalisierung zu ermöglichen und abzusichern. Das passiert unter anderem, indem sie die Übertragung von (unternehmenskritischen) Daten zwischen Systemen oder Personen und über Unternehmensgrenzen hinweg sicher, transparent und weitgehend automatisiert organisiert. Zugleich müssen diese Daten gegen Missbrauch und vor Ausspähung geschützt werden. Eine der größten Herausforderungen ist es, ein Tool zu finden, das diese Anforderungen abdeckt und gleichzeitig von den Anwendern hinsichtlich der Usability akzeptiert wird.

Ein Managed File Transfer Tool deckt diese Anforderungen ab – egal ob es um die Kollaboration von Partnern, das zentral gesteuerte Ausspielen von Informationen, die maschinelle Verarbeitung von Daten oder um die Machine-to-Machine (M2M) Kommunikation geht.

Grundbaustein Managed File Transfer

Managed File Transfer (MFT) und Enterprise File Sync and Share (EFSS) sind Grundbausteine, auf die ein Unternehmen bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie setzen sollte. Kein Wunder, dass die Nachfrage nach guten MFT-Lösungen stetig steigt.

Ungeachtet der anhaltenden Tendenz, immer mehr Daten und Funktionalitäten in die Cloud auszulagern, ist die Skepsis gegenüber Public Cloud Lösungen nach wie vor groß. Viele Unternehmen setzen deshalb auf „private“ Clouds, die als SaaS oder in Eigenregie auf PaaS/IaaS-Grundlage betrieben werden.

Öffentliche File-Transfer-Angebote wie Dropbox oder WeTransfer jedenfalls sind heute für kaum ein Unternehmen mehr eine ernsthafte Option. Zum einen, weil sie ihrem Sicherheitsbedürfnis ebenso wenig gerecht werden wie dem Datenschutz. Zum anderen, weil Datentransfer automatisiert, in die bestehenden Prozesse und IT-Landschaften integriert und auf das Unternehmen zugeschnitten sein sollte, um sein Potenzial wirklich zu entfalten.

Ergänzendes zum Thema
 
EFSS vs. MFT

Das können Standardprodukte oft nicht leisten, denn sie sind meist nicht anpassbar auf die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen. Zudem liegt der Fokus von Public Cloud Lösungen meist auf dem Datenaustausch zwischen Personen und nicht auf der Vernetzung von Systemen (Integration). Der Vorteil einer MFT-Lösung: Flexibler Datenaustausch auch zwischen Systemen wird ermöglicht und dennoch werden der Anwender und dessen Bedürfnisse berücksichtigt.

Ziel einer MFT-Lösung ist es immer, den oft steinigen Weg des Dateiaustausches zu vereinfachen, zu automatisieren und unter Kontrolle zu halten.

Das große Plus von Managed File Transfer

Ein MFT-Tool kann als Middleware (Übersetzungsebene, welche die Kommunikation und die Verwaltung von Daten ermöglicht) agieren. Vorausgesetzt, die Lösung bietet entsprechende Standardschnittstellen wie CMIS, WebDAV oder WOPI. So lassen sich IT-Systeme miteinander verbinden und entkoppeln. Allerdings bietet eine smarte MFT-Middleware mehr als nur Store and Foreward. Im Gegensatz zu klassischen FTP-Server-Lösungen können zum Beispiel Notifications aus dem MFT-System als Trigger für Folgeprozessschritte in angeschlossenen Systemen dienen. Eine weitere Option: Auf Basis einer gegebenenfalls integrierten Metadatenanalyse lassen sich weitere Prozessschritte identifizieren und anstoßen.

Die Möglichkeiten sind vielfältig. Umso wichtiger ist es, dass Standards (etwa bei Schnittstellen) eingehalten werden, und dass sich das MFT-System selbst ausreichend anpassen lässt. Bei vielen Public Cloud Lösungen, älteren MFT-Produkten und FTP-Lösungen ist dies meist nicht gegeben oder nur durch invasives Customizing abbildbar (Achtung: Update Falle).

Der Anwender im Fokus: Überwinden technischer Restriktionen

Zu den einfachsten Themen, die sich mit MFT lösen lassen, gehört das Überwinden technischer Restriktionen wie etwa der maximalen Größe von E-Mail-Anhängen oder das Umgehen von Firewalls. Mit einem MFT-Tool lassen sich Daten ungeachtet solcher Grenzen austauschen, ohne Sicherheitsregeln zu verletzen oder externen Partnern Zugriff auf interne Systeme zu geben. Das vereinfacht die Prozesse, minimiert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Usability. Es muss kein Extra-Account beantragt werden, der letztlich eine potenzielle Sicherheitslücke darstellt. Ganz abgesehen davon, dass E-Mail-Systeme, FTP-Server und viele Cloud-Angebote häufig nicht den Sicherheitsanforderungen im Unternehmen genügen Zudem lassen sich MFT-Tools meist deutlich einfacher bedienen als beispielsweise ein FTP-Server.

Ein gutes MFT-Tool protokolliert den Datentransfer und macht ihn so nachvollziehbar. Zusätzliche Sicherheit bietet ein detailliertes Berechtigungsmanagement. Ein weiterer Vorteil: Daten lassen sich im Nachhinein verändern oder zurückziehen. Vorausgesetzt natürlich, der Empfänger hat die bereitgestellten Daten noch nicht abgerufen. Auch die zeitliche Begrenzung von Zugängen oder Download-Benachrichtigungen lassen sich automatisiert einstellen.

Da die Beteiligten automatisch benachrichtigt werden, wenn eine Datei bereitgestellt beziehungsweise empfangen wurde, entfällt zusätzliches Prüfen und Nachfragen.

Komponenten von Managed File Transfer Lösungen.
Komponenten von Managed File Transfer Lösungen. (Bild: doubleSlash)

Workflows unterstützen und automatisieren

Ein MFT-System kann Inhalte und Metadaten extrahieren, wie das teilweise aus dem Dokumenten-Management bekannt ist. Rechnungen, Formulare oder Bilder können so einfacher gefunden oder weiteren Prozessschritten zugeordnet werden. Inhalte lassen sich nach vorher festgelegten Kriterien strukturieren. Beispielsweise können Dateien mit Smart Collections dynamisch auf Grund von Metadatenkriterien aggregiert werden. Das erhöht die Usability und fördert die Prozessautomation.

So lässt sich beispielsweise ein Vertrag im Dokument mit einer automatischen Erinnerung versehen – das Dokument meldet sich von selbst zur richtigen Zeit. Das automatische Löschen von Dateien sorgt für mehr Überblick und hilft, Sicherheitslücken durch das „Herumliegen“ sicherheitsrelevanter Daten zu vermeiden. Auch das automatische Sperren von Accounts erhöht die Sicherheit, verringert den Aufwand und vereinfacht Prozesse.

Effiziente Ressourcennutzung

Im Hinblick auf datenbasierte Workflows kann eine MFT-Lösung vor allem bei diesen Aufgaben ein Treiber für Effizienzgewinn sein:

  • Prozessvereinfachung: zum Beispiel Self-Service-Funktionen, um schnell mit Partnern zusammenarbeiten zu können.
  • Unterstützungsfunktionen und Automation kleinerer Aufgaben: beispielsweise das automatische Löschen von Dateien nach vorgegebener Zeit oder die Benachrichtigung zu Ereignissen.
  • Einsatz einer modernen MFT-Lösung als Middleware: vollständige Integration von Systemen und Automation von Prozessen.

Diese Aufgaben selbst sollten aber auch ressourcenschonend erfolgen. Auch wenn die Einsparpotenziale in einer dedizierten Private Cloud kleiner ausfallen als in großen Public Clouds (größere Synergiepotenziale), so ist ein reduzierter Ressourceneinsatz auch beim Thema MFT ein wichtiger Faktor. Beispielsweise bieten moderne MFT- beziehungsweise EFSS-Lösungen, anders als klassische Dateisysteme, FTP-Server und alte MFT-Lösungen, oft eine Deduplizierungs-Funktion an. Sie erkennt doppelt vorkommende Dateien und speichert diese nur einmal ab. So lassen sich die Kosten für Speichersysteme drücken.

Umgekehrt ist darauf zu achten, dass durch die neuen Möglichkeiten solcher Systeme Ressourcen nicht verschwendet werden. Ein Beispiel sind SyncClients: Sollte ein solcher Desktop-Client zur Synchronisation von Inhalten mit dem Server eingesetzt werden, gilt es, auf eine möglichst effiziente Implementierung zu achten. Denn bei vielen solcher Clients können die regelmäßigen Abgleiche zwischen lokalem Dateisystem und dem Server schnell eine enorme Last produzieren.

In Sachen Planung und Implementierung von MFT Lösungen gilt es, genau auf die Anforderungen zu achten bzw. diese zu definieren. Denn die Bedarfe, die an eine MFT-Lösung gestellt werden, können sehr unterschiedlich sein:

  • Middleware-System zur Integration von Systemen oder benutzerzentrisches System
  • Anforderungen bezüglich des Mengenmodells
  • Funktionale Anforderungen
  • Anforderungen hinsichtlich Compliance
  • Anforderungen bezüglich des Betriebs (SLAs)
  • Betriebsmodell
  • Abrechnungsmodell

Fazit

Nur ein MFT-Tool, das unter Berücksichtigung der oben skizzierten individuellen Faktoren ausgewählt und eingeführt wird, kann sein Wertschöpfungspotenzial voll ausspielen. Sei es zur Kollaboration zwischen Geschäftspartnern beziehungsweise Mitarbeitern, oder sei es als technischer Baustein zur Vernetzung von Systemen mit dem Ziel, Prozesse zu automatisieren.

Um das richtige MFT Tool für das eigene Unternehmen zu finden, sind bei der Planung und Implementierung eines MFT-Tools einige Dinge zu beachten. Der Fachbereich sollte die IT als Stakeholder einbeziehen. Eine sorgfältige Anforderungsanalyse ist der erste Schritt. Der Support durch den MFT-Anbieter muss sichergestellt sein und die aktive Weiterentwicklung des Produktes / Services muss gewährleistet sein. Die Sicherheit des Produkts sollte durch eine ISO-27001-Zertifizierung belegt sein. Bei der passenden Lösung sollten keine Datenspeicherung und kein Hosting außerhalb der EU stattfinden. Vorsicht ist zudem bei Sicherheitsversprechen wie End2End-Verschlüsselung geboten. Denn diese ist nur im Hochsicherheitsbereich oder wenn die Lösung in nicht vertrauenswürdiger Umgebung läuft wichtig.

Wolfgang Kleinertz.
Wolfgang Kleinertz. (Bild: doubleSlash)

Für die umfassende Evaluierung einer potenziellen MFT-Lösung hat doubleSlash eine Checkliste mit Bewertungskriterien zusammengestellt (für den kostenfreien Download von der doubleSlash-Website ist eine Registrierung nötig).

Über den Autor

Wolfgang Kleinertz ist Produktentwicklungsleiter bei doubleSlash. Das Unternehmen ist Spezialist für innovative Softwarelösungen zur Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. doubleSlash verfügt über weitreichendes Know-how im Bereich Managed File Transfer. Das Unternehmen bietet mit calvadrive eine eigene MFT-Lösung an.

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