Zusammenarbeit über Office 365 optimieren Homeoffice: Microsoft Teams in der Praxis

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Mit Teams stellt Microsoft in Office 365 eine Plattform zur Verfügung, mit der Anwender auch im Home Office effektiv zusammenarbeiten können. Die Umgebung kann flexibel für mehrere Abteilungen und Teams angepasst werden.

Mit Microsoft Teams können Unternehmen, die auf die Business-Varianten von Office 365 setzen, Teamarbeitsfunktionen für Anwender auch in verschiedenen Gruppen darstellen. Hierfür stehen Chat-Räume, Konferenz-Funktionen, Telefonie und vieles andere zur Verfügung.

Auch andere Office-365-Anwendungen und deren Funktionen werden in das System eingebunden. Dazu gehören SharePoint, OneNote und Planner aber auch PowerBI, OneDrive for Business und weitere Dienste. Neben Gruppenarbeitsfunktionen stehen natürlich auch private Chat-Kanäle in Teams zur Verfügung. Dazu können Mitglieder andere Mitglieder anrufen oder Chats mit einzelnen Mitgliedern starten.

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HINWEIS:
Anlässlich der weltweiten Corona-Krise stellt Microsoft seine Teams-Lösung (inklusive Office 365) zeitlich befristet allgemein kostenfrei zur Verfügung!

Microsoft Teams stellt eine Weboberfläche zur Verfügung. Hinzu kommt eine Desktop-App für die wichtigsten Funktionen. Auch Apps für iOS und Android stehen im entsprechenden Store bereit. Mit Connectoren lassen sich auch andere Quellen an Team anbinden. Die Einstellungen dazu stehen im Kontextmenü der Kanäle in den Teams zur Verfügung.

Das sind die Aufgaben von Microsoft Teams

Bei Microsoft Teams handelt es sich in um eine in Office 365 https://www.office.com/ integrierte Kommunikationslösung auf Chat-Basis, in der sich Projektgruppen, Abteilungen, Unternehmen und Teams vernetzen können. Teams stellt dazu verschiedene Chat-Kanäle zur Verfügung, kann Online-Meetings unterstützen und HD-Video-Konferenzen bereitstellen. Auch das gemeinsame Speichern von Daten über SharePoint Online ist möglich. Es gibt eine Terminplanung, gemeinsame Notizbücher und weitere Tools, die Teams vor allem dann benötigen, wenn die Mitglieder räumlich getrennt voneinander sind.

Einrichten eines neuen Teams

Wie alle Tools in Office 365, verfügt auch Microsoft Teams über eine einfach gehaltene Oberfläche. Zunächst muss Teams durch den Administrator im Admin Center für die Anwender aktiviert werden, die das Tool nutzen sollen. Neue Teams lassen sich im Desktop-Client erstellen, im Admin Center, oder in der Team-Weboberfläche. Im Desktop-Client kann dazu nach der Auswahl von „Teams“ im linken Menü im unteren Bereich „Team beitreten oder erstellen“ gewählt werden.

Wenn das Team erstellt wurde, kann durch einen Klick auf das Team dessen Verwaltungsoberfläche aufgerufen werden. Hier lassen sich zunächst Personen hinzufügen, die zu dem Team gehören sollen. Die Mitglieder müssen ein Konto im Office-365-Abonnement haben. Mit diesem Abonnement können die Anwender auch auf alle anderen Funktionen in Office 365 zugreifen.

Über das Kontextmenü auf den Namen des Teams im Desktop-Client lassen sich Verwaltungsaufgaben durchführen. Über „Team verwalten“ lassen sich Besitzer und Mitglieder des Teams steuern. In den Einstellungen lassen sich auch die Chat-Kanäle verwalten.

Team konfigurieren und Apps einbinden – Videokonferenzen & Co.

Über „Einstellungen“ können die Berechtigungen der Benutzer konfiguriert werden. Auch die Rechte von Gästen im Team können hier gesteuert werden. Über „Apps“ ist zu sehen, welche zusätzlichen Funktionen im Team genutzt werden können. Die Apps können aus dem Team entfernt werden, wenn sie nicht benötigt werden. Über „Weitere Apps“ können zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden.

Hier lassen sich zum Beispiel auch Apps von Drittanbieter integrieren, die für Teamarbeits-Funktionen im Home Office nahezu unerlässlich sind. Beispiel dafür sind Trello, Yammer, Zoom, und viele andere. Auch Dynamics 365 kann integriert werden. Die Apps werden anschließend in die Funktionen von Teams in der Weboberfläche integriert, aber auch in den Desktop-Clients und den Apps für Smartphones und Tablets.

Kanäle erstellen und verwalten

Sobald das Team erstellt wurde, lassen sich Kanäle definieren. In den Kanälen werden Themen kategorisiert. Beispiele dafür wären in der IT der Bereich Support, Entwicklung oder Administration. Dadurch lassen sich Gliederungen in Teams integrieren. Im Rahmen der Verwaltung von Teams lassen sich Kanäle ebenfalls hinzufügen, zum Beispiel über das Kontext des Teams im Windows-Client. Die entsprechenden Funktionen stehen aber auch im Web-Client und im Admin-Center für Teams zur Verfügung.

Jedes Team hat generell den Kanal „Allgemein“. Dieser ist für alle Teams auch teamübergreifend verfügbar. Kanäle werden unterhalb des Teams im Client angezeigt. Auch hier stehen über das Kontextmenü verschiedene Aufgaben zur Verfügung. Hier kann der Kanal verwaltet werden und auch Benachrichtigungen lassen sich hier steuern. Dazu gehören auch E-Mail-Adressen, die einem Kanal zugewiesen werden können. Wird eine E-Mail an die Adresse des Kanals gesendet, erscheint die Nachricht im Kanal und ist für die Anwender verfügbar, die Zugriff auf den Kanal haben.

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Dateien an Kanäle anbinden

Die Anwender arbeiten in Microsoft Teams vor allem mit den Kanälen. Dazu können diesen auch Dateien hinzugefügt werden. Auch OneNote-Notizbücher, Webseiten, SharePoint-Bibliotheken und andere Dienste lassen sich an Kanäle anbinden, das gilt auch für die Apps von Drittanbietern. In den Gruppen und Kanälen stehen im oberen Bereich Registerkarten zur Verfügung. Hier lassen sich die Beiträge und die Dateien im Kanal anzeigen. Über das Plus-Zeichen können weitere Dienste in den Kanal zur Zusammenarbeit integriert werden.

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