Zentrale Integration als Schlüssel zum Erfolg Herausforderungen beim digitalen Arbeitsplatz

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Viele Mitarbeiter und Unternehmen wollen nicht mehr auf das neue flexible Arbeiten verzichten. Denn von der Integration diverser IT-Systeme in einen digitalen Arbeitsplatz profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Doch die Herausforderungen sind nicht nur technischer Natur.

Die Diversität der Arbeitsweisen, mit denen Mitarbeiter ihre Leistungen erbringen, reicht als eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Coronakrise in die „alte“ Arbeitswelt hinein. Eine Rückkehr zum normalen Büroalltag wird es daher nicht geben. In einer Umfrage des Immobiliendienstleisters Immowelt gaben 85 Prozent der befragten Beschäftigten an, auf die Möglichkeit von Homeoffice nicht verzichten zu wollen. Der Personalvermittler HAYS stellt in einer Studie ebenfalls fest, dass 60 Prozent der Arbeitnehmer zukünftig mindestens die Hälfte ihrer Arbeit zuhause erledigen möchten. Um diese Flexibilität zu gewährleisten und in Zeiten des Fachkräftemangels bestehen zu können, sind digitale Arbeitsstrukturen, die leistungsstark und anwenderfreundlich sind, unabdingbar.

Der digitale Arbeitsplatz – mehr als nur ein Firmenlaptop

Der digitale Arbeitsplatz sollte spätestens seit 2020 kein unbekannter Begriff mehr sein. Das Konzept umfasst dennoch mehr als ein gewöhnlich vom Unternehmen zur Verfügung gestelltes, digitales Endgerät, das wiederum mit einer VPN-Verbindung auf den Server einer Firma oder einer Behörde zugreift. Bei den heutigen Anforderungen geht es mehr darum, Mitarbeiter mit allen erforderlichen Ressourcen auszustatten, unabhängig vom Standort, Gerät oder Netzwerk – und das rund um die Uhr, tagtäglich.

Dies ermöglicht standort- und zeitunabhängiges Arbeiten. Dabei spielt die technische Auslegung des Endgerätes nur noch eine untergeordnete Rolle. Heute ist es möglich, an einem Laptop oder Handy, wenn dies über die passende Applikation für den Zugriff verfügt, remote zu arbeiten, selbst wenn es private Geräte sind. Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz macht es möglich.

Integrationstools: Das Beste aus allen Welten verknüpfen

Viele Unternehmen setzen einen bunten Blumenstrauß an Anwendungen ein, wie beispielsweise Microsoft 365, SAP, HR Tools und Fertigungsplanungssystemen. Ein integrierter digitaler Arbeitsplatz ermöglicht einen reibungslosen Zugriff auf die Anwendung und die dazugehörigen Daten – und dies orts- und geräteunabhängig. Das erreicht man über einen zentralen Zugangspunkt für die Anwender mit einem Single-Sign-On (SSO). Vorreiter in diesem Bereich sind aktuell Microsoft und Citrix, über deren intelligentes und cloudbasiertes Workspace-Konzept Anwender sicher und produktiv arbeiten können.

Die Integration aller Anwendungen, die ein Anwender für seine tägliche Arbeit benötigt, über eine zentrale Instanz, sorgt in erster Linie für eine bessere User Experience (UX). Mitarbeiter haben Zugriff auf alle für sie relevanten Apps, Desktops und Dateien an einer leicht bedienbaren Schnittstelle. Selbst umfassende Anwendungen wie zum Beispiel Enterprise-Resource-Planning (ERP), Customer-Relationship-Management (CRM) oder andere komplexe und geschäftskritische Arbeitsprozesse, alles kann über den digitalen Arbeitsplatz bedient werden. Mitarbeiter sind sich oft nicht bewusst, wie viele Möglichkeiten durch den digitalen Arbeitsplatz entstehen, sind aber sehr dankbar, wenn solche Lösungen umgesetzt werden. Denn sie können damit letztendlich schneller, flexibler und effizienter arbeiten.

Der integrierte digitale Arbeitsplatz sorgt zudem für eine Entlastung der IT-Abteilungen. Provisionierung und Usermanagement durch Anwendung von intelligenten Management-Tools sowie die Wartung und Aktualisierung von Hardware und Software werden einfacher. Sie können somit auf Vorfälle schneller und präziser reagieren. Die von der IT-Abteilung festgelegte granulare Sicherheit des integrierten digitalen Arbeitsplatzes wird dabei regelbasiert umgesetzt. Die Plattform regelt diese Prozesse effektiv im Hintergrund und kann Synergien aus bestehenden Systemen schöpfen und das Beste aus allen IT-Welten kombinieren.

Diese Integrationen setzten einen ununterbrochenen Online-Zugang voraus. Die stetige Verbindung mit dem Internet wird von einigen als Herausforderung statt als Chance begriffen. Dies ist zum Beispiel durch die Tatsache bedingt, dass in Deutschland Glasfaseranschlüsse beziehungsweise 5G-Funkabdeckung nicht flächendeckend gegeben ist oder die Bereitstellung dafür zu viel Zeit beansprucht. Das passende Lösungsdesign und eine clevere Anbindungsstrategie kann aber auch bei schmaler Internetanbindung den Zugriff auf alle Ressourcen sicherstellen. Die Cloud bietet hierfür hohe Skalierbarkeit, umfassendes Management der IT-Infrastruktur sowie höchste Verfügbarkeit. Unternehmen müssen sich zudem nach der Migration in die Cloud viel weniger um die Beschaffung und den Lifecycle von Hardware in Rechenzentren kümmern.

Die Technik ist nur eine Herausforderung für die Umsetzung

Heute arbeiten immer noch einige Unternehmen und Behörden mit veralteten Verwaltungs- und Wirtschaftssystemen, die als große monolithische Anwendungen entwickelt wurden. Diese verfügen oftmals nicht über ein Application Programming Interface (API) und eine eigene Benutzerverwaltung. Diese Anwendungen können nur mit entsprechendem Aufwand Cloud-fähig werden.

Bei der Umsetzung des integrierten digitalen Arbeitsplatzes hakt es aber oft auch an der Kultur. In manchen Unternehmen herrschen immer noch eingefahrene Denkweisen, welche die Umsetzung digitaler Prozesse behindern. Es wird beispielsweise noch viel über Hardware-Anschaffungen debattiert, daher ist eine großflächige Standardisierung der Endgerätelandschaft noch nicht gegeben. Obgleich die Endgeräte bei der Umsetzung des integrierten digitalen Arbeitsplatzes heutzutage tatsächlich wenig Relevanz aufweisen. Die Transformation von klassischen IT-Umgebungen hin zur digitalisierten Welt stellt daher einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg vom Papier zum praktisch papierlosen Büro dar.

Auch im öffentlichen Bereich bieten sich unter dem Konzept der Digitalisierung vielfältige Chancen. Damit kann man das wahre Potenzial des digitalen Arbeitsplatzes für effiziente Arbeitsabläufe und Prozesse heben. Digitalisierung unterstützt den bereits bestehenden Kulturwandel in Richtung einer modernen Arbeitswelt in hervorragender Weise. Traditionelles Denken und Handeln wird dabei auf den Prüfstand gestellt, und Prozesse können neu gestaltet werden, um allen Beteiligten ein optimales Anwendererlebnis zu ermöglichen.

Fazit

Der integrierte digitale Arbeitsplatz sichert langfristig die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Denn der Kulturwandel hin zur Digitalisierung findet längst statt. Für Unternehmen bedeutet das einen deutlichen Zugewinn an Geschwindigkeit, um auf die rasanten Marktveränderungen zu reagieren. Die Mitarbeiter wollen mit einem digitalen Arbeitsplatz ausgestattet werden, denn sie sind dadurch flexibler, produktiver und mobiler. Mit der Bereitstellung der richtigen Möglichkeiten können Unternehmen außerdem überall auf der Welt Fachkräfte gewinnen. Unternehmen und Verwaltung sind beim Aufbau dieser digitalen Arbeitsplätze nicht auf sich allein gestellt und können sich mit Unterstützung versierter IT-Dienstleister im Umsetzungsprozess auf das Wichtigste konzertieren: das eigene Kerngeschäft.

Über den Autor

Bernd Germandi arbeitet als Solution Sales Manager im Bereich Workplace bei der MSG Services AG. Er bildet die Schnittstelle zwischen dem technischen Bereich, Vertrieb und Kunden.

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