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Umstieg mit Nebenwirkungen Digital Workplace mit Office 365

| Autor / Redakteur: André Röhrich / Florian Karlstetter

Wenn mittelständische Unternehmen ihre Bürosoftware auf Microsoft Office 365 umstellen, machen sie einen vermeintlich kleinen Schritt. De facto vollziehen sie damit jedoch einen grundlegenden Paradigmenwechsel in ihrer IT: Einerseits geben sie der Digitalisierung und Modernisierung ihres Unternehmens einen großen Schub. Andererseits können sich bei der Umstellung aber auch unerwartete Nebenwirkungen einstellen.

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Vorteile, aber auch Hürden und Seiteneffekte auf dem Weg zum Digital Workplace.
Vorteile, aber auch Hürden und Seiteneffekte auf dem Weg zum Digital Workplace.
(Bild: gemeinfrei (FirmBee / pixabay) / Pixabay )

Im Zuge der Umstellung auf Microsofts Office aus der Cloud stellen sich fast immer unerwartete Nebenwirkungen ein. Dieser Beitrag thematisiert als erste Folge einer dreiteiligen Serie, welche Vorteile der Digital Workplace mit sich bringt und welche der damit verbundenen Seiteneffekte Unternehmen auf keinen Fall unterschätzen sollten.

Am Anfang steht wie so oft der Blick auf die Kosten, so auch bei Office 365. Microsofts Office-Paket überzeugt Geschäftsführungen meist vor allem, weil sie nur für genau jene Anzahl Mitarbeiter-Lizenzen zahlen, welche auch tatsächlich genutzt werden. Hinzu kommt: Bürosoftware gehört zu den sogenannten Commodity-Anwendungen, also zu stark standardisierter Software. Für sie liegt mit Office aus der Cloud die Wartung nun in Händen des Anbieters – inklusive Patches, Backup und Recovery der Systeme sowie Betrieb von Hardware und Netzwerk. Das spart weitere Kosten.

Programmierung ohne Code

Viele deutsche Mittelständler agieren global und müssen deshalb ihre internationalen Standorte miteinander vernetzen. Auch hier vereinfacht Office 365 vieles, da es durch die Cloud-Architektur in der Lage ist, Collaboration ohne großen IT-Support und über Landesgrenzen hinweg zu ermöglichen. Zudem lassen sich über die Dienste „PowerApps“ und „Flow“ eigene Funktionen und Workflows bauen, die individuell am eigenen Business orientiert sind. Die Implementierung erfolgt in diesem Fall über eine No-Code-Programmierung, bei der sich per Mausklick mobilen Apps oder Browseranwendungen erstellen und mit einem Workflow hinterlegen lassen. Einfacher geht Digitalisierung kaum – besonders bei kleineren Unternehmen, die über wenig bis gar keine eigene IT-Kompetenz verfügen.

Navigation durch das Office-Universum

Doch lassen Unternehmen die Vielfalt des Office 365-Universums unvorbereitet auf ihre Mitarbeiter los, kann das zu Wildwuchs führen. Deshalb muss sich jedes Unternehmen erst einmal grundsätzlich mit den einzelnen Office 365-Anwendungen auseinandersetzen und Fragen beantworten wie: Für welche Aufgabe setzen wir konkret welche Lösung ein? Und im Umkehrschluss: Welche Apps bleiben unangerührt? Auch die Abgrenzung zwischen den Einsatzszenarien ist wichtig. So ist zum Beispiel Kommunikation nicht gleich Kommunikation. Oft ist etwa der Einsatz von Teams innerhalb interner Einzelprojekte sinnvoll, während Yammer sich für die Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Unternehmens eignet. Für die Außenkommunikation mit Partnern und Kunden wiederum ist die gute alte E-Mail weiterhin gesetzt. Bei solchen Definitionen benötigen die Mitarbeiter auf jeden Fall eine klare Orientierungshilfe.

Solche Vorkehrungen stehen in der Regel bei jedem Umstieg in eine neue Anwendungswelt an. Doch mit dem Schritt hin zu Office 365 müssen Unternehmen weitere, weit grundsätzlichere Aspekte und Auswirkungen beachten:

1) Kontrollverlust managen

Sobald ein Unternehmen die Workplace-Anwendungen nicht mehr auf den eigenen Festplatten betreibt, sondern aus der Cloud bezieht, gibt es damit auch die Kontrolle darüber fast vollständig ab. Schaltet Microsoft eine Funktion oder eine App frei, können Anwender sie nutzen. Doch sobald Microsoft Funktionen und Apps dann wieder deaktiviert, sind sie eben auch nicht mehr verfügbar. Anwender können sie dann nicht mehr auf dem eigenen Server weiterlaufen lassen und müssen sich nach Alternativen umschauen – ob sie wollen oder nicht. Ein Beispiel ist Office 365 Video: Diese Anwendung hat der Anbieter aus dem US-amerikanischen Redmond bereits abgekündigt, weil die Video-Ablage auf Streams übergehen soll. So müssen Anwender all ihre Daten entsprechend migrieren, falls diese nicht verloren gehen sollen.

Oder Skype for Business Online: Dieses System wird zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch auf Teams umgeschaltet werden. Da sich die Anwenderunternehmen dem nicht entziehen können, müssen sie vorher unbedingt prüfen: Läuft der neue Dienst überhaupt mit der bestehenden Hardware, etwa bei Videokonferenz-Systemen oder IP-Telefonie? Falls nicht: Lässt sich die Hardware zumindest entsprechend upgraden? Oder gibt es ein Hybridszenario, mit dem sich die Althardware weiter nutzen lässt? Zudem müssen die Mitarbeiter geschult werden, weil auch das Nutzungskonzept ein anderes ist?

Zwar kündigt Microsoft solche Abschaltungen mindestens zwölf Monate im Voraus an. Doch selbst ein Jahr ist für Mittelständer mit in der Regel begrenzten IT-Ressourcen oft eine kurze Zeit. Insbesondere heute, da viele Unternehmen noch Windows 7 nutzen. Im April 2019 lag dessen weltweiter Marktanteil noch bei 36,4 Prozent. Zum Vergleich: Windows 10 kam auf 44,1 Prozent, Windows 8.1 auf 4,2 Prozent und MacOS X 10.13 auf 2 Prozent (Quelle: netmarketshare | ~aspx?...). Zudem machen sich viele Mittelständler jetzt erst bewusst, dass sich viele Spezialanwendungen auf Windows 10 nicht mehr migrieren lassen.

2) Mit Innovationen Schritt halten

Mit dem Umzug des Arbeitsplatzes und seiner Software in die Cloud verändert sich auch die Schlagzahl von Updates und Neuerungen. Darauf müssen die eigene IT und die Mitarbeiter vorbereitet sein. Sie sind nicht mehr nur alle paar Jahre mit neuen Versionen ihrer Programme konfrontiert, sondern fortlaufend. Insofern benötigen Unternehmen ein Auswahlverfahren, das die ständig eintreffenden neuen Features erst einmal sortiert: Welche Funktionen bringen dem eigenen Unternehmen Mehrwert und welche nicht? An dieser Stelle mutiert die firmeninterne IT noch mehr als bisher schon zum Dienstleister und Berater. Denn solche Entscheidungen lassen sich nur im engen Zusammenspiel mit den Fachbereichen treffen.

Für den Ausleseprozess neuer Funktionen haben sich sogenannte Multiplikatoren-Gruppen bewährt. Dies sind kleinere Teams, in denen Power User neue Funktionen zunächst einmal austesten, Feedback an die IT geben und diese dann die neuen Features unternehmensweit ausrollt wenn sie sich bewährt haben. Zugleich stehen diese Power User dann auch als Ansprechpartner zur Verfügung, wenn bei anderen Mitarbeitern Fragen oder Probleme mit den neuen Funktionen auftreten.

3) Mitarbeiter schulen Mitarbeiter

Multiplikatoren und Power User können auch übergreifend zum Nukleus des Change-Managements der IT werden. Das Prinzip lautet: Mitarbeiter bilden Mitarbeiter weiter. Dies kann zum Beispiel in Form von Townhall Meetings geschehen, bei denen auch die Geschäftsführung einbezogen ist, wenn größere Veränderungen anstehen. Oder Online-Akademien, für die das Unternehmen jede Woche eine feste halbe Stunde freihält, in der die Mitarbeiter Infos über die jeweils neusten Funktionen sowie Anwendertipps erhalten. Bewährt haben sich zudem Communities, in denen sich Experten der einzelnen Office 365-Anwendungen per Social Intranet untereinander austauschen und die für Rückfragen der anderen Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

André Röhrich.
André Röhrich.
(Bild: QSC)

Über den Autor

André Röhrich, Leiter Business Productivity DevOps und Niederlassungsleiter Dresden bei der QSC AG.

Neben solchen Nebenwirkungen auf Business- und Anwenderseite verändert sich mit Office 365 auch unter der Motorhaube der IT vieles sehr grundsätzlich – gerade mit Blick auf die IT-Infrastruktur. Das nimmt Teil 2 dieses Artikel-Dreiteilers unter die Lupe - hier nachzulesen morgen ab 11:00.

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