Ideen für Haus und Garten: serVonic UC bei der Richard Köstner AG

Unified Messaging und CTI an acht Standorten

| Autor / Redakteur: Sibylle Klein / Andreas Donner

Im Produktportfolio der Richard Köstner AG findet sich für die Arbeit im Garten alles bis hin zu leistungsstarken Motorsägen.
Im Produktportfolio der Richard Köstner AG findet sich für die Arbeit im Garten alles bis hin zu leistungsstarken Motorsägen. (Bile: Richard Köstner AG)

Unified Communications erleichtern das Arbeitsleben: Die Benutzer können mit ihrem Arbeitsplatz-PC nicht nur E-Mails, Faxe und Sprachnachrichten versenden, empfangen und verwalten, sondern auch ihr Telefon steuern und per Mausklick telefonieren. Die Richard Köstner AG erkannte diese Vorteile schon sehr früh.

Der Grundstein für die heutige Richard Köstner AG wurde bereits im Jahr 1934 gelegt: Der Firmengründer Richard Köstner erwarb in Neustadt an der Aisch eine Eisen- und Kohlenhandlung mit zwei Angestellten. Heute beschäftigt das Unternehmen rund 440 Mitarbeiter an Standorten in Ansbach, Bamberg, Cheb, Diespeck, Forchheim, Kestenholz (Schweiz), München, Neustadt/Aisch, Nürnberg, Plauen und Pößneck. Die Richard Köstner AG bietet Ideen für Haus und Garten, das Sortiment umfasst Stahl, Sanitär- und Heizungsbedarf, Werkzeuge und Beschläge, Garten- und Forstgeräte sowie Bauelemente. Die Produktpalette reicht von Abflussrohren über Badewannen bis hin zu Motorsägen und Türen. Neben führenden Markenprodukten bietet das Unternehmen auch eine ganze Reihe an Serviceleistungen.

Die Anforderungen

Die Prozesse im Vertrieb und im Einkauf zu verbessern, das war das Ziel, das die Richard Köstner AG mit der Einführung einer UC-Lösung erreichen wollte. Gleichzeitig sollten sich die dazu benötigten Software-Lösungen in die vorhandene IT-Umgebung mit ERP-System und Terminal Server einbinden lassen. Acht der elf Richard Köstner Standorte sollten die UC-Lösungen via Terminal Server nutzen können. Die Mitarbeiter sollten direkt aus dem ERP-System proALPHA Faxe versenden und einen Kunden auf Knopfdruck anrufen können.

Wird der Mitarbeiter von einem Kunden angerufen, sollten dessen Daten automatisch am Bildschirm erscheinen. „Wir haben uns für IXI-UMS und CTI von serVonic entschieden“, erzählt Jochen Schmitt, Leiter IT bei der Richard Köstner AG. „Die serVonic Lösungen werden nicht nur unseren Anforderungen gerecht, sondern bieten darüber hinaus praktische Funktionen wie Serienfax direkt aus Word oder einen Faxbutton für den Versand von Nachrichten direkt aus den Microsoft Outlook Kontakten.“

Die Wahl zugunsten der serVonic Lösungen fiel bereits im Jahr 2006 auf Empfehlung des serVonic Autorisierten Vertriebspartners CANCOM NSG GmbH in Nürnberg. Die serVonic UC-Software löste damit die herkömmlichen Faxgeräte sowie die Faxlösung Comfax ab.

Die UM- und CTI-Lösungen

Als Add-On Lösung integriert sich IXI-UMS in vorhandene Messaging Systeme wie Microsoft Exchange Server und ergänzt die fehlenden bzw. die vom Kunden gewünschten Funktionen: E-Mail ist bereits vorhanden, Fax, Voice, SMS und Mobile können ergänzt werden. Der Benutzer nutzt die neuen Nachrichtenarten mit dem gewohnten Messaging Client, z.B. Microsoft Outlook, er muss kein neues Programm lernen.

Die IXI-UMS Client Tools bieten dem Benutzer vereinfachte Faxmöglichkeiten wie Faxen direkt aus Kontakten oder Autofax und Serienfax direkt aus Microsoft Word sowie Faxen direkt aus ERP-Anwendungen. IXI-UMS ist modular aufgebaut und besteht aus einem IXI-UMS Kernel für die Kommunikation mit der vorhandenen TK-Anlage und den IXI-UMS Connectoren für die Integration in das jeweilige Messaging System. Die Konfigurationsoption „Multisite Betrieb“ vereinfacht die Verwaltung, wenn mehrere Telefonanlagen, Controller oder Amtsanschlüsse – auch unterschiedlichen Typs – an einen IXI-UMS Server angebunden werden.

Die serVonic Third Party Lösung für Computer Telefonie Integration (CTI) stellt dem Benutzer am Arbeitsplatz klassische Telefonie-Funktionen zur Verfügung: Multicall, Makeln, Rückfragen, Konferenz, Hotkey, Telefonieren direkt aus Datenbanken bzw. Kontakten heraus, Identifizierung eingehender und Protokollierung aller Anrufe. Ergänzend dazu beinhaltet die Lösung Gruppenfunktionen wie Partnerleiste, Instant Messaging oder Abwesenheitsnotiz, die zu einer verbesserten Inhouse-Kommunikation beitragen. Die Funktionen können direkt vom PC aus gesteuert und von allen Mitarbeitern genutzt werden, die eine Verbindung zum Netzwerk haben. Aufwändige Telefonapparate mit Komfort-Funktionen sind nicht notwendig. Bei der Client-/Server-Lösung sind die Telefone nicht direkt mit dem Computer verbunden, sondern mit dem CTI-Server, der sich mit der TK-Anlage verständigt.

Die serVonic UC-Lösungen können auf Terminalservern sowie allen Rechnern mit Windows Betriebssystem installiert und zur Verfügung gestellt werden.

Die Nutzung

Die Richard Köstner AG nutzt die serVonic Unified Messaging Lösung IXI-UMS als Faxserver und softwarebasierten Anrufbeantworter. IXI-UMS ist in acht deutschen Richard Köstner Standorten im Einsatz. 84 Mitarbeiter versenden täglich rund 600 und erhalten ca. 20 Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Werbenachrichten per Fax. Die Mitarbeiter senden Faxe nicht nur direkt aus ihrem E-Mail Client Microsoft Outlook, indem sie eine neue E-Mail öffnen, an eine Faxnummer adressieren und eine Datei anhängen und/oder Texte schreiben. Sie nutzen auch die IXI-UMS Client Tools für den Versand von Faxen direkt aus den Microsoft Outlook Kontakten: Dazu markieren sie den gewünschten Kontakt und wählen im IXI-UMS Button die Option „Fax senden“. Daraufhin öffnet sich das E-Mail Fenster mit entsprechender Faxadressierung.

Serienfaxe versenden die Mitarbeiter aus Microsoft Word heraus: Wie gewohnt generieren sie ein Seriendokument, hinterlegen die anzufaxenden Adressaten und wählen im IXI-UMS Button die Funktion „Serienfax“. Darüber hinaus versenden die Mitarbeiter der Richard Köstner AG Faxe direkt aus dem eingesetzten ERP-System proALPHA.

Unabhängig davon, über welchen Weg oder aus welcher Anwendung heraus Faxe verschickt werden, die Rückmeldungen über erfolgreichen oder nicht erfolgten Versand erhalten die Mitarbeiter in ihrem jeweiligen Microsoft Outlook Posteingang.

Die technische Realisierung

Die Richard Köstner AG setzt IXI-UMS in Version 5.83 mit 6 Kanälen ein, der IXI-UMS Exchange 2003 Connector sorgt für die Integration in den zentralen Microsoft Exchange Server. Die Mitarbeiter in den Standorten greifen auf den zentralen Terminal Server in Neustadt zu und nutzen die dort bereitgestellten Dienste für Fax und Voice sowie unterschiedliche Routingmethoden: Zielorientiertes Outbound Routing zur Kostenoptimierung, Dienste-abhängiges Routing und übergreifende Dienste-Nutzung der Unified Messaging Funktionen über die Zentrale. Eine Installation des IXI-UMS Kernels in den Niederlassungen ist dabei nicht notwendig.

Die Standorte der Richard Köstner AG sind über Managed Network verbunden, in den Niederlassungen und der Zentrale sind unterschiedliche Siemens HiPath TK-Anlagen im Einsatz. Über Tapi bzw. Multiline Tapi ist die Anbindung des ERP-Systems proALPHA auf den Terminalservern realisiert.

Stefan Strauch, Projektleiter bei Cancom NSG in Nürnberg.
Stefan Strauch, Projektleiter bei Cancom NSG in Nürnberg. (Bild: Cancom NSG)

Die CTI-Lösung setzt die Richard Köstner AG in der Version ProCall 3.0 für 106 Benutzer ein. Die Software ist auf einem Celeron 3,2 – XP-Professional Rechner installiert und wird ebenfalls mit Windows Terminal Server genutzt.

Die serVonic Software für Unified Communications inklusive aller Komponenten wurde zusammen mit dem serVonic Partner Cancom NSG reibungslos und in kurzer Zeit installiert. „Die Richard Köstner AG konnte die serVonic UC-Lösungen umgehend in Betrieb nehmen“, erläutert Stefan Strauch, Projektleiter bei Cancom in Nürnberg. „Die Mitarbeiter konnten die neuen UM- und CTI-Funktionen sofort intuitiv bedienen.“

Jochen Schmitt, Leiter IT bei der Richard Köstner AG
Jochen Schmitt, Leiter IT bei der Richard Köstner AG (Bild: Richard Köstner)

Fazit

„Bis heute sind wir mit der Entscheidung für die serVonic Lösungen hochzufrieden“, resümiert Jochen Schmitt. „Speziell der Multisite Betrieb begeistert uns: So können wir ohne großen Aufwand kostenoptimiert Faxe versenden und empfangen.“ Die Richard Köstner AG konnte mit den serVonic Lösungen alle ihre Ziele wie „Prozesse im Vertrieb und im Einkauf zu verbessern“ und „Einbindung in die vorhandene IT-Umgebung mit Terminal Server und ERP-System“ verwirklichen und darüber hinaus ihren Mitarbeitern praktische Funktionen zusätzlich zur Verfügung stellen.

Über die Autorin

Sibylle Klein arbeitet bei der serVonic GmbH im Bereich Public Relations

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