Finale ISDN-Abschaltung in 2020 So finden Sie die richtige Cloud-TK-Anlage

Mit der Abschaltung der ISDN-Anschlüsse durch die Deutsche Telekom sind Cloud-basierte Telefonanlagen stark in den Fokus gerückt. Welche Fragen sollten Unternehmen vorab klären, um den Weg in die Cloud reibungslos zu meistern?

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Cloud Computing hat den Umgang von Unternehmen mit Informationstechnologie grundlegend verändert. Inzwischen ist es möglich, Business-Anwendungen für quasi jeden Bereich im Unternehmen aus der Cloud zu beziehen. Im Zuge der Abschaltung herkömmlicher ISDN-Anschlüsse durch die Deutsche Telekom ist auch die Telefonanlage zunehmend in den Fokus geraten.

Im Gegensatz zum bisherigen Modell läuft die Verbindung bei einer Cloud-Telefonanlage nicht mehr über ein Telefonkabel, sondern über das Internet. Dafür werden Gespräche durch IP-Telefone digitalisiert und über das Firmennetz und die Breitband-Datenleitung in das Rechenzentrum des Internet-Providers übertragen. Dort erfolgt dann die Übergabe in das öffentliche Telefonnetz.

Die Wahl der richtigen Cloud-Telefonanlage will jedoch gut durchdacht sein. Für einen reibungslosen Wechsel in die Cloud sollten Unternehmen ihre eigenen Geschäftsbedürfnisse vorab gut prüfen und einige Grundüberlegungen anstellen.

1. Welches Cloud-Modell kommt infrage: Privat, public oder hybrid?

Alle Cloud-Modelle haben ihre Stärken und Schwächen. Welches Modell zu einem Unternehmen passt, hängt deshalb stark von dessen Anforderungen ab.

Der große Vorteil von Telefonanlagen aus der Public Cloud liegt darin, dass Unternehmen hier die benötigten Funktionen nur nach Bedarf zahlen und jederzeit flexibel anpassen können. Zudem werden alle Dienste sowie Updates vom Anbieter bereitgestellt und gewartet, sodass sich Unternehmen nicht mit teuren Hardwarekosten und aufwändigen Installationen und Wartungen beschäftigen müssen.

Zwar ist der Funktionsumfang bei Public-Cloud-Angeboten durch bereits vorinstallierte Funktionspakete in der Regel leicht eingeschränkt. Einige Telefonanlagen aus der Public Cloud bieten dennoch alle wichtigen Telefoniefunktionen und beinhalten darüber hinaus sogar umfassende Collaboration-Tools für die Zusammenarbeit im Team. Es lohnt sich daher, zu analysieren, welche Funktionen wirklich benötigt werden.

Die Server, auf denen die Daten der Kunden gespeichert sind, betreibt der Cloud-Anbieter. Unternehmen, die sich aus diesem Grund Sorgen um die Datensicherheit machen, sollten bei der Wahl des Cloud-Anbieters prüfen, wo dessen Server betrieben werden. In Deutschland betriebene Server müssen höchsten Sicherheitsanforderungen und Datenschutzbestimmungen genügen, auf die sich Nutzer in der Regel verlassen können.

Die Private Cloud punktet bei vielen Unternehmen mit ihrem hohen Sicherheitsstandard. Hier wird die Cloud auf den Firmenserver verlegt. Mit der so genannten On-Premises-Lösung gewinnen Unternehmen die komplette Kontrolle zurück. Bei der Anpassung der eigenen Software sind sie unabhängig und können unter anderem weitere Lösungen integrieren. Ebenso liegt es in ihrer Verantwortung, alle notwendigen Sicherungen einzurichten. Die Verwaltung und Pflege kosten allerdings Zeit und Geld und erfordern deutlich mehr IT-Expertise als bei einer Public-Cloud-Lösung.

Die hybride Cloud ist europaweit auf dem Vormarsch, da diese Variante die wichtigsten Vorteile aus Public und Private Cloud in einer Lösung vereint. Sie bietet ähnlich hohe Flexibilität wie eine Public Cloud und günstige Kostenmodelle. Gleichzeitig werden hohe Sicherheits- und Datenschutzbedürfnisse in der Private Cloud erfüllt. Allerdings steigt durch den Einsatz beider Cloud-Modelle ebenfalls die Komplexität der IT-Infrastruktur und damit auch der Verwaltungsaufwand beträchtlich.

2. Die Haustechnik auf den Prüfstand stellen

Neben der Entscheidung für ein Cloud-Modell ist auch die genaue Prüfung der hauseigenen Technik angesagt, bevor die Wahl auf eine bestimmte Cloud-Telefonanlage fällt. Denn ohne gut funktionierendes Internet mit entsprechender Bandbreite läuft in der Cloud gar nichts. Unternehmen sollten daher unbedingt die wichtigsten Informationen über ihren Internetanschluss kennen:

• Handelt es sich um einen Business-Anschluss?

• Ist die bestehende Bandbreite ausreichend skaliert, um eine reibungslose VoIP-Telefonie sicherzustellen?

• Wird die Bandbreite garantiert – auch im Upstream?

• Wird Quality of Service für VoIP-Telefonie gewährleistet?

• Wie ist es um die Ausfallsicherheit bestellt?

• Lässt sich die existierende Infrastruktur integrieren, um Investitionen zu schützen?

• Gibt es eine Firewall? Wie wird diese kontrolliert?

• Schützt ein Session Border Controller die Sprachverbindungen?

Sobald sämtliche relevanten Erkenntnisse und keine Einwände gegen IP-Telefonie vorliegen, spricht nichts dagegen, konkrete Angebote zu Cloud-Telefonanlagen zu vergleichen.

3. Auswahl der Funktionspakete

Die Auswahl der passenden Cloud-Telefonanlage hängt selbstverständlich ebenso wie die des zugrundeliegenden Cloud-Modells von den individuellen Unternehmensbedürfnissen ab. Von reinen Telefonieanlagen bis zu umfassenden Telefonie- und Collaboration-Kombinationen ist in der Cloud alles möglich. Folgende Fragen sollten vor der Recherche geklärt und bei der Suche berücksichtigt werden:

• Wie viele Nutzer können in die Lösung eingebunden werden?

• Reicht eine reine Telefonielösung oder werden auch Collaboration-Funktionen benötigt?

• Soll die Cloud-Lösung bereits vorhandene Lösungen wie IP-Telefone, Microsoft Office oder Video-Raumsysteme unterstützen?

• Ist eine nutzerbasierte monatliche Abrechnung möglich?

• Gibt es vom favorisierten Hersteller aussagefähige Produkttests, Referenzen oder Empfehlungen?

• Wie sehen die Konditionen und Lieferfristen der Anbieter aus?

• Wo stehen die Server des Cloud-Anbieters? (außer bei Private Cloud)

• Werden die deutschen Datenschutzstandards erfüllt?

Ideal, um unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse zu befriedigen, sind Angebote nach dem Mix-and-Match-Prinzip, bei dem sich verschiedene Tarife sowie Telefonie- und Collaboration-Funktionen für alle Mitarbeiter flexibel kombinieren lassen. Ebenso sollte eine monatliche nutzerbasierte Abrechnung möglich sein, die volle Kostenkontrolle gewährleistet. Idealerweise wird die Telefonielösung, sofern es sich um eine Public oder Hybrid Cloud-Lösung handelt, zudem in einem deutschen Rechenzentrum gehostet, das nach deutschem Datenschutzrecht TÜV- oder ISO-zertifiziert ist.

4. Reibungslose Migration sicherstellen

Schließlich können Unternehmen gemeinsam mit dem ausgewählten Anbieter oder einem zertifizierten Partner die Migration in Angriff nehmen. Eines darf dabei jedoch auf keinen Fall passieren: Dass das Unternehmen während des Migrationsprozesses kommunikativ abgekoppelt wird. Eine störungsfreie interne und externe Telefonie sollte daher auch während der Migration höchste Priorität haben. Jeder Mitarbeiter muss unter seiner bekannten Rufnummer erreichbar sein, sodass Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner im Idealfall gar nichts von der Umstellung mitbekommen.

Um den Umzug in die Cloud so reibungslos wie möglich zu bewerkstelligen, sollten Unternehmen gemeinsam mit ihrem Provider einen Migrationspfad anlegen, in dem alle notwendigen Schritte und die entsprechenden Zeitfenster festgehalten werden. Auch die Reihenfolge des Ablaufs ist zu bedenken, etwa wenn es darum geht, ob die Migration im Ganzen, abteilungsweise oder von Standort zu Standort erfolgen soll. In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen ebenfalls in Erfahrung bringen, wie viele eigene Mitarbeiter zur Unterstützung der Migration bereitstehen und ob zusätzliche Hilfe benötigt wird.

Sascha Korten.

Bis zur Abschaltung der alten Telefonanlage haben Unternehmen dann die Möglichkeit, alle Tests rund um neue Endgeräte und Funktionen durchzuführen und den Roll-out erfolgreich abzuschließen. In dieser Phase können alle Mitarbeiter im Parallelbetrieb die künftige Telefonielösung kennenlernen und sich daran gewöhnen. Ist das vorhandene Telefonsystem erst einmal gekappt, gibt es keine Gelegenheit mehr, Fehler und Unzulänglichkeiten zu korrigieren. Werden alle Schritte bedacht und sorgfältig vorbereitet, sind Unternehmen gut gerüstet, wenn am Tag X die neue virtuelle Telekommunikation in der Wolke den Betrieb aufnimmt.

Über den Autor

Sascha Korten ist Director Sales Specialists Germany bei Avaya.

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