Software Asset Management

Sicheres Lizenz-Manage­ment auch in der Cloud

| Autor / Redakteur: Michael Matzer / Elke Witmer-Goßner

Mit der Cloud wird doch nicht alles einfacher. Lizenzverträge müssen auch hier immer wieder auf den Prüfstand.
Mit der Cloud wird doch nicht alles einfacher. Lizenzverträge müssen auch hier immer wieder auf den Prüfstand. (Bild: Leo Wolfert, Fotolia)

Unbenutzte und untergenutzte Software-Lizenzen verursachen Kosten, die bis zu elf Prozent des Anwendungs-Budgets der IT ausmachen können.

Experten raten deshalb jedem Unternehmen, das den Übergang in die komplexe Welt der Cloud plant, sich zunächst über den Status Quo des eigenen Software Asset Managements (SAM) einen Überblick zu verschaffen. Anschließend sollten Lizenz-Spezialisten an der Cloud-Planung beteiligt sein. Unbenutzte oder untergenutzte Software ist die berüchtigte „Shelfware“, die früher, als es noch richtige Software-Pakete gab, nutzlos im Regal lag. Dem Report „State of the Software Estate“ des Herstellers Flexera Software zufolge sind 96 Prozent aller Unternehmen von diesem Phänomen betroffen. Das wäre vielleicht nicht so schlimm, wenn nicht hinzukäme, dass auch die tatsächliche Software-Nutzung oftmals außerhalb der erlaubten Vertragsgrenzen der Software-Lizenzen liegt.

Hohe Strafen drohen

Denn auf diese verbreitete Tatsache sind inzwischen auch die Hersteller der Software aufmerksam geworden. Wie Anton Hofmeier, Regional Vice President Sales für die DACH-Region bei Flexera Software, berichtet, haben im vorigen Jahr 64 Prozent (2014 noch 63 Prozent) aller in der o.g. Marktuntersuchung befragten Firmen bereits ein Audit über sich ergehen lassen müssen. 46 Prozent (zuvor 38 Prozent) wurden mehr als einmal geprüft und 23 Prozent (im Jahr 2014 nur 18 Prozent) sogar dreimal oder öfter. Jedes Auditverfahren kostet das Unternehmen nicht nur Aufwand an Personal und Arbeit, sondern führt meist auch zu Strafzahlungen.

Diese Strafzahlungen werden auf Englisch „true-up fees“ genannt, es handelt sich um erhöhte Gebühren, die der Hersteller gemäß Vertrag verlangen darf. Bei 44 Prozent (Vorjahr: 25 Prozent) der 2015 Befragten ging es dabei nicht um „Peanuts“, sondern um eine Summe von 100.000 US-Dollar oder mehr. Jedes fünfte Unternehmen (2014 nur 9 Prozent) berichtete, dass seine Nachzahlung eine Million US-Dollar oder mehr betrug. Die Unternehmen zahlen also inzwischen dreifach: für Shelfware, für Audits und für Nachzahlungen. Der Analyst und Berater Ray Wang von Constellation Research schätzt, dass in Firmen ungefähr ein Drittel des Software-Budgets verschwendet wird. Angesichts der Milliarden-Investitionen, die Unternehmen allein im deutschen Software-Markt jährlich tätigen, ist dies eine alarmierende Größe.

Es gibt somit nicht nur vertragsrechtliche, sondern auch wirtschaftliche Gründe, eine professionelle Lizenzverwaltung zu realisieren. „Es müssen alle Einzellizenzen, Volumenlizenzen und Wartungen mit in Betracht gezogen werden“, weiß Alexander Obert, Service Line Manager beim deutschen SAM-Hersteller Comparex. Viele Hersteller wollen ihren Kunden in Sachen Lizenzverwaltung helfen, so etwa SAP und Microsoft.

Bei SAP etwa wird ein entsprechendes Werkzeug mitgeliefert: die License Administration Workbench (LAW). „LAW ist eine SAP-Transaktion, die Kunden im Rahmen der Systemvermessung ausführen“, erklärt Hofmeier. „Die LAW sammelt die dafür benötigten Daten und konsolidiert sie.“ Allerdings seien die Möglichkeiten zur Konsolidierung innerhalb der LAW nur rudimentär. Er warnt: „Die LAW bietet keine Hilfe bei der Optimierung und liefert keinerlei Informationen zur tatsächlichen Nutzung und keine Möglichkeit für zentrale Updates.“ Deshalb rät er zur Nutzung eines Werkzeugs für das Software Asset Management (SAM), das die Software Lizenz-Optimierung (SLO) ermöglicht.

Sorgfalt muss walten

Leider wird dieses Thema noch unterschätzt. So haben etwa die Marktforscher von Techconsult herausgefunden, dass sich nur zwei Drittel der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung mit SAM befassen. 64 Prozent lassen die Lizenzen automatisch erfassen und inventarisieren, aber nur jeder Zweite (51 Prozent) nutzt dafür auch optimierende SLO- und SAM-Werkzeuge. Hier besteht noch viel Verbesserungspotenzial.

Aber die Anwender werden sich bewusst, dass sie in diesem Bereich mit relativ wenig Aufwand wahre Schätze heben können. Ging es früher noch um die Frage: „Habe ich genug Lizenzen?“, dreht sich heute alles um die Fragen: „Wann laufen welche Abos aus?“ oder „Welche User nutzen wie viele Abos?“, berichtet Obert von Comparex. „In immer mehr Unternehmen befinden sich heute sehr komplexe Software-Landschaften, viele Fachabteilungen nutzen spezielle Software. Mit dem Einsatz von Cloud Computing und mobilen Applikationen erhöht sich die Komplexität.“ Wer erwartet, die Cloud mache alles einfacher, irrt.

Subskriptionen vs. Cloud-Lizenzen

Subskriptionen, wie sie zunehmend Verbreitung finden, sind keine Lizenzabonnements, sondern ein Zahlungsplan für den Zugang zu der im eigenen Haus (on-premise) oder gehosteten Software. Es geht also nicht um Software-as-a-Service. Da auch hier Messgrößen wie „Named User“ oder Nutzung pro CPU oder Anzahl der Transaktionen einbezogen werden, muss das lizenzierende Unternehmen weiterhin überwachen, dass keine Übernutzung stattfindet. Denn dies würde bei einem Audit zu einer Nachzahlung führen – siehe oben. Eine Unternutzung hingegen wäre ein Fall von Shelfware-Vergeudung. Die Themen SLO und SAM sind also mit einer Subskription keineswegs erledigt – „anders als viele IT-Profis meinen“, wie Hofmeier berichtet.

Eine Cloud-Lizenz für einen „Named user“ usw. ist mit einem Abonnement und einer Abo-Gebühr verbunden, doch der Betrieb der Software erfolgt weder beim Kunden noch bei seinem Hoster, sondern in einem Rechenzentrum. Dies kann entweder vom Lizenznehmer für eine Private Cloud oder vom Hersteller (meist unter Kontrakt) betrieben werden. „Verschiedene Software-Hersteller haben voneinander abweichende und häufig verwirrende Regeln dafür entwickelt, wie Lizenznehmer diese SaaS-Software in Cloud-Umgebungen nutzen dürfen“, so Hofmeier.

Wenn eine IT-Abteilung eine Anwendung in die Cloud stellt und deren Betrieb online zur Verfügung stellt, ist also noch längst nicht gesagt, dass diese Nutzung auch in Übereinstimmung mit den Lizenzbestimmungen stattfindet. Meist ist dies nicht der Fall. „Manche Hersteller verlangen gesonderte Lizenzen, und andere verbieten diese Nutzung sogar“, warnt Hofmeier die entsprechende IT-Abteilung vor einem solchen Ansinnen. Das Gleiche gelte auch für Desktop-Anwendungen, denn diese liefen meist in virtualisierten Umgebungen und erforderten indirekten Zugang sowie entsprechende Nutzungslizenzen für den Zugang.

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