Auf der Suche nach Mr and Mrs Y Mit modernen IT-Lösungen Talente anziehen

Moderne Technologien wie Cloud-basierte Unified-Communications-Lösungen oder die geräteunabhängige Bereitstellung von Apps und Daten machen den digitalen „Arbeitsplatz der Zukunft“ schon jetzt technisch möglich. Doch die Wirklichkeit sieht oft noch anders aus.

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Im Kampf um talentierten Zuwachs in den IT-Abteilungen strengen sich viele Unternehmen an. Dennoch: Jeder vierte junge Arbeitnehmer ist mit der Technologie an seinem Arbeitsplatz unzufrieden. Das ergab die aktuelle Studie „Advanced Workplace Strategies in Deutschland 2016“ des unabhängigen Marktforschungs- und Beratungsunternehmens IDC, unterstützt unter anderem vom IT-Dienstleister Atos. Befragt wurden 281 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern.

Viele der Arbeitnehmer aus der Generation Y, den heute 18-35-Jährigen, nutzen zu Hause leistungsstärkere Technologien als im Beruf. Auch beim mobilen Arbeiten liegen Wunsch und Wirklichkeit oft weit auseinander: Bisher können Mitarbeiter der Umfrage zufolge nur auf 52 Prozent der für sie relevanten Applikationen geräteunabhängig zugreifen. Schuld daran sind häufig Legacy-Anwendungen, also historisch gewachsene, aber etablierte Altsysteme in den Unternehmen.

Modernisierung hat Priorität

Die Arbeitsplätze zu modernisieren und den Weg zum mobilen Arbeiten zu ebnen, ist eine der wichtigsten Anforderungen an die Unternehmens-IT in den kommenden zwei Jahren. Das sagen 35 Prozent der in der IDC-Studie befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen. Nur das Dauerbrenner-Thema IT-Sicherheit rangiert mit 55 Prozent in der Prioritätenliste noch darüber.

In der Praxis widmen sich die IT-Verantwortlichen häufig trotzdem vorrangig der Lösung drängenderer Probleme. Erschwerend kommt hinzu, dass sie die Modernisierung der Arbeitsplatz-IT neben dem Regelbetrieb bewerkstelligen müssen. Ist es nicht möglich, dies mit internen Ressourcen umzusetzen, kann ein externer Dienstleister helfen. Dieser leitet den Veränderungsprozess bedarfsgerecht ein und unterstützt Netzwerk- und IT-Spezialisten bei der Digitalisierung der Arbeitsplätze mit umfassender Praxiserfahrung – von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbetreuung.

Vereinfachte Verwaltung und Prozesse

Ob ein externer Partner nötig ist oder nicht, entscheidet sich erst nach einer Bestandsaufnahme. Je mehr Geräte das Unternehmen in die IT-Infrastruktur integriert, desto komplexer gestaltet sich das Management der Arbeitsumgebung. Abhilfe schaffen so genannte Cloud-basierte Enterprise Mobility Management-Lösungen. Mit ihnen können IT-Verantwortliche oder Netzwerk-Experten mobile Geräte, Anwendungen und PCs von einer übergreifenden Plattform aus verwalten. Ebenfalls zentral können sie so Software verteilen, Updates einspielen oder Komponenten hinzufügen, ohne dass sie dafür einzelne Geräte anfassen müssen. Auch neue Mitarbeiter profitieren von einer schnellen und komfortablen Einrichtung ihres Arbeitsplatzes über die Cloud.

Einen weiteren Schritt zur Modernisierung des Arbeitsplatzes stellen Automatisierungslösungen dar. Sie vereinfachen Prozesse und reduzieren somit Aufwand und Kosten. Das Unified Workspace Management, ein ganzheitliches IT-Arbeitsplatzmanagement, das sich über alle Devices erstreckt, automatisiert zum Beispiel die Vergabe, Verwaltung und Überwachung von Zugriffsrechten. Auch viele Standard-Dienstleistungen im Support lassen sich automatisch anstoßen, sodass der Aufwand in der IT-Abteilung deutlich zurückgeht. Zu den häufigen, automatisierbaren Anfragen zählen zum Beispiel Passwort-Resets: Sie machen rund 30 Prozent aller Anrufe beim Service Desk aus. Standardisierte Prozesse bedeuten hier enormes Einsparungspotential.

Kompatibilität testen und Akzeptanz fördern

Eine der größten technischen Herausforderungen, vor der IT-Verantwortliche bei der Digitalisierung der Arbeitsplätze stehen, liegt in der mangelnden Kompatibilität von Legacy-Applikationen mit der einzusetzenden Plattform. In den meisten Betrieben ist die IT-Umgebung über einen längeren Zeitraum hinweg historisch gewachsen. Dazu zählt oft auch Software, die eigens für das Unternehmen programmiert oder angepasst wurde. Viele Anwendungen lassen sich daher nur mit Expertenwissen auf Windows 10 migrieren oder in die Cloud verlagern. Funktionieren sie im neuen System nicht oder nur mit schlechter Performance, wirkt sich das negativ auf die Motivation – und damit auf die Produktivität – der Mitarbeiter aus.

Nicht zuletzt kann die Arbeitsplatz-Modernisierung an mangelnder Akzeptanz der Belegschaft scheitern, denn nicht jeder empfindet Neuerungen in seinem Arbeitsumfeld als positiv. Deshalb müssen die Bedürfnisse der Nutzer individuell ermittelt werden, denn ein Softwareentwickler hat andere Anforderungen an seinen Arbeitsplatz als ein Vertriebsmitarbeiter. Dafür empfiehlt es sich, anhand von Interviews mit ausgewählten Mitarbeitern Nutzerprofile zu erarbeiten – und auf Basis dieses so genannten „Smart Profiling“ wichtige Entscheidungen zu treffen.

Anwender, die die neue Arbeitsplatzumgebung nutzen sollen, müssen die Gelegenheit bekommen, sich mit den Anwendungen vertraut zu machen und Fragen zu stellen. Denn, wenn Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten nur widerwillig einsetzen, bleibt die Produktivität auf der Strecke.

Die Entwicklung bleibt nicht stehen

Künftig wird die Anzahl der pro Person genutzten Geräte weiter ansteigen und die Arbeitswelt verändern. Im Support geht der Trend vom reaktiven zum proaktiven, dem „predictive“ Support: Einfache Dinge, wie Logon-/Logoff, Applikations- und Daten-Performance, Batteriestatus und andere Aspekte wirken direkt auf die Produktivität und lassen sich einfach im Blick behalten.

Joerg Rubbert.

Fazit

Das Ziel ist, im Sinne einer verbesserten Service-Qualität, die Vorfälle nach Möglichkeit zu vermeiden beziehungsweise diese „vorherzusehen“ und zu intervenieren, bevor sie überhaupt entstehen. Chat, Video-Telefonie und mobile Services werden feste Bestandteile der Unternehmenskommunikation. Im Support gewinnen Automatisierungslösungen und ein Omni-Channel-Ansatz an Bedeutung – ebenso wie Big Data Analytics. Moderne, schnelle IT trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter sich am Arbeitsplatz wohlfühlen. Unternehmen und IT-Abteilungen sollten sich daher auf die neuen technischen Möglichkeiten einlassen, um auch künftig die Nase beim Wettbewerb um die besten Mitarbeiter vorn zu haben.

Über den Autor

Jörg Rubbert ist Portfolio Manager Infrastructure & Data Management bei Atos Deutschland.

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