Tipps für die Suche einer Groupware jenseits der Marktführer

Es gibt nicht nur Exchange: Sieben Kriterien für Groupware-Alternativen

| Autor / Redakteur: Bernhard Lück / Andreas Donner

Metaways empfiehlt, bei der Auswahl einer Groupware auch Open-Source-Lösungen wie die hauseigene Groupware Tine 2.0 zu berücksichtigen.
Metaways empfiehlt, bei der Auswahl einer Groupware auch Open-Source-Lösungen wie die hauseigene Groupware Tine 2.0 zu berücksichtigen. (Bild: Metaways)

Der IT-Dienstleister Metaways weist darauf hin, dass die oft als ressourcenhungrig und schwer zu administrieren geltenden Microsoft-Produkte Exchange und Outlook ihre Anwender von proprietären Technologien abhängig machen, und empfiehlt, Open-Source-Groupware in Betracht zu ziehen.

„Suchen Unternehmen eine Alternative zu Microsoft Exchange, bietet ihnen der Markt zahlreiche Möglichkeiten. Diese sollten aber genau unter die Lupe genommen werden“, sagt Cornelius Weiss, Team Leader Software Engineering bei Metaways in Hamburg und empfiehlt, Open-Source-Lösungen bei der Auswahl zu berücksichtigen. Da bei quelloffener Software keine Abhängigkeit von einem Hersteller bestehe, könne sie einen echten Mehrwert bieten. Individuelle Erweiterungen an der Groupware könnten dann von einem IT-Dienstleister vor Ort durchgeführt werden.

Für den Groupware-Experten Metaways gibt es sieben Schlüsselkriterien, auf die Unternehmen bei der Suche nach Alternativen achten sollten:

  • 1. Benutzerfreundlichkeit: Eine Groupware, die nicht von allen Beteiligten genutzt werde, sei wertlos. Die Bedienung der Software müsse deshalb einfach und intuitiv sein, sodass jeder damit arbeiten kann und auch will. Das dürfe nicht nur für Power-User, sondern müsse auch für Durchschnittsanwender gelten.
  • 2. Anpassbarkeit: Unternehmen sollten die Möglichkeit haben, die Software ohne aufwendige Projekte an ihre individuellen Anforderungen anzupassen, und beispielsweise in der Lage sein, zusätzliche Felder im Adressbuch anzulegen oder über eine Berechtigungssteuerung festzulegen, welche Benutzergruppen welche Felder verwenden dürfen.
  • 3. Erweiterbarkeit: Eine Groupware ist ein zentrales System, mit dem praktisch das ganze Unternehmen arbeitet. Bei Bedarf sollte es sich deshalb einfach um zusätzliche, für das Unternehmen wesentliche Aspekte erweitern lassen, beispielsweise CRM oder Zeiterfassung.
  • 4. Ausbalancierte Strukturen: Die Groupware müsse Ausgewogenheit zwischen Unternehmensvorgaben und individuellen Freiheiten der Mitarbeiter ermöglichen. Dies lasse sich etwa erreichen, indem das Unternehmen vorgibt, in welchen Adressbüchern die unterschiedlichen Kontakte organisiert werden, und die Benutzer gleichzeitig die Möglichkeit haben, z.B. eigene Aufgabenlisten anzulegen.
  • 5. BYOD-Unterstützung: Die Software sollte der zunehmenden Verschmelzung von Berufs- und Privatleben Rechnung tragen. So könne sie verhindern, dass die Nutzer auf ihren „Bring your own Device“-Geräten eine zusätzliche, unter Umständen unsichere Software für ihre privaten Termine nutzen. Dazu müsse es etwa möglich sein, private Termine in der Groupware anzulegen, ohne dass diese für andere Anwender sichtbar werden.
  • 6. Interoperabilität: Die Lösung sollte sich einfach in vorhandene IT-Infrastrukturen einfügen lassen, sodass keine weiteren Investitionen nötig seien. Dazu müsse die Groupware offen gegenüber Serverbetriebssystemen, Datenbanken, Authentifikationssystemen oder Web-Services sein.
  • 7. Plattformunabhängigkeit: Die Systemlandschaft in den Unternehmen wird immer größer und diversifizierter. Eine webbasierende Groupware sei im Browser nutzbar und könne damit plattformunabhängig verwendet werden – sei es unter Windows, Mac oder Linux, auf Desktop-PCs, Notebooks, Smartphones oder Tablets.

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