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Mehr Kontrolle und Transparenz Datenschutz bei Windows 10 und Microsoft 365

Autor / Redakteur: Thomas Joos / Peter Schmitz

Viele Anwender arbeiten mit Windows 10 und nutzen dabei Dienste aus Microsoft 365/Office 365. Hier sollten die verschiedenen Einstellungen des Datenschutzes überprüft werden, vor allem wenn im Homeoffice oder mobil gearbeitet wird.

Mit den richtigen Einstellungen kann man bei Windows 10 und Microsoft 365 mehr Sicherheit, Datenschutz und Compliance erreichen.
Mit den richtigen Einstellungen kann man bei Windows 10 und Microsoft 365 mehr Sicherheit, Datenschutz und Compliance erreichen.
(© momius - stock.adobe.com)

Microsoft versucht in Windows 10 und auch in seinen Clouddiensten Microsoft 365/Office 365 möglichst viel Transparenz in Sachen Datenschutz zu bieten. Allerdings sind die Einstellungen nicht immer so gesetzt, dass diese den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Es ist also durchaus sinnvoll, genau zu überprüfen, ob alle relevanten Einstellungen korrekt gesetzt sind.

Wie man bei Windows 10 und Microsoft 365 die wichtigsten Einstellungen für mehr Datenschutz und Compliance macht, zeigen wir in der Bilderstrecke.

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Weiterführende Informationen zum Datenschutz in Windows 10 und Microsoft 365

Wir haben im Beitrag „20 Tipps für Sicherheit und Datenschutz in Windows 10“ bereits einige Tipps gezeigt, wie der Datenschutz in Windows 10 gewährleistet wird. Auch der Beitrag „Datenschutz mit Windows 10 Version 1903“ bietet hierzu zahlreiche Tipps.

Auf der Seite „Einhaltung der DSGVO – Best Practices“ gibt Microsoft auch Hinweise, auf was Unternehmen und Administratoren achten sollten, um den Datenschutz beim Einsatz von Microsoft 365 zu gewährleisten.

Security-Dashboard: Gespeicherte Daten bei Microsoft anzeigen

Im Datenschutz-Dashboards von Microsoft-Konten, können Anwender den gespeicherten Browserverlauf anzeigen und löschen. Das gilt auch für den Suchverlauf, der im Microsoft-Konto gespeichert ist. Das Dashboard kann direkt über die URL https://account.microsoft.com/privacy aufgerufen werden. Bei „Übersicht“ sind die Optionen dazu zu finden.

Über die Registerkarte „Aktivitätsverlauf“ sind die gespeicherten Daten der installierten Anwendungen zu finden. Hier können ebenfalls Daten gelöscht werden.

Microsoft 365 Compliance Center

Unternehmen, die mit Microsoft 365 arbeiten, sollten sich in jedem Fall mit den Datenschutzoptionen in Microsoft 365/Office 365 auseinandersetzen. Für Administratoren steht dazu das Microsoft 365 Compliance Center zur Verfügung. Ein erster Überblick ist bei „Ihre Compliance-Bewertung“ zu sehen. Hier zeigt das Compliance-Center zunächst einen Gesamtwert an. Je höher dieser ist, umso besser ist der Datenschutz in der Umgebung konfiguriert. Für einzelne Bereiche zeigt die Compliance-Bewertung auch an, wo Verbesserungen erreicht werden. Diese Einstellungen sind über den Compliance-Manager direkt erreichbar. Hier zeigt das Compliance Center auch die Aufgaben an, die noch erledigt werden müssen, um den Datenschutz zu verbessern.

Office 365 Security & Compliance - Datenschutz und Sicherheit für Exchange Online

Parallel zu den Sicherheits- und Datenschutzoptionen in Microsoft 365 spielen natürlich auch die Einstellungen für Exchange Online eine wichtige Rolle. Hier können bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit sehr viele Einstellungen bei „Office 365 Security & Compliance“ gesetzt werden. Diese Einstellungen sind über https://protection.office.com erreichbar.

Geht es um den Datenschutz spielt hier natürlich der Menüpunkt „Datenschutz“ eine Rolle. Hierüber kann auch die DSGVO-Toolbox geöffnet werden. An dieser Stelle zeigt das Admin Center verschiedene Menüpunkte und Links an, mit denen die Sicherheit und der Datenschutz in Exchange Online verbessert werden können. Auch Richtlinien bezüglich des Schutzes vor Datenverlust sind hier zu finden. Über „Office 365 Security & Compliance“ und der Auswahl von „Compliance Manager“ kann auch der übergeordnete Compliance Manager in Microsoft 365 aufgerufen werden. Die Einstellungen gelten natürlich auch für Exchange Online und alle anderen Dienste in Microsoft 365.

Datenschutz in OneDrive for Business

Ein sehr wichtiger Bereich, wenn es um den Datenschutz in Microsoft 365 geht ist auch OneDrive for Business. Hier speichern Anwender Daten in der Cloud und teilen diese unter Umständen mit anderen Benutzern und auch mit Personen außerhalb. Aus diesem Grund sollte bezüglich des Datenschutzes auch explizit OneDrive for Business berücksichtigt werden.

Microsoft unterstützt Administratoren in diesem Fall mit dem OneDrive Admin Center. Dieses kann direkt über die URL https://admin.onedrive.com aufgerufen werden. Im OneDrive Admin Center sind sehr viele Einstellungen bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit zu finden. Bei „Teilen“ kann zunächst festgelegt werden, ob und mit wem Anwender Daten teilen dürfen, die in OneDrive for Business gespeichert werden.

Über „Compliance“ stehen Links zur Verfügung, mit denen die Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust konfiguriert werden können. An dieser Stelle öffnet das OneDrive Admin Center auch externe Werkzeuge, zum Beispiel „Office 365 Security & Compliance“ oder den Compliance-Manager.

Wie man bei Windows 10 und Microsoft 365 die wichtigsten Einstellungen für mehr Datenschutz und Compliance macht, zeigen wir in der Bilderstrecke.

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Datenschutz in Windows 10 verbessern - O&O ShutUp10

In den oben verlinkten Beiträgen sind wir bereits darauf eingegangen, wie der Datenschutz in Windows 10 verbessert werden kann. Wer umfassender dafür sorgen will, dass Windows 10 keinerlei Daten mehr zu Microsoft sendet, kommt kaum um Tools wie O&O ShutUp10 herum. Das Tool schaltet alle Spionagefunktionen von Windows 10 ab. Eine Installation muss nicht erfolgen, es reicht aus O&O ShutUp10 direkt zu starten.

Nach dem Start können Einstellungen gesetzt werden, die ShutUp10 in Kategorien unterteilt. Bei „Empfohlen“ zeigt ShutUp10 an, welche Einstellungen gesetzt werden sollten. Es ist natürlich sinnvoll vor der Ausführung zumindest einen Wiederherstellungspunkt in Windows 10 zu setzen. Diese Aufgabe übernimmt ShutUp10 auch automatisch. Das Tool kann Einstellungen aber auch wieder rückgängig machen, wenn es auf dem PC zu Problemen kommt.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist