Vorsicht, Software-Chaos!

Collaboration-Tools: Die Dosis macht das Gift

| Autor / Redakteur: Paul Gentile / Andreas Donner

„Klasse statt Masse“ heißt es bei der Auswahl der Collaboration-Tools.
„Klasse statt Masse“ heißt es bei der Auswahl der Collaboration-Tools. (Bild: © – Fokussiert – stock.adobe.com)

Viele Unternehmen wollen Prozesse effizienter gestalten und die Zusammenarbeit verbessern – und stellen ihren Mitarbeitern so viele Lösungen und Systeme wie möglich zur Verfügung. Dabei bewirken zu viele Collaboration-Tools oft den gegenteiligen Effekt: Chaos.

Sind zu viele Collaboration-Tools im Einsatz, sind Probleme programmiert. So kann es durch die Streuung von Assets und Insights auf verschiedenen Bildschirmen, Browser-Tabs und Apps deutlich schwieriger werden, schnelle Antworten zu erhalten. Und ärgern sich Mitarbeiter über den Einsatz einer Lösung, kann dies auch die Begeisterung für andere Systeme schmälern. Unternehmen sollten deshalb nicht sinnlos in eine Vielzahl von unnötigen Tools investieren.

1. Probleme analysieren und nicht sofort eine neue Lösung einsetzen

Manchmal ist Ungeduld, manchmal Frustration der Grund, warum Mitarbeiter sich nach neuen Möglichkeiten umsehen, wie sie Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern könnten. Stattdessen wäre es ratsam, mehr Zeit in die Lösungen zu investieren, die bereits vorhanden sind. So werden Funktionen und Möglichkeiten entdeckt, die noch nicht bekannt sind, die ein Problem aber lösen könnten. Warum sind Anwender eigentlich verärgert über den Einsatz einer bestimmten Lösung? Wie ließe sich die Frustration beheben? Antworten bietet eine Ursachenanalyse, die zwar etwas Zeit kostet, sich aber auszahlt, wenn kein neues Tool gekauft, stattdessen aber auf unbekannte Features gesetzt werden kann. Es kann beispielsweise sein, dass sich Anwender über Dinge ärgern, die nicht funktionieren, die nicht zugänglich sind oder die nicht ganz klar sind. Als Gegenmaßnahme können Trainings verändert und angepasst werden, sodass Kollegen und Mitarbeiter lernen, sicherer und besser mit den zur Verfügung stehenden Tools umzugehen.

2. Vorteile langjähriger Partnerschaften mit einem Anbieter nutzen

Abgesehen von den Kosten für zusätzliche Software- oder Cloud-Lösungen bringt jedes neue Collaboration-Tool neuen Aufwand sowie Schulungs-, Integrations- und Wartungskosten mit sich. Damit nicht genug: Wer seine Collaboration-Tools auf viele verschiedene Anbieter verteilt, verpasst außerdem die Chance, eine tiefere Beziehung zu einem Anbieter aufzubauen, der Zeit und Energie investieren kann, um das jeweilige Unternehmen besser zu verstehen. Unternehmen sollten daher auf einen Anbieter setzen, der mehrere Funktionen in einer einheitlichen Umgebung bereitstellen kann, sodass Benutzer ihre Arbeit in einer einzigen App bündeln und zentral verwalten können. Die Vorteile einer fundierten Partnerschaft sollten stets in Betracht gezogen werden. Hierzu gehören persönliche Gespräche über die individuelle Nutzung von Funktionen oder neue Versionen, exklusive Beta- oder Pilotprogramme und ergänzende Services wie Training oder Implementierung.

3. Mobile Geräte nicht überfrachten

Eine typische Collaboration-Anwendung kann weit über 100 MB groß sein. Das klingt zunächst einmal nach nicht viel. Doch Mitarbeiter nutzen ihre mobilen Apps heute beruflich genauso oft wie ihre Computer. Da Smartphones zumeist lediglich 32 GB oder weniger Speicherplatz haben, könnten zu viele Collaboration-Tools bedeuten, dass viel mehr Zeit für Warnungen vor „wenig Speicherplatz“ aufgebracht werden muss als tatsächlich mit den Tools zu arbeiten.

4. Vertrauen in Technologien und Tools stärken

Konsistenz schafft Vertrauen, Inkonsistenz macht es zunichte. Mitarbeiter wollen sicher sein, dass ihnen die neuesten und besten Tools zur Verfügung stehen. Außerdem möchten sie stets wissen, wo sie die Assets oder Kollegen finden, die sie benötigen und die ihnen bei ihrer Arbeit helfen können. Die Streuung von Assets und Experten über viele verschiedene Collaboration-Tools untergräbt das Vertrauen, das sie in Unternehmen und Firmenlenker setzen. Neue Integrationen und Verbindungen zwischen Tools lassen Kosten und Wartungsaufwand steigen. Viel sinnvoller ist hingegen eine „Single Source of Truth“, also eine einzige Anlaufstelle und Technologie, oder zumindest möglichst wenige Tools, an die Anwender ohne Weiteres herankommen.

Paul Gentile.
Paul Gentile. (Bild: LogMeIn)

5. Auf Kommunikation und Absprachen setzen

Last, but not least sollten Unternehmen überlegen, ob die wahren Collaboration-Probleme vielleicht gar nicht mit dem jeweiligen Tool zusammenhängen, sondern eventuell mit dem Kommunikationsstil. Das Hinzufügen weiterer Tools ist nicht nur kostspielig, zudem werden tiefere Probleme mit Trainings, Firmenkultur oder Arbeitsplatzkompatibilität auf diese Weise einfach ignoriert. Dabei ist es möglich, ein schwerfälliges Management, schlechte Feedback-Praktiken oder organisatorische Komplexität mit Strategien zu lösen, die zwar Aufmerksamkeit und Zeit, aber keine neue Software erfordern. Ein hilfreicher Tipp: Im Gespräch mit der Personalabteilung lässt sich herausfinden, welche Unterstützung und Tools Mitarbeiter wirklich benötigen, um besser zusammenzuarbeiten.

Über den Autor

Paul Gentile ist Senior Director Product Marketing bei LogMeIn.

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