Second-Hand-Software = First-Class-Lösung?

Proaktives Lizenzmanagement stellt hohe Anforderungen

02.03.2007 | Autor / Redakteur: Lothar Lochmaier / Andreas Donner

Die Umstellung auf Windows Vista lässt den Zweithandel mit gebrauchter Software erblühen. Doch lohnender als das riskante Spiel mit rechtlich oftmals kaum abgesicherten Lizenzvereinbarungen ist es, wenn Unternehmen ihre unproduktiven Bestände gezielt erfassen und ihre stillen Reserven optimal ausschöpfen.

Die Implementierung eines neuen Betriebssystems sollte von langer Hand geplant sein, denn sie ist neben erhöhtem Arbeitsaufwand auch mit zusätzlichen Kosten verbunden, die über den bloßen Erwerb der Software Lizenzen hinausgehen. Die Marktanalysten von Berlecon Research rechnen damit, dass die entstehenden Kosten bei der Implementierung von Vista die der Vorgänger übersteigen werden. Dies betreffe vor allem organisatorische und technische Aspekte eines unternehmensweiten Wechsels.

Zunächst müssen alle Mitarbeiter mit den vielen neuen Features und Benutzeroberflächen vertraut gemacht werden. Daher ist vor allem in großen Unternehmen mit Zusatzkosten beispielsweise für Schulungen und die Einrichtung von Helpdesks zu rechnen. Auch technisch gesehen geht der Aufwand über die unternehmensweite Neuinstallation des komplexen Betriebssystems hinaus.

So müsse dessen Kompatibilität mit allen im Unternehmen verwendeten Anwendungen geprüft und hergestellt werden. „Wenn man bedenkt, dass in vielen großen Unternehmen hunderte Programme Verwendung finden, wird schnell klar, wie viel Arbeit auf die IT-Verantwortlichen zukommt – auch wenn Microsoft Tools anbietet, die eine Kompatibilitätsüberprüfung erleichtern sollen“, gibt der Berlecon-Analyst Bohn zu bedenken.

Abschließend sei außerdem zu bedenken, dass Vistas attraktive aber aufwändige Funktionen sehr rechenintensiv sind. Deshalb stellt sich die Frage, inwiefern die bestehende IT-Infrastruktur im Unternehmen über eine ausreichende Leistung verfügt, oder eventuell eine Migration betriebswirtschaftlich erst dann sinnvoll ist, wenn die gegenwärtig verwendeten Rechner abgeschrieben sind und neue angeschafft werden.

Anbieter versprechen viel Ungereimtes

Es verwundert deshalb kaum, dass zahlreiche Anbieter von gebrauchten Softwarelösungen rund um Microsoft-Produkte in die Bresche springen. UsedSoft, U-S-C oder Preo Software werben dabei recht plakativ mit einem Einsparpotenzial von bis zu 50 Prozent durch Second-Hand-Lizenzen. Ganz so simpel funktioniert diese wirtschaftliche Lösungsformel aber keineswegs.

In welchen Bereichen die jeweilige Kosten-Nutzen-Bilanz besonders sinnvoll ist, lässt sich kaum mit pauschalen Rezepturen beantworten. Während Softwarehersteller und andere Innovatoren schnell erkannt haben, welches wirtschaftliche Potenzial mit dem Vermarkten gebrauchter Software verbunden sei, tun sich Unternehmen schwer, die rechtlichen und wirtschaftlichen Faktoren beim Einsatz einzuschätzen, bestätigt Analyst Axel Oppermann von der Experton Group.

Derzeit schätzen die Marktforscher das Volumen des Handels mit gebrauchter Software allein in Deutschland auf rund 30 Millionen Euro – dies ist jedoch nur ein Bruchteil des denkbaren Absatzvolumens. Meist hält die unklare Rechtslage die Betriebe vor einem allzu leichtfertigen Engagement ab. Denn nur verlässliche Kooperationen bringen seriöse Rahmenbedingungen zum Nutzen beider Seiten.

Ohne das Placebo der Hersteller läuft auf lange Sicht kaum etwas, wie am Beispiel Microsoft deutlich wird. Unternehmen sollten sich angesichts der bevorstehenden Umstellung auf Vista genau überlegen, in welchen Bereichen eine ältere Version noch ausreichende Dienste leistet. Etwa, ob diese noch kein zwingendes Upgrade erfordert, was gerade bei Office- und Windows-Lizenzen der Fall sei, behauptet Anbieter UsedSoft. Auf jeden Fall gelte es zu prüfen, ob die vorhandene Hardware für aktuellere Versionen gerüstet ist.

Dynamisches Lizenzmanagement ebnet neue Wege

Um einen umfassenden Überblick über die IT-Ressourcen zu gewinnen, sind Softwaretools hilfreich, die eine Verknüpfung zum betriebswirtschaftlichen System herstellen. Mit Hilfe einer dynamischen Lizenzisierung lassen sich brach liegende oder nur wenig genutzte Lizenzen erkennen und anschließend deinstallieren. Damit lassen sich die Rechner neu ausrichten, wenn Programme über längere Zeit ungenutzt bleiben, beispielsweise die Projektmanagement-Software von Microsoft „MS Project“ nur wenige Male pro Jahr aufgerufen wird.

Allerdings reiche es nicht aus, die relevanten Daten nur in der Buchhaltung zu erfassen, sondern es gelte diese in die entsprechenden Vertragsdaten zu übernehmen, gibt Bodo Linke, Managing Director bei Enteo Software in Filderstadt zu bedenken. Dazu können die Anwender ein Online-Portal nutzen, über das Informationen an den Hersteller übermittelt werden. Diese werden direkt auswertbar aufbereitet und dem Kunden wieder zur Verfügung gestellt.

Die Vorgaben von Basel II dienen dabei zur rechtlichen Absicherung. Damit lässt sich nicht nur die Soft- und Hardware inventarisieren. Auch die Inventarisierungs- und Wiederbeschaffungszyklen sind anhand von Szenarien kalkulierbar. Ein zusätzliches Analysetool dokumentiert bei der Lösung Enteo v6 zudem jede Änderung im System, was die Effizienz und Transparenz in der IT deutlich erhöhe, bekräftigt Linke.

Denn ein nur abstrakt verstandenes Lizenzmanagement hilft nach Auffassung von Enteo kaum weiter, da viele Lizenzänderungen sich im Graubereich bewegten, etwa indem die Änderungen bei zugekauften Lizenzen mit bestehenden Lizenzen nicht abgeglichen bzw. übertragen werden. Der mit Hilfe einer aktiven Lizenzmanagement-Software gewonnene Überblick über die Bestände führt nicht nur dazu, dass das Unternehmen die Anzahl und den jeweiligen Grad der Ausstattung benennen kann. Zudem wissen die Verantwortlichen auch darüber Bescheid, wer die Anwendungen in welcher Weise nutzt, und welche Vereinbarungen in den jeweiligen Lizenzverträgen enthalten sind. Die Experten von Enteo empfehlen zudem, durch eine exakte Projektplanung einer Migration alle Parameter zu inventarisieren und dadurch besser handhaben zu können. Dies sollte nicht nur durch einen umfassenden Hard- und Software-Abgleich erfolgen. Auch gilt es, die Nutzer in den Schlüssel-Anwendungen zu schulen.

Nach Auffassung von Gartner trägt proaktives Lizenzmanagement immerhin dazu bei, bis zu 30 Prozent der Kosten im operativen Betrieb (TCO) zu senken. Bevor diese optimistische Prognose aber tatsächlich greift, gibt es in der Praxis zahlreiche Hemmnisse zu überwinden. Oftmals werden derartige Projekte schon nach kurzer Zeit wieder „auf Eis“ gelegt, weil die Übergabe und Abstimmung von Abteilung zu Abteilung generell scheitert oder zumindest nicht ausreichend funktioniert. Ohne gute Organisation versagt auch das beste Tool.

Billigschnäppchen Office 97 steht auf der Kippe

Wichtig beim Vergleich zwischen „alter“ und „neuer“ Software ist deshalb die Investitionssicherheit. Der Kunde muss bei der Lösung aus zweiter hand schriftlich verbürgt die Gewissheit erhalten, legale Software zu erwerben. Gerade bei gängigen Microsoft-Produkten präsentiert sich dem Anwender aber immer noch ein undurchdringlicher Dschungel mit bruchstückhaften Lizenzrechten.

Bei U-S-C etwa erhält der Kunde eine neue Office 2003 Version und damit gleichzeitig das Recht, kostenlos auf das Microsoft Office System 2007 aufzustocken. Im Gegenzug gibt der Kunde bei U-S-C seine alte Office-Version (97, 2000 oder XP) in Zahlung. Nach Auffassung von U-S-C ist der Erwerb von Office XP ein legitimes Mittel, um den von Microsoft durch die Business Software Alliance (BSA) angedrohten Strafen zu entgehen.

Da die Einschätzung von „falsch lizenzierter“ Software aber durchaus unterschiedlich sei, und ein Verstoß gegen das Urheberrecht strafrechtlich verfolgt werden könne, sollten interessierte Käufer, die den Gebrauchtmarkt als Alternative sehen, zwingend auf individuelle Einschränkungen in den Lizenzverträgen achten, rät Axel Oppermann von der Experton Group.

Ferner müsse jedes Unternehmen den organisatorischen Aufwand im Rahmen des Beschaffungsmanagements in die Kalkulation des Kaufpreises mit einbeziehen. Neben dem Angebot von gebrauchter Software gilt es auch, Leasing- oder Mietoptionen zu analysieren, bzw. bisher brach liegende Potenziale und „stille Reserven“ zu erfassen, das heißt nicht mehr aktiv eingesetzte Software. Denn auch dieser Weg könnte zumindest mittelfristig die Investitionsplanung entlasten.

Enteo Software, der Hersteller von Softwarelösungen für das dynamische Lizenzmanagement, macht anhand der folgenden zehn Regeln für erfolgreiches License Compliance Management (LCM) den Umgang mit den Software-Linzenzen etwas einfacher. [Quelle: Enteo Software/LL]

1. Mitarbeiter sensibilisieren

Am Anfang eines erfolgreichen License Compliance Managements steht die Sensibilisierung der IT- und Fachabteilungen für das Thema. In den wenigsten Fällen ist den Mitarbeitern bewusst, welche Kosten durch dezentralen Einkauf von Software, den Support heterogener Applikationslandschaften und abteilungsinterne Lizenzverwaltung entstehen. Vom LCM wird daher nur eine unnötige Bürokratisierung und Verlangsamung der Applikationsbereitstellung erwartet. IT-Verantwortliche müssen diesen Befürchtungen mit klaren Rechenbeispielen begegnen.

2. Verantwortung festlegen

Jedes Projekt benötigt festgelegte Verantwortlichkeiten, die Einführung eines License Compliance Managements ist keine Ausnahme. Sowohl in der IT-Abteilung als auch in den Fachabteilungen sollten feste Verantwortliche definiert werden, die an der Erstellung der Prozesse für die Softwarebeschaffung und -Verteilung mitarbeiten.

3. Softwarebestand inventarisieren

Alle Applikationen müssen versionsgenau (inklusive Suiten) erfasst werden. Dieser Vorgang kann nur in sehr kleinen Netzwerken manuell erledigt werden. Verteilte Filialen, Homeoffices und Außendienstmitarbeiter erfordern hingegen eine vollständig automatisierte Erfassung und Katalogisierung. Inventarisierung und LCM gehen Hand in Hand, daher sollte in diesem Fall über die Einführung einer integrierten Lösung nachgedacht werden.

4. Lizenzbestand erfassen

Um die Lizenzhistorie zu klären, müssen lange verschlossene Kisten geöffnet und deren Inhalte gesichtet werden. Oftmals werden Lizenzbelege oder Volumenverträge nicht zentral an einer Stelle vorgehalten. Wichtige Informationen liegen unstrukturiert beim Benutzer, in der IT-Abteilung oder der Buchhaltung. Um die relevanten Daten strukturiert und vollständig zu erfassen, ist es notwendig, frühzeitig die Entscheidung für ein LCM-Tool zu treffen. So lassen sich sämtliche erworbenen und tatsächlich genutzten Softwarelizenzverträge komplett und übersichtlich darstellen.

5. Lizenz-Knowhow aufbauen

Um das vorhandene Optimierungspotenzial auszunutzen, muss spezialisiertes Knowhow zu den verschiedenen Vertragsformen und ihren Vorteilen beziehungsweise Nachteilen aufgebaut werden. Das richtige LCM-Werkzeug kann diesen aufwendigen Prozess entscheidend verkürzen.

6. Software und Einkauf standardisieren

Die Inventarisierung des Softwarebestandes zeigt in vielen Fällen auf, dass unterschiedliche Applikationen für dieselbe Aufgabe eingesetzt werden. Durch Konsolidierung der verwendeten Software können Supportkosten reduziert und vorteilhaftere Lizenzmodelle genutzt werden. In diesem Zusammenhang ist die Einführung eines standardisierten Einkaufprozesses unabdingbar.

7. Lizenznachweise archivieren

Was ein gültiger Lizenzbeleg ist, wird im Wesentlichen von den Bedingungen des Herstellers definiert. Einfache Rechnungen reichen hier nicht immer aus, da eine Zuordnung zu Geschäftsteilen unter Umständen nicht zweifelsfrei möglich ist. Deshalb sollten alle verfügbaren Lizenzunterlagen zentral abgelegt werden.

8. Interne Audits etablieren

Über regelmäßige interne Audits wird sichergestellt, dass das Unternehmen für den Ernstfall gerüstet ist und tatsächlich über ein realistisches Abbild der License-Compliance-Situation verfügt. Dementsprechend muss das eingesetzte Managementwerkzeug in der Lage sein, Compliance Reports zu erzeugen, die auch dynamische Verknüpfungen von Lizenzverträgen mit Softwareprodukten, Herstellern, Benutzern, Computern und Organisationselementen (zum Beispiel Kostenstellen) berücksichtigen.

9. Partner einbinden

Erfolgreiche License-Compliance-Projekte bedürfen nicht allein der Wahl von geeigneten Werkzeugen. Es sind vor allem zahlreiche Dienstleistungen denkbar – und oft unabdingbar. Während die eingesetzten Werkzeuge den aktuellen Stand erfassen, hilft die Expertise des Projektpartners, typische Fehler im Lizenzmanagement zu erkennen und zu beseitigen. Eine der wichtigsten Dienstleistungen ist die Bereinigung des Softwarebestandes auf Basis der Lizenzbilanz. In diesem Umfeld hat sich eine handvoll Spezialisten etabliert, die umfassende Erfahrung aus zahlreichen Unternehmen mitbringen.

10. Aktualität gewährleisten

Um den einmal erreichten korrekten Lizenzstatus beizubehalten, müssen die permanent im Unternehmen ablaufenden Änderungen im LCM-Werkzeug abgebildet werden. Leider wird übersehen, dass zeitgleich die Verteilung von Software im Unternehmen rasant fortschreitet. Ohne ein Konzept, das eine Verbindung zwischen Softwareverteilung und Lizenzmanagement herstellt, werden ständig neue Lizenzprobleme erzeugt. Unternehmen, die jedoch einen präventiven Ansatz verfolgen, packen das Übel an der Wurzel und entlasten damit ihre kaufmännischen und technischen Bereiche.

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