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Mit Asana und Integrationen das große Ganze im Blick behalten Klarheit und Kontext für Teams und Führungskräfte – aber wie?

Mitarbeiter wollen ihre Aufgaben erfüllen, nicht Zeit damit verlieren, ihre Arbeit zu organisieren. Work-Management-Lösungen wie Asana verschaffen Beschäftigten diesen Freiraum. Mit Asana organisieren Teams ihre Arbeit so, dass alle Mitarbeiter wissen, was, wann, warum und wie zu erledigen ist. Damit das funktioniert, stellt die Plattform eine Vielzahl von Funktionen bereit. Ergänzend dazu können User Slack, Zoom, Microsoft Teams und vielen weiteren Tools integrieren - von der Collaboration-Lösung bis zur Entwicklungsplattform.

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(Bild: GoodIdeas@AdobeStock)

Wie lässt sich Arbeit so organisieren, dass Mitarbeiter optimal zum Unternehmenserfolg beitragen, dabei aber nicht überlastet werden und erkennen, welche Rolle ihre Tätigkeiten dabei spielen, um die Unternehmensziele zu erreichen? Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland hat noch keine schlüssige Antwort darauf, wie der "Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021" von Asana belegt. So mussten deutsche Arbeitnehmer 2020 fast 230 Stunden für Doppelarbeit aufwenden und rund 160 Stunden für unnötige Meetings und Videokonferenzen. Das macht fast zehn Arbeitswochen, die jedem Wissensarbeiter nicht für kreative und produktive Tätigkeiten zur Verfügung stehen.

Der Workgraph von Asana organisiert Arbeit in Form von Aufgaben, Projekten, Projektportfolios und übergeordneten Zielen sowie den Beziehungen zwischen ihnen.
Der Workgraph von Asana organisiert Arbeit in Form von Aufgaben, Projekten, Projektportfolios und übergeordneten Zielen sowie den Beziehungen zwischen ihnen.
(Bild: FourWeekMBA.com / Gennaro Cuofano)

Zentrale Elemente: Pyramide der Klarheit und Work Graph

Doch das lässt sich vermeiden. Der Schlüssel dazu ist der Blick auf das "große Ganze", und zwar für jeden Mitarbeiter. Asana hat dieses Konzept in einer "Pyramide der Klarheit" in Verbindung mit dem Work Graph zusammengefasst. Eine Pyramide der Klarheit ist ein Rahmenmodell für die Verbindung der täglichen Arbeit mit den strategischen Zielen eines Unternehmens. Sie macht transparent, wie die eigene Arbeit zum Erfüllen der Mission und der Ziele des Unternehmens beiträgt.

Der Work Graph besteht aus den Arbeitseinheiten (Aufgaben, Projekten, Projektportfolios, Zielen) und den damit verknüpften Informationen (Daten, Kommunikation zwischen Teams). Hinzu kommen die Mitarbeiter sowie deren Rolle und Verantwortlichkeit. Der Work Graph zusammen mit einer Pyramide der Klarheit sorgt für Transparenz, eine klare Aufgabenverteilung und stellt sicher, dass die Mitglieder eines Teams jederzeit wissen, welchen Status und welche Priorität Aufgaben und Projekte haben und in welchen übergeordneten Kontext sie einzuordnen sind.

1. Neue Ausgabe der Studie "Anatomie der Arbeit 2021: - Turbulenzen in einer verteilten Arbeitswelt bewältigen”

Eine Pyramide der Klarheit macht Mitarbeitern deutlich, wie Aufgaben mit der Mission und den Zielen eines Unternehmens zusammenhängen. Zudem gibt sie Aufschluss über den Zweck, den Plan und die Verantwortlichkeiten von Teams und Beschäftigten.
Eine Pyramide der Klarheit macht Mitarbeitern deutlich, wie Aufgaben mit der Mission und den Zielen eines Unternehmens zusammenhängen. Zudem gibt sie Aufschluss über den Zweck, den Plan und die Verantwortlichkeiten von Teams und Beschäftigten.
(Bild: Asana)

Praxis: Von der Task bis zum Projektportfolio

Doch wie lässt sich ein solches Konzept mithilfe von Asana umsetzen? Einen guten Einstieg in den Arbeitstag bieten die Asana-Apps "Meine Aufgaben" und "Inbox". In der Asana-Inbox laufen alle Benachrichtigungen zu Arbeitsvorgängen zusammen, in die ein Mitarbeiter eingebunden ist. "Meine Aufgaben" zeigt ihm auf, welche Tasks ihm zugeordnet wurden. Diese Aufgaben lassen sich anhand der Art der Aufgabe, deren Priorität und des Arbeitsaufwands sortieren.

Eine Ebene darüber sind Projekte angesiedelt. Mit "Projektübersicht" (Projekt Overview) erhalten Mitarbeiter einen umfassenden Überblick über alle Projektinformationen. Dazu gehören Projektbriefings, Daten zu den Funktionen der Beteiligten sowie Milestones. Das Ergebnis ist "Klarheit": welche Projektschritte wann anfallen, wer welche Aufgaben zu erfüllen hat und wie ein Vorhaben mit anderen Projekten und den Unternehmenszielen zusammenhängt.

In der Projektübersicht lassen sich zudem Briefings erstellen. Weiterhin haben Projektbeteiligte die Möglichkeit, Nachrichten an einzelne Kollegen, Teams oder Kunden versenden. Das erfolgt ebenfalls über Asana. Die gesamte Kommunikation läuft transparent über dieselbe Plattform. Der Nutzer kann wählen, ob er diese Nachrichten via E-Mal oder als Browser-Benachrichtigung empfangen will. So wird die Plattform zu viel mehr als einem Projekt-Management-Tool. Sie entwickelt sich zum Work Management.

"Projektübersicht" ist Teil des App-Ökosystems von Asana. Die Anwendung stellt Teams die wichtigsten Informationen über Projekte zur Verfügung, etwa welche Mitarbeitern involviert sind, welchem Portfolio ein Projekt zugeordnet ist und welche Rolle es im Kontext der Unternehmensziele spielt.
"Projektübersicht" ist Teil des App-Ökosystems von Asana. Die Anwendung stellt Teams die wichtigsten Informationen über Projekte zur Verfügung, etwa welche Mitarbeitern involviert sind, welchem Portfolio ein Projekt zugeordnet ist und welche Rolle es im Kontext der Unternehmensziele spielt.
(Bild: Asana)

Projekte in Portfolios zusammenfassen

Um mehrere Projekte zentral zu verwalten, greift Asana auf Projekt-Portfolios zurück. Mit einem Projekt-Portfolio-Management erhalten Führungskräfte und Mitarbeiter Klarheit über Projekte und Vorhaben, um sie mit der täglichen Arbeit von Teams und letztlich mit den Zielen des Unternehmens zu verknüpfen. Portfolios zeigen alle relevanten Projekte an einem Ort an. Dadurch wird transparent, ob ein Projekt "aus dem Ruder läuft". Projektleiter und Mitarbeiter können dann frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. So zeigt die Funktion "Workload" an, wie hoch das Arbeitspensum einzelner Mitarbeiter ist. Liegt es zu hoch, kann ein Vorgesetzter Aufgaben umverteilen und den Mitarbeiter entlasten.

Nutzer haben jedoch nicht nur die Möglichkeit, Projekte in einem Portfolios zusammenzufassen. Dasselbe können sie mit kompletten Portfolios tun, also Portfolios zu Portfolios hinzufügen. Ein Abteilungsleiter erstellt beispielsweise ein Portfolio, das mehrere Team-Portfolios enthält, die in Zusammenhang mit den Vorhaben der Abteilung stehen. Das durch wird transparent, ob die Abteilung ihre Ziele erreichen wird oder ob nachjustiert werden muss. Geschäftsführer wiederum können die Portfolios der Abteilungsleiter und Fachbereichsleiter an einem Ort zusammenstellen. Dadurch erhalten sie einen Überblick darüber, ob die Arbeit im gesamten Unternehmen wie gewünscht "funktioniert".

Ziel Definitionen mit OKRs (Objektives and Key Results) – Ein OKR Leitfaden

"Multi-Homing": Eine Aufgabe mehreren Projekten zuordnen

Eine Stärke von Asana ist, dass Aufgaben, Projekte und Portfolios nicht in einer hierarchischen Struktur verwaltet werden müssen. Vielmehr kann ein Mitarbeiter eine Aufgabe mehreren Projekten zuordnen. Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn eine Task für mehr als ein Projekt relevant ist - oder wenn über sie beim nächsten Meeting diskutiert werden soll. Dann fügt der Mitarbeiter diese Aufgabe zum "Meeting-Projekt" hinzu, belässt sie jedoch auch weiterhin beim ursprünglichen Projekt. Multi-Homing bietet sich auch dann an, wenn ein sich die Aufgabe auf ein wichtiges Ziel bezieht. Dann kann die Aufgabe sowohl dem "Ziele"-Projekt als auch dem Projekt zugeordnet werden, in dem die einzelnen Arbeitsschritte nachverfolgt werden. Auf dieselbe Weise lassen sich auch Portfolios erstellen, die mehrere (Fach-)Bereiche und Projekte miteinander kombinieren.

Das heißt, mit Asana werden Projekte und Portfolios in einem Netz von zusammenhängenden, voneinander abhängigen Projekten, Aufgaben und Portfolios verwaltet. Das heißt, es gibt keine Aufgaben- und Projekt-"Silos". Stattdessen wird transparent, auf welche Weise Aufgaben und Projekte miteinander verknüpft sind, welchen Status sie haben und wie sie dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen.

Asana unterstützt mehr als 100 Integrationen von externen Tools, beispielsweise Vimeo. Dadurch können sich Teams und einzelne Mitarbeiter maßgeschneiderte Arbeitsumgebungen erstellen.
Asana unterstützt mehr als 100 Integrationen von externen Tools, beispielsweise Vimeo. Dadurch können sich Teams und einzelne Mitarbeiter maßgeschneiderte Arbeitsumgebungen erstellen.
(Bild: Asana)

Integrationen: Asana mit externen Tools kombinieren

Gerade durch die Corona-Pandemie und die Verlagerung von Mitarbeitern ins Homeoffice wurde deutlich, wie eine Work-Management-Plattform wie Asana dazu beitragen kann, die Arbeit von verteilten Teams zu optimieren. Eine Schlüsselrolle spielt dabei die Einbindung von Tools externer Anbieter. Beispiele sind Microsoft Teams, Zoom, Slack und Jira. Solche Integrationen haben einen Vorteil: Sie ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeit mit Asana und externen Werkzeugen zu organisieren, ohne dazu die Asana-Plattform zu verlassen. Das bedeutet ein einheitliches "Look and Feel", die Möglichkeit, gewohnte Prozesse zu nutzen und kein mehrfaches An- und Abmelden bei unterschiedlichen Services.

Mit Asana für Teams können Teilnehmer der Microsoft-Lösung beispielsweise gemeinsam an Aufgaben in Asana arbeiten und direkt aus Teams heraus Arbeitsvorgänge verknüpfen. Das heißt, Gespräche werden direkt in Maßnahmen umgesetzt, die sich über Asana verwalten lassen. Die Mitarbeiter müssen dazu die Teams-Session nicht verlassen. Auch alle Aufgaben, Portfolios und Status-Updates werden innerhalb von Teams angezeigt. Das bedeutet mehr Klarheit und Transparenz, ohne dass der Nutzer zwischen mehreren Tools hin und her wechseln muss.

Was bringt es eine Work Management Plattform einzusetzen? Der ROI von Work Management Plattformen

In die Work-Management-Plattform Asana lässt sich auch der Videoconferencing- und Collaboration-Service Zoom einbinden.
In die Work-Management-Plattform Asana lässt sich auch der Videoconferencing- und Collaboration-Service Zoom einbinden.
(Bild: Asana)

Transkripte für mehr Klarheit und Kontext

Vergleichbare Funktionen stellen Asana für Zoom und Asana für Slack bereit. Teilnehmer von Zoom-Videokonferenzen können beispielsweise Meetings mit Aufgaben in Asana verknüpfen. Um einem Kollegen den Kontext einer zugewiesenen Aufgabe klarer darzustellen, besteht zudem die Option, Transkripte und Aufzeichnungen an eine Asana-Aufgabe anzuhängen.

Um Asana mit Zoom zu verknüpfen, sind nur wenige Schritte erforderlich: ein Konto bei Asana und Zoom anlegen, das entsprechende Projekt bei Asana öffnen, die App Asana for Zoom hinzufügen und sich bei Zoom anmelden – fertig. Anschließend können Nutzer Zoom-Meetings direkt in Asana einfügen oder eine Zoom-Sitzung im Asana-Kalender mit einer Aufgabe verbinden. Solche Integrationen stehen für mehr als 200 Anwendungen zur Verfügung, von Collaboration-Tools und File-Sharing-Lösungen bis hin zu Business-Software und Entwicklungsplattformen.

Fazit

Der Hauptvorteil einer Work-Management-Plattform wie Asana besteht darin, dass sie Klarheit, Kontext und Transparenz in Arbeitsabläufe bringt. Dadurch können sich Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, nicht auf die "Arbeit um die Arbeit" herum. Durch die Option, externe Applikationen einzubinden, wird der Asana Work Graph erweitert. Arbeitsabläufe, die mit anderen Tools abgewickelt werden können, lassen sich dadurch im Work Graph abgebildet werden. Unternehmen und deren Mitarbeiter erhalten so die Möglichkeit, ihre Arbeitsumgebung nach ihren Bedürfnissen zu gestalten. Eine Arbeitsgruppe bindet beispielsweise Microsoft Teams ein, eine andere Salesforce oder Vimeo, eine dritte verwendet Jira. Das erfordert nur einige wenige Mausklicks und keine IT-Kenntnisse. Unternehmen und ihre Beschäftigten erhalten auf diese Weise gewissermaßen ein "Schweizer Taschenmesser", mit dem sie ihre Arbeit maßgerecht und optimal organisieren können.

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