Wie KMU ihr Potenzial mithilfe von UC ausschöpfen können

Effiziente Kommunikationsinfrastruktur in sechs Schritten

| Autor / Redakteur: Bernhard Lück / Andreas Donner

Siemens Enterprise Communications rät KMU, auf dem Weg zu einer UC-Lösung die Integration von Mobilgeräten zu berücksichtigen.
Siemens Enterprise Communications rät KMU, auf dem Weg zu einer UC-Lösung die Integration von Mobilgeräten zu berücksichtigen. (Bild: Siemens Enterprise Communications)

In Großkonzernen sind einheitliche Kommunikationskonzepte längst Standard. Siemens Enterprise Communications zeigt einen Weg, wie Unified Communications auch in kleinen und mittleren Unternehmen zum Erfolg führen können.

KMU machen laut Europäischer Kommission 99 Prozent der europäischen Unternehmen aus, schaffen zwei von drei Arbeitsplätzen in der Privatwirtschaft und spielen eine entscheidende Rolle, wenn es um Innovation, Forschung und Entwicklung geht. Geht es aber nach der Kommunikationsinfrastruktur, hinken KMU Großkonzernen weit hinterher: „Gerade kleine und mittelständische Unternehmen haben großes Potenzial, ihre Produktivität und die Zufriedenheit ihrer Kunden durch moderne Kommunikationskonzepte deutlich zu steigern“, so Robert Ehses, Senior Vice President Small and Medium Enterprises bei Siemens Enterprise Communications. „Die notwendigen Investitionen zahlen sich meist in kurzer Zeit aus, insbesondere, wenn die Lösungen einfach auf die tatsächlichen Anforderungen der Unternehmen maßgeschneidert werden können.“ Siemens Enterprise Communications zeigt, worauf es dabei ankommt.

1. Klar definierte Ziele verhelfen zur bedarfsgerechten Kommunikationslösung

Jedes KMU bedarf seiner eigenen Kommunikationsfeatures. Während es für die einen ausreicht, Zusatzfunktionen wie Präsenzmanagement in die Arbeitsumgebung zu integrieren, lohnt es sich für andere, die Unternehmensumgebung grundlegend zu verändern. Hier zahlt es sich aus, im Vorfeld die Ziele und Erwartungshaltungen von Geschäftsführung, Mitarbeitern und Kunden genauestens abzuklären. So lässt sich in jedem Unternehmen eine den individuellen Vorstellungen entsprechende maßgeschneiderte UC-Lösung einführen.

2. Moderne Kommunikationskonzepte verbessern die Kundenzufriedenheit

Die Kunden sind das Hauptkapital – das ist bei KMU nicht anders als bei großen Konzernen. Kundenzufriedenheit steht daher auch in Sachen Kommunikation an erster Stelle. Hier können KMU mit integrierten Voice-, E-Mail-, Live-Chat- und Social-Media-Optionen punkten. Dadurch vereinfacht sich die Kundeninteraktion um ein Vielfaches. Auch für Unternehmen selbst ergeben sich daraus erhebliche Vorteile: Durch die Integration der UC-Lösungen in den Arbeitskontext der Anwender werden die Kundendaten bei eingehenden Anrufen automatisch bereitgestellt. So müssen die Mitarbeiter die Daten nicht jedes Mal aufs Neue abfragen und sparen Zeit. Außerdem können sie unmittelbar auf die Kommunikationsanwendungen der Kunden zugreifen und dadurch schnell auf Anfragen und Problemstellungen reagieren.

3. Kostenreduzierung stärkt die Wettbewerbsfähigkeit

Gerade KMU sollten darauf achten, am richtigen Ende zu sparen. Das betrifft vor allem Betriebs- und Reisekosten. Moderne UC-Lösungen bieten vielfältige Möglichkeiten, um hier Ressourcen einzusparen: Durch die Integration von Konferenzfunktionen und Videolösungen sowie die Einführung von IP-Telefonie reduzieren sich die Telefon- und Betriebskosten erheblich. Meetings können über Video- oder Telefonkonferenzen stattfinden – dadurch entfallen zeitraubende und kostenintensive Dienstreisen.

4. Integration von Mobilgeräten sorgt für kontinuierliche Geschäftsabläufe

Einer im April 2013 veröffentlichten Studie des Branchenverbands Bitkom zufolge nutzen etwa 79 Prozent aller Erwerbstätigen aus Unternehmen ab drei Mitarbeitern mobile Geräte für ihre tägliche Arbeit, rund 55 Prozent arbeiten zumindest gelegentlich in Auto, Bahn oder Hotel, immerhin ein Drittel verlegt die Arbeit regelmäßig ins Home Office. Ca. 61 Prozent der Personalverantwortlichen haben laut Studie jedoch den Eindruck, dass mobiles Arbeiten den Kommunikationsprozess der Mitarbeiter hemmt. Um das zu vermeiden, sollten KMU die mobilen Endgeräte in die Kommunikationsinfrastruktur vollständig integrieren. Sichere Kommunikations-Tools ermöglichen den Mitarbeitern, über jedes verfügbare Netz zu arbeiten und über Mobile-Client-Lösungen mit VoIP-Funktionen mit Kollegen in Kontakt zu bleiben.

5. Standortübergreifende Lösungen optimieren Team-Performance

Gerade für kleinere oder mittelgroße Unternehmen mit mehreren Standorten können Engpässe oder Ausfälle bei der Kommunikation verheerende Folgen haben. Müssen schnelle und zielgerichtete Absprachen getroffen werden, gelten Telefongespräche und E-Mails längst nicht mehr als die effektivste Form des Informationsaustausches, vor allem dann, wenn mehrere Beteiligte koordiniert werden müssen. Hier ist es sinnvoll, die Kommunikation der Mitarbeiter durch Chat-Programme, Drag-&-Drop-Konferenzen und Web-Collaboration-Tools zu vereinfachen und durch die Verwendung einheitlicher Benutzeroberflächen Zeit und damit Geld einzusparen. E-Mails, Anrufe, Faxe und Geschäftsinformationen lassen sich so übersichtlich an einem einzigen Ort anzeigen und zurückverfolgen. Präsenzinformationen erleichtern die interne Kommunikation zusätzlich: So lässt sich der Anwesenheitsstatus jedes Ansprechpartners jederzeit einsehen.

6. Managed Services optimieren den UC-Einsatz

Nach der Wahl des passenden UC-Systems steht die Auswahl eines geeigneten Service Providers im Fokus. Hier sollten Unternehmen darauf achten, dass der Dienstleister sich sowohl in UC-Prozessen als auch in der klassischen Telekommunikation auskennt. „Gerade bei KMU fehlt oft das nötige Know-how. Daher sind professionelle Service Provider mit einem umfassenden Portfolio unverzichtbar, die auch zusätzliche Services wie Onlineschulungen und Enduser-Trainings anbieten. Aber nur wenn das Anwenderverhalten analysiert wird, können die Abläufe verbessert werden und so zu einer signifikanten Produktivitätssteigerung beitragen“, so Ehses.

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