Punktlandung bei der Software-Lizenzierung

Software Asset Management als Managed Service

| Autor / Redakteur: Christian Terwiel / Andreas Donner

Software Asset Management on-Premise oder SAM als Managed Service? Eigentlich keine Frage!
Software Asset Management on-Premise oder SAM als Managed Service? Eigentlich keine Frage! ( © Shawn Hempel - Fotolia)

Cloud, Mobile, On-Premise – bei Software ist Flexibilität gefragt. Aber die verschiedenen Lizenzen lassen sich oftmals nur schwer überblicken. Ohne ein fundiertes Software Asset Management (SAM) riskieren Firmen hohe Kosten durch Unter- oder Falschlizenzierungen. Besonders Managed-Service-Lösungen können hier eine Lösung sein.

In den Unternehmen finden sich heute sehr heterogene Software-Landschaften, die sich ständig ändern und weiter anwachsen. Fachabteilungen nutzen beispielsweise spezielle Softwares, oft auch Legacy-Systeme. Zudem bringen die Software-Hersteller ständig neue Versionen auf den Markt: Hier unterscheidet sich die Edition für Server häufig von der für Desktops oder mobile Geräte. Oft sind die Produkte nur eingeschränkt abwärtskompatibel. Gleichzeitig wird der Support für ältere Versionen schneller eingestellt. Wer kann dabei noch den Überblick behalten?

Ohne ein fundiertes Software Asset Management, das all diese Themen steuert, drohen Unternehmen große Risiken – sowohl durch Unter- als auch durch Falschlizenzierungen. Denn ein Hersteller-Audit und etwaige Nachzahlungen bringen nicht nur hohe Kosten, sondern auch eine enorme Ressourcenbindung innerhalb der IT und eventuell der Einkaufsabteilungen mit sich. Hinzu kommen Compliance-Risiken einhergehend mit eventuellen Imageverlusten oder gar strafrechtlichen Konsequenzen.

Auf die Plätze, fertig, compliant?

Doch auch mit einer SAM-Lösung (Software Asset Management) wird der Aufwand der Lizenzüberwachung für Unternehmen zunehmend zur Herausforderung. Denn es gilt, eine geeignete Lösung auszuwählen, Mitarbeiter zu schulen und Fachwissen aufzubauen und stets aktuell zu halten. Somit bringen der Kauf und die Implementierung eines SAM-Tools noch keinen Compliance-Status auf Knopfdruck. Dies ist nur möglich, wenn die Daten vorher korrekt eingegeben wurden. Doch das ist kein leichtes Unterfangen, besonders dann, wenn Firmen es ohne Unterstützung eines Experten versuchen. Es kann also passieren, dass Unternehmen viel Geld in Systeme und Tools stecken und dann noch mehr Geld in die Arbeit investieren, um die Daten entsprechend aufzubereiten.

Dafür gibt es verschiedene Gründe: Zum einen müssen zu viele Datensätze geprüft werden, die nur zum Teil über einen Software-Katalog des Tool-Herstellers abgedeckt sind. Beispielsweise steht in der Bestellung, dass eine Software gemäß eines bestimmten Angebots bestellt wurde, es fehlt jedoch die Artikelnummer. Diese nachzuforschen ist umständlich – und manchmal rückwirkend gar unmöglich.

Wenn nun aber ein Ergebnis herauskommt, von dem nicht sicher ist, ob es korrekt ist, kann ein Unternehmen damit wenig anfangen. Selbst wenn erkannt wurde, dass eine Über- beziehungsweise Unterlizenzierung vorhanden ist, bleibt die Frage, wie man damit umgeht. Denn es stehen hunderte Lizenzen zur Auswahl. Entscheidend für die Wahl der richtigen Lizenz ist die technische Information.

Ergänzendes zum Thema
 
Was versteht man unter SAM2GO?

SAM oder SAM als Managed Service?

Deshalb bietet sich eine Lösung an, die Transparenz in Form einer Compliance-Übersicht auf Knopfdruck schafft. Hier empfiehlt sich eine Managed-Service-Lösung, mit der Beschaffungsprozesse automatisiert integriert werden und durch die Lizenzinformationen jederzeit abrufbar sind. Aus dem detaillierten Abgleich von gekauften Lizenzen mit der tatsächlich installierten Software erstellt das Tool eine individuelle Bilanz. Durch die kontinuierliche Ermittlung der Software-Nutzung im Unternehmen sind Compliance-Statusinformationen jederzeit einsehbar – anders als bei einem traditionellen SAM-Ansatz, bei dem einzelne Statusabfragen projektweise und damit zeitgebunden durchgeführt werden. Anstatt nur Momentaufnahmen liefert eine Managed-Service-Lösung ständig verfügbare und verbindliche Informationen zum Compliance-Status.

Durch die gewonnene Transparenz und Aktualität lässt sich das Risiko kostenintensiver Audits signifikant reduzieren, ohne dass ein zusätzliches Software-System erworben und implementiert werden muss. Unternehmen können ihre IT-Budgets, Migrationszyklen und Software-Roll-outs zuverlässig planen und optimieren. Was ebenfalls wichtig ist: Mit einem Managed Service reduzieren Firmen den internen SAM-Aufwand deutlich, indem sie selbst nicht das Fachwissen up-to-date halten müssen. Sie brauchen keine Zeit für die Pflege von Daten in einem lokal implementierten Lizenzmanagement-Tool aufzuwenden und können ihre Ressourcen auf das eigentliche Geschäft fokussieren.

Make or buy?

Die Frage, ob sich eine Managed-Service-Lösung besser eignet als die Installation eines selbst betreuten SAM-Tools, lässt sich auch anhand eines Beispiels leicht beantworten: Angenommen ein Unternehmen hat einen Microsoft-Select-Vertrag mit 10.000 Clients und 1.000 Servern, für die entsprechende Office-Lizenzen nötig sind. Vergleicht man die Kosten für einen Managed Service mit denen, die bei der internen Betreuung eines SAM-Werkzeugs anfallen, zeigt sich schnell das Einsparungspotenzial. So entfallen beim Managed Service unter anderem Hardware- und Lizenzkosten, Betriebskosten für Server sowie zu großen Teilen der interne Personalaufwand. Auf drei Jahre hochgerechnet ergibt sich dadurch eine Ersparnis von fast 50.000 Euro.

Quo vadis Lizenzmanagement?

Analog zum Softwaremarkt wird auch der Markt für Lizenzmanagement immer komplexer. Die Hersteller sorgen durch ständige Veränderungen ihrer Lizenzmetriken, gewandelte Produktstrategien, aber auch durch Abkündigung von Supportleistungen schon nach relativ kurzer Zeit dafür, dass Bestandskunden ständig nach- oder neu lizenzieren müssen, wenn sie nicht in Rechtsunsicherheit geraten wollen.

Viele Unternehmen glauben, dass Cloud Computing alle Probleme lösen wird – doch das Gegenteil ist der Fall. Auch die Cloud-Nutzung unterliegt eigenen Regeln, sodass ebenso die Anbieter dieser Services unangekündigte Audits durchführen. Das lässt sich sehr leicht durch Fernzugriffe überprüfen, da sich die entsprechenden Geräte bei Cloud Services regelmäßig mit dem Internet verbinden. Schon allein deshalb geht der Trend zu Managed Services für SAM. Genau wie kaum noch ein Unternehmen seinen Fuhrpark selbst verwaltet, werden sie ebenso das Management ihrer Lizenzen auslagern.

Fazit

Die Entwicklung hin zu Managed Services wird an Fahrt aufnehmen. Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: Klar umgrenzte Aufgabenfelder werden an einen externen Dienstleister abgegeben, der auf genau diese Aufgabe spezialisiert ist. Unternehmen benötigen also keinen internen Experten und können sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Christian Terwiel
Christian Terwiel (Bild: Comparex)

Hinzu kommt, dass es sich bei Managed Services oft um standardisierte Aufgaben handelt, die sich relativ gut übergeben lassen. Der Auftraggeber behält jedoch weiter die Kontrolle über seine IT und spart gleichzeitig Kosten ein.

Über den Autor

Christian Terwiel ist Global Director Software Asset Management bei Comparex.

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