Ortsunabhängiger Eingriff in Arbeitsabläufe

Per DMS zum digitalen Arbeitsplatz

| Autor / Redakteur: Bernhard Lück / Andreas Donner

Office Manager DMS ermöglicht die E-Mail-Archivierung per Drag-and-drop.
Office Manager DMS ermöglicht die E-Mail-Archivierung per Drag-and-drop. (Bild: Softwarebüro Krekeler)

Office Manager DMS aus dem Softwarebüro Krekeler ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Digitalisierung und Verwaltung der gesamten Geschäftskommunikation sowie für die vollständige, indexierte und revisionssichere elektronische Archivierung von Dokumenten, Dateien und E-Mails.

Dem Softwarebüro Krekeler zufolge lässt sich mit Office Manager DMS der digitale Arbeitsplatz einfach realisieren. Die Lösung biete eine zentrale zugriffsgesteuerte Dokumentenverwaltung und eine einfache, elektronische Weiterverarbeitung von eingescannten Dokumenten. Dank der automatischen Verschlagwortung sei das Wiederfinden von Dateien, Dokumenten und E-Mails, so der Hersteller, in Sekundenbruchteilen möglich.

Da Office Manager DMS zentral auf dem eigenen Unternehmensserver installiert werde, benötigten Mitarbeiter nur ein Notebook und Zugang zum Unternehmensnetzwerk. Die Daten lägen dabei sicher im DMS und nicht in der Cloud. Ausgestattet mit entsprechenden Benutzerrechten hätte dann jeder Mitarbeiter standortübergreifend Zugriff auf die Daten und Informationen, die er für seine Arbeit benötigt.

So ließen sich unterwegs oder im Homeoffice Dokumente anlegen, bearbeiten, an Workflows übergeben, auf Wiedervorlage nehmen, sperren, verschicken und freigeben. Außerdem bestehe die Möglichkeit zur Kommunikation im Team – und zwar direkt am Dokument. Über die Notizfunktion könnten Dokumente mit Bearbeitungshinweisen versehen werden. Zudem sei der Bearbeitungsstand mit einem Blick erfassbar. Dank der mobilen App könnten Anwender auch vom Smartphone aus auf alle Dokumente im DMS zugreifen und darin Aufgaben hinzuzufügen.

Office Manager DMS könne die Integrität von Informationen sicherstellen, die Versionierung von Dokumenten erfassen, eine sichere Verfügbarkeit von Daten gewährleisten und deren Weitergabe sowie Zugriffskontrolle regeln. Somit folge die Lösung den Regeln der Datenschutz-Grundverordnung. Zudem würden die vom Bundesministerium der Finanzen vorgeschriebenen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet.

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