3D-Meetings, Copilot, KI-Sicherheit Microsoft 365: Das ist neu in 2024

Microsoft verbessert kontinuierlich die Funktionen in Microsoft 365 und erweitert auch die Apps. In diesem Beitrag zeigen wir die Neuerungen und deren Vorteile.

Die Neuerungen in Microsoft 365 haben es in sich. Microsoft erweitert die vorhandenen Apps und integriert neue Funktionen. Mit dem Microsoft Purview AI Hub stellt Microsoft eine neue Lösung zur Verfügung, mit der sich die Sicherheit in Microsoft 365 deutlich verbessern lässt. Das Produkt lässt sich in der Vorschau bereits testen. Der AI Hub liefert Informationen darüber, welche sensiblen Daten über Microsoft Copilot geteilt werden, wie viele Nutzer mit KI-Anwendungen interagieren und welches Risikoniveau damit verbunden ist.

Verbesserungen in Microsoft Teams

Der Kanal „Allgemein“ wird standardmäßig mit einem Team angelegt. Seit dem Team-Update im April 2024 lässt sich dieser Kanal über den Menüpunkt mit den drei Punkten und der Auswahl „Ausblenden“ aus der Ansicht entfernen, falls die Teilnehmer ihn nicht benötigen. Diese Funktion war zuvor bereits für alle Kanäle außer dem Kanal „Allgemein“ verfügbar.

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Seit April 2024 können Channels archiviert werden. Der entsprechende Menüpunkt ist über das Menü mit den drei Punkten und der Auswahl „Kanal archivieren“ erreichbar. Diese Aktion steht ausschließlich Teambesitzern zur Verfügung. Der Channel lässt sich jederzeit wiederherstellen. In diesem Fenster kann zudem der Schreibschutz für den SharePoint-Ordner der Teammitglieder aktiviert werden.

Seit 2024 stehen bei der Planung neuer Besprechungen die Besprechungsoptionen am rechten Rand zur Verfügung. Diese Optionen waren bisher nur als Link im Webbrowser zugänglich. Ersteller von Besprechungen können hier verschiedene Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel welche Benutzer den Wartebereich umgehen können.

KI hilft bei Transkription und Zusammenfassungen

Zudem kann die automatische Aufzeichnung und Transkription der Besprechung an dieser Stelle aktiviert werden. Das ist wichtig für die Verwendung von Copilot für Microsoft 365, da hier die KI eine intelligente Zusammenfassung erstellen, bereits während der Besprechung. Nach der Besprechung ist im Bereich „Chat“ ein neuer Chat zur Besprechung verfügbar. Teams speichert hier alle Nachrichten des Meetings, die freigegebenen Dateien sowie die Aufzeichnung und die Transkription. Diese werden unter dem Menüpunkt „Zusammenfassung“ abgelegt. Zusätzlich gibt es den Menüpunkt „KI-Notizen“, der eine automatisch von Copilot erstellte Zusammenfassung des Meetings enthält. Für die Nutzung dieser Funktion ist eine Premium-Lizenz von Microsoft Teams erforderlich.

Über „Weitere Optionen“ bietet der Assistent zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten für das Meeting an. Im unteren Bereich des Planungsfensters lässt sich eine Agenda hinzufügen. Dies erfolgt in Form einer Loop-Komponente, sodass auch Aufgaben erfasst werden können, die beispielsweise über die To-Do-App synchronisierbar sind.

Seit April 2024 bietet der Menüpunkt „Ansicht“ die neue Option „Video priorisieren“. Diese Funktion blendet Teilnehmer ohne Kamera aus und bietet Teilnehmern mit aktiviertem Video mehr Platz.

Der Menüpunkt „Immersiver Raum 3D“ aktiviert die Funktionen des neuen Dienstes Microsoft Mesh. Dadurch können Nutzer in einem 3D-Raum agieren und miteinander interagieren, als befänden sie sich in einem realen Meeting. Weitere Informationen zu den Möglichkeiten von Microsoft Mesh finden sich auf der Website Microsoft Mesh.

Copilot für Microsoft 365 und KI-Chat im Team

Unternehmen mit einem Copilot für Microsoft 365-Abonnement können den Microsoft 365 Chat, basierend auf Copilot, direkt in Teams integrieren. Dazu befindet sich im Teams-Client oben links der Menüpunkt „M365-Chat“. Hier können Nutzer mithilfe der künstlichen Intelligenz Texte und Bilder erstellen, Aufgaben nachverfolgen und vieles mehr.

Über das Icon „Copilot“ im oberen Bereich eines Meetings können sich Teilnehmer eine Zusammenfassung des bisherigen Meeting-Verlaufs anzeigen lassen, einschließlich Informationen für verspätet eingetroffene Teilnehmer. Dafür müssen Aufzeichnung und Transkription aktiviert sein, was entweder manuell oder automatisch in den Besprechungsoptionen erfolgen kann. Teilnehmer können im Chat direkt mit Copilot kommunizieren und Fragen stellen.

Ebenfalls neu ist die Integration von Copilot in Outlook. Der KI-Assistent kann E-Mails zusammenfassen, automatisierte Antworten erfassen und beim Generieren von Text helfen. Bei neuen E-Mails steht dazu der Copilot-Button zur Verfügung.

Microsoft Planner erhält neue Vorlagen und ist bei der Bedienung wesentlich effektiver. Wer Microsoft Project einsetzt, kann den Planner in Zukunft enger mit dem Projektmanagement verbinden. Mitarbeiter können Ziele anlegen und den Planner eng mit To-Do und dem Exchange-Postfach verbinden. Die komplette Oberfläche wurde überarbeitet und bietet im Projektmanagement sehr viel mehr Möglichkeiten.

Loop-Komponenten verwenden – Zusammenarbeit in Echtzeit

Durch Auswahl des Loop-Symbols unterhalb des Chat-Fensters können Benutzer Live-Komponenten in den Chat senden. Der Unterschied zu statischem Text besteht darin, dass Empfänger und Sender gemeinsam an den Objekten arbeiten können. Beispiele sind Echtzeit-Abstimmungen, gemeinsames Arbeiten an Aufgaben, Checklisten, Tabellen, Fragen & Antworten und vieles mehr. Seit April 2024 ist auch ein Kanban-Board als Loop-Komponente verfügbar sowie ein Team-Rückblick.

Nach dem Versenden einer Nachricht mit Loop-Komponente können über die Symbole oben rechts neben der Nachricht weitere Benutzer hinzugefügt werden. Diese Komponenten können von mehreren Benutzern in Echtzeit aktualisiert werden, so dass Änderungen und Ergänzungen sofort sichtbar sind.

Die Integration von Loop-Komponenten soll die Transparenz und Effizienz in Teams fördern, da Informationen nahtlos ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden können. Diese Werkzeuge reduzieren die Notwendigkeit, mehrere Versionen eines Dokuments zu versenden, und vereinfachen die Nachverfolgung von Änderungen. Darüber hinaus verbessern sie die Kommunikation und Entscheidungsfindung, indem sie eine zentrale Plattform für Diskussionen und Feedback bieten.

Teams wird ab Sommer noch moderner

Das Update auf Teams Rooms 5.0 bringt zahlreiche neue Funktionen. Dazu gehört die Einführung des neuen Teams 2.1 Clients, der intelligente Audio- und Rendering-Szenarien optimiert. Die Migration vom klassischen Teams-Client zur neuen Teams-App wird derzeit in Phasen ausgerollt. Ab dem 1. Juli 2024 endet der Support für den klassischen Teams-Client und ab dem 1. Juli 2025 wird dieser vollständig unzugänglich sein. Benutzer sehen seit April 2024 Informationsbanner und Warnmeldungen, die auf die bevorstehende Abschaltung hinweisen. Nach der Installation des neuen Teams-Clients versucht Microsoft, den klassischen Client 14 Tage später zu deinstallieren, wobei diese Zeitpläne je nach den Richtlinien des Teams-Admin-Centers variieren können.

Mit dem QR-Code-Meeting-Join können Nutzer Meetings durch Scannen eines QR-Codes beitreten oder starten. Weitere Neuerungen umfassen Autopilot für eine schnelle Raumbereitstellung, die standardmäßige Anzeige des Meeting-Chats in der Galerieansicht, 4K-native Display-Unterstützung und die Möglichkeit, zusätzliche Passwörter für den Meeting-Beitritt zu setzen. Eine Sprachwahlfunktion für Teams Rooms wurde ebenfalls hinzugefügt, was insbesondere für multinationale Unternehmen von Bedeutung ist.

Aktualisierungen bei Inhaltsfreigabe und Transkriptionszustimmung

Eine neue Funktion zur Inhaltsfreigabe in Teams-Meetings zeigt nun bis zu vier Teilnehmer, aktive Sprecher, gehobene Hände und Reaktionen im Präsentationsfenster an. Dies verbessert die Übersichtlichkeit für Moderatoren, die nur einen Bildschirm verwenden. Zusätzlich werden kontextbezogene Dateivorschläge für das Anhängen von Dateien in Chats angezeigt, um das Teilen von Dokumenten zu beschleunigen.

Microsoft Teams verlangt eine explizite Zustimmung der Teilnehmer zur Transkription von Meetings, wenn die entsprechende Richtlinie aktiviert ist. Teilnehmer, die nicht zustimmen, können ihr Mikrofon und ihre Kamera nicht aktivieren oder Inhalte teilen. Diese Funktion wird von Ende April bis Anfang Juli 2024 ausgerollt.

Kalenderbenachrichtigungen im Teams-Aktivitätsfeed

Benutzer können bald Kalenderbenachrichtigungen direkt im Teams-Aktivitätsfeed verwalten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Benachrichtigungen für Besprechungseinladungen, Änderungen, Stornierungen und Weiterleitungen werden im Aktivitätsfeed angezeigt und können durch Klicken auf die Benachrichtigung im rechten Bereich eingesehen werden.

Neue In-Person-Ereignisoption in Outlook

Outlook bietet nun die Möglichkeit, persönliche Teilnahme an Veranstaltungen anzufordern. Organisatoren können Teilnehmer bitten, persönlich teilzunehmen, und diese können bestätigen, ob sie persönlich oder virtuell teilnehmen. Diese Option erscheint neben dem Feld „Ort“ und beeinflusst die vorgeschlagenen Zeiten basierend auf der Verfügbarkeit und dem Standort der Teilnehmer. Teilnehmerantworten werden im Nachverfolgungsbereich angezeigt, der die Teilnahmeart jeder Person anzeigt.

Schnellzugriff auf Dokumente über Desktop-Apps

Benutzer können nun Dateien aus geteilten Bibliotheken direkt über die Desktop-Apps wie Word oder PowerPoint öffnen. Diese Bibliotheken erscheinen im neuen Schnellzugriff-Bereich der Office-Apps und bieten eine konsistente Methode zum Zugriff auf Dateien.

Loop-Komponenten in OneNote

Bald wird es möglich sein, Loop-Komponenten auf einer OneNote-Seite zu erstellen und einzufügen. Diese Komponenten synchronisieren sich live über alle Orte hinweg, an denen sie geteilt werden. Neue Loop-Komponenten werden im Ordner „OneNote-Loop-Dateien“ in OneDrive gespeichert. Diese Funktion wird zwischen April und Mai 2024 für OneNote im Web und zwischen Juni und Juli 2024 für die Desktop-Version verfügbar sein.

Copilot in Microsoft Stream

Copilot wird in Microsoft Stream integriert, um die Navigation und das Finden relevanter Inhalte in Videos zu erleichtern. Benutzer können Videos zusammenfassen, Fragen stellen, um Einblicke zu erhalten, bestimmte Personen, Teams oder Themen identifizieren und Handlungsaufforderungen finden. Diese Funktion wird ab Ende April 2024 für Benutzer mit einer Copilot-Lizenz verfügbar sein.

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