So geht fundiertes IT-Infrastrukturmanagement IT-Dokumentation als Basis für die IT-Planung

Wenn im Switch mehr Kabel stecken, als er Ports hat, dann ist das physikalisch zwar nicht möglich, aber schlechte oder fehlende IT-Dokumentation treiben mitunter noch ganz andere Blüten. Klar, dass auf einer solchen Basis IT-Planungen und Infrastruktur-Management nur schwer gelingen können.

Die Tätigkeit, IT zu dokumentieren, ist unter IT-Admins ungefähr so beliebt wie Socken Stopfen oder das Lösen obskurer Betriebssystem-Probleme. Kein Wunder, dass die IT-Dokumentation dann häufig ein tristes Dasein in selten geöffneten Excel-Tabellen fristet, die weder aktuell noch vollständig oder gar fehlerfrei sind. Eine professionelle Dokumentationslösung liefert da so manches Aha-Erlebnis, weil sie in einer zentralen Datenbank alle Komponenten erfasst, Veränderungen automatisch übernimmt und komplexe Abhängigkeiten einfach darstellen kann – z.B. durch Netzdiagramme, Strukturbäume und 2D/3D-Visualisierungen. Sie erlaubt so schnellere und bessere Entscheidungen bei Planungen und Investitionen.

Auch wenn vielen Mitarbeitenden die IT gerne als trockenes oder langweiliges Universum vorkommt: Wer mal richtig staunen will, sollte sich die Geschichten anhören, die IT-Dokumentationsspezialisten im Laufe der Zeit beim Erfassen von IT-, TK- und Netzwerkkomponenten erleben „durften“: Da laufen nachts Batch-Jobs auf der alten AS400, von denen niemand weiß, was sie machen und bei denen sich niemand traut, sie abzuschalten. Da heizen überlastete Stromkabel der Klimaanlage so richtig ein, dass sie kaum hinterherkommt und es wenig später sogar einen Kabelbrand im Transformator gibt. Oder ein intensiv gesuchter 25.000 Euro teurer Plotter taucht völlig unerwartet in einem nur selten betretenen Kellerraum auf. Und das sind keine Räuberpistolen, das haben die Experten von FNT alles tatsächlich erlebt.

Ein jahrelang laufendes Server-Rack, bei dem kein einziges abgehendes Netzwerkkabel eine Verbindung zum Rest des Datacenters hatte, klingt nach einer lustigen Anekdote, verliert aber schnell ihren Charme, wenn man mal die Kosten berechnet, die solch eine Ressourcenverschwendung nach sich zieht. Das Problem ist meist die nach Abteilungen getrennte, „dezentrale“ Excel-Dokumentation. Excel ist genügsam, Plausibilitätsprüfungen fehlen in der Regel. Da kann ein Kabel schon mal in drei Anschlüssen stecken oder ein Switch mehr Geräte verbinden, als er Ports hat.

Ist die IT-Landschaft komplex, mit hybriden Cloud-Strukturen, etlichen Produktionsstandorten mit vielen IoT-Geräten, hunderten Außendienstlern und vielen Zuständigkeiten, ist es hoffnungslos, einen firmenweiten Überblick mit Excellisten zu erhalten und daraus auch noch schnell Daten für fundierte und dringende Entscheidungen abzuleiten. In einer solchen Situation ist der CIO-Wunsch: „Ich brauche bis Freitag eine vollständige Bestandsübersicht aller Racks von unserem Datacenter in Köln“ fromm und unrealistisch. Mit einer professionellen Dokumentationslösung wäre das hingegen problemlos machbar.

Der häufig unterschätzte Nutzen einer IT-Dokumentationslösung

Eine echte, umfassende Dokumentationslösung schafft Transparenz über die komplette IT-, RZ- und Netzwerkinfrastruktur mit allen physischen Assets (Kabel, Switches, Server, Racks, PCs, mobile Geräte, usw.), virtuellen Komponenten, Applikationen und Business Services inklusive aller physischen und logischen Verbindungen und Abhängigkeiten. Alle Daten werden in einer konsistenten Datenbank erfasst und lassen sich übersichtlich darstellen.

Die Dokumentation macht es leicht, die vorhandenen Gegebenheiten in der Infrastruktur zu verstehen und zu analysieren, wie etwa die Auslastung von Servern, Internet-Anbindung, Stromverbräuche, fehlende Redundanzen. Sie erfasst automatisch Daten wie das Gewicht, Anschlüsse und Leistungsaufnahme von Geräten, weil im Tool die technischen Daten von mehr als 70.000 Komponenten gespeichert sind und diese dann automatisch in die Dokumentation übernommen werden.

Sie kann Plausibilitätsprüfungen vornehmen und verhindert zuverlässig fehlerhafte Eingaben wie die Doppelbelegung eines Netzwerkanschlusses. Zudem weist das Tool bereits im Planungsmodus darauf hin, wenn die Leistungsaufnahme aller Geräte an einer Stromleitung höher als die maximal mögliche Last ist.

Die Vorteile einer solchen Lösung sind:

• Die transparente Erfassung hilft, bessere und schnellere Entscheidung zu treffen und unterstützt besonders beim Erreichen wichtiger Zertifizierungen.

• Dank des klaren Blicks auf Abhängigkeiten und Zusammenhänge lassen sich Planungen und Veränderungen schneller und effizienter umsetzen.

• Dadurch lassen sich auch Fehler und Probleme schneller lokalisieren. Das senkt Dauer und Kosten von Ausfallzeiten und erhöht die Kundenzufriedenheit.

• Sie senkt Investitionskosten, weil sie die Auslastung der bestehenden Technik sichtbar macht und unnötige Anschaffung vermeidet.

Das System unterstützt die Prüfung, ob redundante Systeme nicht nur gleichzeitig laufen, sondern auch unabhängig in Bezug auf die Internet-Anbindung, Stromversorgung, Kühlsysteme und räumliche Trennung (wie bei Naturkatastrophen nötig) sind. Es hilft dabei, kritische Situationen zu erkennen und zu beheben, beispielsweise wenn alle Netzwerkverbindungen über einen gemeinsamen, 10 Jahre alten Router laufen.

Optimale Basis für dynamische Veränderungen und Planungen

Eine professionelle IT-Dokumentation prüft und verwaltet nicht nur, sie ist die lebendige Informationsgrundlage für Veränderungen, Wachstum und Modernisierungen. Eine integrierte Planungsfunktionalität setzt auf dem Ist-Zustand auf, entwirft ein zukünftiges Szenario mit allen neuen Komponenten, Konfigurationen und Softwarelösungen und übernimmt den neuen Zustand in die Dokumentation, sobald die Veränderungen umgesetzt sind.

Die Dokumentationslösung fungiert hierbei auch als digitaler Zwilling, der eine „What if...“-Analyse zulässt und so bei geplanten Veränderungen wertvolle Dienste leistet. Das verhindert Fehlplanungen, beschleunigt die Prozesse und spart eine erneute Erfassung nach der Umsetzung. Ganz nebenbei erhöht dieser Komfort auch die Akzeptanz bei den IT-Mitarbeitern.

Wenn ein neues Edge-Datacenter entstehen soll, das einem bereits laufenden stark ähnelt, kann die IT-Dokumentation umgehend eine Liste von Komponenten erstellen. Ist sie an das IT-System zur Beschaffung angeschlossen, es können darüber sogar Aufträge vergeben werden.

Ein integriertes Prozess-Management steuert dabei die Umsetzung der geplanten Infrastruktur-Veränderungen, erstellt Arbeitsaufträge mit detaillierten Anweisungen für interne und externe Dienstleister (mit realitätsgetreuen 3D-Ansichten der Racks und fotorealistischen Abbildungen der betroffenen Geräte) und überwacht den Fortschritt der Umbaumaßnahmen.

Umfangreiche Datenvisualisierungs- und Analysewerkzeuge helfen außerdem dabei, Datenflüsse und Zusammenhänge grafisch darzustellen und Engpässe sichtbar zu machen.

Anbindung an bestehende Systeme

Eher selten kommt eine Dokumentationslösung auf der grünen Wiese zum Einsatz. Meistens existieren in Unternehmen bereit zahlreiche Systeme, die Teilbereiche dokumentieren. Dazu gehören auch die Anbindung an zahlreiche Autodiscovery-Lösungen sowie die (bei der Ersterfassung unverzichtbaren) Excel-Importfunktionen.

Eine moderne Dokumentationslösung wie FNT Command kann sich aber auch über vordefinierte Standardschnittstellen (API) an zahlreiche marktgängige Softwarelösungen anbinden. Sie bietet zudem die Möglichkeit, dass Anwender bidirektionale Schnittstellen zu beliebigen Anwendungen selbst definieren und betreiben.

Diese Vernetzung mit bestehenden Systemen erhöht nicht nur die Aktualität und Qualität der Infrastrukturdaten, sie ermöglicht auch die komplette Abbildung der Infrastruktur in einem einzigen System inklusive aller Abhängigkeiten – ein unschätzbarer Vorteil für einen reibungslosen Infrastrukturbetrieb.

Fazit

Der anfängliche Aufwand, einmal komplett die eigene IT-Infrastruktur in einer Software-Dokumentation zu erfassen, ist sehr unterschiedlich. Diese Grundinventur bietet aber im Anschluss so viele Vorteile, dass sich die Investition in kurzer Zeit amortisiert. Insbesondere die Zeit für Planungs-, Service- und Support-Aufgaben verkürzt sich drastisch. Die Dokumentation hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und sicher zu vermeiden. Tritt eine Notsituation auf, kann sie die Down-Time effektiv begrenzen.

Einmal erfasst ist die Pflege darüber hinaus mit geringeren Aufwänden möglich, weil der Rollout neuer Geräte schon vom Moment des Beginns der Planung optimal unterstützt wird und Verantwortliche Planungsszenarien nach der Implementierung als Ist-Zustand übernehmen können. Auch Mitarbeiterwechsel oder -ausfälle verlieren ihre Schrecken, weil auch neue Mitarbeiter sich jederzeit ein aktuelles Bild machen können.

Über den Autor

Andreas Thieme ist Experte für Dokumentation der IT-Infrastruktur bei der FNT GmbH.

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