Illegal gespeicherte Daten Von Urlaubsvideos, Katzenbildern und raubkopierter Software

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In der vernetzten Welt von heute haben Unternehmen nicht nur mit der Verwaltung riesiger Datenmengen zu kämpfen, sondern sind überdies konfrontiert mit der drohenden Gefahr illegaler Daten, die sich in ihren digitalen Beständen verbergen. Illegale Daten umfassen ein breites Spektrum von Inhalten oder Dateien, die gegen Gesetze, Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien verstoßen können.

Dazu gehören Materialien wie raubkopierte Software, vertrauliche Informationen, die auf unrechtmäßige Weise erlangt wurden, und Inhalte, die illegale Aktivitäten fördern oder erleichtern. Aber auch Inhalte, die im Unternehmensnetzwerk einfach nicht akzeptabel oder nützlich sind, wie private Urlaubsvideos oder Katzenbilder.

Orphaned Data und Dark Data – Datenwaisen im Unternehmen

Unternehmen sammeln tagtäglich riesige Mengen an Informationen an, die aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, Dokumenten, Bildern, Videos und Interaktionen in sozialen Medien stammen. Mit der enormen Anhäufung dieser unstrukturierten Daten wächst gleichzeitig die Gefahr, dass illegale Inhalte in die Unternehmenssysteme gelangen. Nicht alle illegalen Daten stammen automatisch von Mitarbeitern. Mit der zunehmenden Vermischung privater und beruflicher Geräte steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Daten versehentlich in die Unternehmenssysteme gelangen. Etwa, wenn ein Mitarbeiter unwissentlich einen urheberrechtlich geschützten Film auf sein privates Gerät herunterlädt und diesen dann versehentlich auf sein Arbeitsgerät oder seinen Unternehmens-Cloud-Speicher überträgt. Der Film befindet sich nun innerhalb der Unternehmensumgebung und fällt damit unter die Rubrik „illegale Daten“.

Die Stichwörter „Orphaned Data“ und „Dark Data“ benennen ein weiteres Problem illegaler Daten. Orphaned Data sind verwaiste Daten von Mitarbeitern, die das Unternehmen längst verlassen haben, ohne den Besitz oder das Wissen über die Daten an eine andere Person oder Abteilung übertragen zu haben. Dark Data sind Daten, die vom Unternehmen zwar gespeichert, aber nicht mehr genutzt werden. Diese „dunklen“ Daten sammeln sich auf natürlichem Wege an: Je älter Daten werden, desto weniger wird auf sie zugegriffen und desto weniger ist über ihren Inhalt und ihre Existenz bekannt.

Illegale Daten und mögliche juristische Folgen

Der Besitz illegaler Daten in einem Unternehmensnetzwerk kann mitunter schwerwiegende Folgen haben. So können der Besitz oder die Verbreitung dieser Datenart für Unternehmen rechtliche Konsequenzen haben. Behörden, Aufsichtsbehörden oder Urheberrechtsinhaber können juristische Schritte einleiten, die Geldstrafen, Bußgelder oder Strafanzeigen nach sich ziehen können. Dazu kommt die mögliche Schädigung der Unternehmensreputation. Befinden sich illegale Daten im Unternehmen, beschädigt das nicht nur das Image des Unternehmens, sondern kann zu einem Vertrauensverlust bei den Beteiligten führen, einschließlich Kunden, Partnern, Lieferanten, Branchenverbänden und der Öffentlichkeit. Solch negative Publicity kann einen verringerten Kundenstamm, verhinderte Geschäftsmöglichkeiten und eine längerfristige Beeinträchtigung der Wachstumsaussichten des Unternehmens zur Folge haben.

Grundsätzlich müssen sich Unternehmen an die Gesetze und Vorschriften, den Datenschutz, das geistige Eigentum und die Verbreitung geschützter Inhalte betreffend, halten. Sind illegale Daten im Unternehmen vorhanden, ist dies gleichbedeutend mit einer Nichteinhaltung der Compliance-Standards und kann eine behördliche Prüfung, mögliche Strafen und weitere rechtliche Risiken nach sich ziehen. Doch damit nicht genug.

Illegale Daten beeinträchtigen die Netzwerksicherheit

Illegale Daten machen das Unternehmensnetzwerk anfälliger für cyberkriminelle Angriffe. Bösartige Dateien, Malware oder Ransomware können in das Netzwerk eindringen und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sensibler Geschäftsdaten gefährden. Sicherheitsverletzungen können zu Datendiebstahl, finanziellen Verlusten, Betriebsunterbrechungen und schlussendlich wiederum zum Verlust des Kundenvertrauens führen. Zudem binden die Entdeckung, Untersuchung und Entfernung illegaler Inhalte erhebliche Ressourcen in der IT-Organisation. Diese Prozesse können den normalen Geschäftsbetrieb stören und sich auf die Produktivität, die Geschäftskontinuität und die allgemeine Effizienz auswirken. Ganz abgesehen von den Kosten, die sich zwangsläufig in vielerlei Hinsicht auftürmen können.

So mindert man die Risiken illegaler Daten

Um die mit illegalen Daten verbundenen Risiken zu mindern, müssen Unternehmen Data-Governance-Richtlinien und -Verfahren einführen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Daten ordnungsgemäß dokumentiert, gespeichert und gepflegt werden. Dazu gehören die Durchführung regelmäßiger Datenaudits, die Zuweisung klarer Eigentumsrechte und Verantwortlichkeiten für Daten sowie die Festlegung von Richtlinien für die Erstellung und Speicherung von Daten.

Beim Durchführen solcher Datenaudits helfen spezielle Lösungen für das Datenmanagement. Solche Lösungen ermöglichen es durch umfassende Analyse der Metadaten und entsprechende Suchfunktionen, einen detaillierten Einblick in unstrukturierte Daten in lokalen und Cloud-Umgebungen zu erhalten. Ausgestattet mit diesen Funktionen, können Unternehmen ihre sämtlichen gespeicherten Daten effektiv analysieren und verstehen, einschließlich der Identifizierung potenziell illegaler Inhalte. So lassen sich Daten planvoll organisieren, ordnungsgemäß verwalten und kontrollieren. Und sind Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort gespeichert, lassen sie sich auch effektiver nutzen.

Fazit: Illegale Daten proaktiv erkennen und löschen

Illegale Daten in Unternehmensnetzwerken sind ein Problem für Mitarbeiter und das Unternehmen an sich. Einzelne Mitarbeiter, die für die Einführung oder Verbreitung illegaler Daten verantwortlich sind, müssen mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung ihres Arbeitsverhältnisses rechnen. Für Unternehmen gilt es angesichts der zunehmenden Verbreitung illegaler Daten, entschlossene Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens zu ergreifen. Moderne Lösungen für das Datenmanagement können dabei helfen, das Problem proaktiv anzugehen und die notwendigen Schritte einzuleiten, diese zu erkennen und gänzlich zu eliminieren.

Über den Autor

Stefan Hirschberg ist Experte für die Planung und Verwaltung von Enterprise-Storage mit über 20 Jahren Erfahrung. Als Presales Consultant bei Datadobi hilft er Kunden dabei, Ordnung in heterogene, unstrukturierte Speicherumgebungen in der Cloud und im Rechenzentrum zu bringen.

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