Zentrale Arbeitssoftware und Archivsystem aus einem Guss Auf dem Prüfstand: Agorum Core

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Dokumentenmanagement, mobiles Arbeiten auch im Homeoffice, digitale Geschäftsprozesse, Projektmanagement und ein gesetzkonformes Archiv – klingt für den IT-Verantwortlichen nach einer ganzen Menge Arbeit. Dass es nicht so sein muss, zeigt die Lösung Agorum Core, eine leistungsstarke Plattform, die mit den Bedürfnissen wächst.

In vielen Firmen haben die Systemverantwortlichen mit den Jahren verschiedenste Techniken etabliert, um dem digitalen Fortschritt gerecht zu werden. Dies mündete nicht selten darin, dass es Systeme für die Vorlagen- und Dokumentverwaltung, mehrere Dateiserver für die Dateiablage, Mailserver für die E-Mail-Verarbeitung, ein Archivsystem und verschiedene Branchenlösungen gibt. Der Zusammenschluss der verschiedenen Techniken findet in der Regel erst auf dem PC des Benutzers statt. Eine direkte Vernetzung ist oft nicht umgesetzt oder möglich. Erst wenn alle einzelnen Datensilos aus der jeweiligen Benutzersicht betrachtet werden, ergibt sich ein umfassendes Gesamtbild.

Letztendlich erzwingt die systemische Trennung unnötigen Aufwand bei der Bearbeitung und verlangsamt die Prozesse künstlich. Nur ein kleines Beispiel soll das Problem aufzeigen: Eine E-Mail geht bei einem Mitarbeiter ein, im Anhang eine zu bearbeitende Datei. Diese speichert der Mitarbeiter in seiner Dateiablage, bearbeitet sie, schickt sie per E-Mail wieder an einen Kollegen, bei dem sich das Spiel wiederholt. Schlussendlich existieren zig Zwischenkopien und der Gesamtablauf wird erst durch eine manuelle Nachverfolgung ersichtlich. Das klingt nicht nur unsinnig und nach Aufwand, – das ist unsinniger Aufwand, der rund um die Uhr allerorts praktiziert wird. Dabei gibt es Auswege aus diesem Dilemma – die richtige Software vorausgesetzt. Eines dieser Programme ist Agorum Core aus dem schwäbischen Ostfildern.

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Was ist Agorum Core?

Die primäre Aufgabe von Agorum Core besteht darin, Anwendern als zentrale Arbeitssoftware und Archivsystem zu dienen. Angereichert werden diese Bereiche um Social Collaboration, bei der alle Beteiligten wie ein großes Team zusammenarbeiten. Die seit vielen Jahren am Markt etablierte Pro-Version der ECM-Plattform (Enterprise Content Management) Agorum Core umfasst sämtliche Systemanforderungen und IT-Insellösungen.

Um diese Kernaufgabe haben die Entwickler und Produktverantwortlichen alle erdenklichen sinnvollen Erweiterungen geschaffen, die sich rund um die Organisation von Dokumenten in einem Unternehmen finden. Tatsächlich ist der Leistungsumfang bereits heute so umfassend, dass ein einziger Beitrag überhaupt nicht ausreicht, um alle Features aufzuzählen. Das wäre in etwa so, als ob ein Autor versucht, alle Leistungsmerkmale von Microsoft Office zu beschreiben – auf einigen Seiten schlicht nicht möglich.

Ablegen, bearbeiten, wiederfinden – und das in allen möglichen Szenarien, das ist, was Agorum Core macht. Und das Schönste an der ganzen Sache: Die Bedienung ist für den Anwender äußerst einfach – es gilt lediglich, sich gedanklich loszulösen von den bis dato stets akzeptierten Limitierungen, denen andere Plattformen unterliegen.

Agorum Core wird typischerweise unter Linux oder Windows installiert oder als virtuelle Appliance in einem Rechenzentrum bereitgestellt. Moderner ist die Nutzung des Cloud-Services, den der Hersteller ebenfalls anbietet. In unserem Test haben wir uns für die Variante „open“ als virtuelle Appliance entschieden.

Die kostenfreie „open“-Version bietet das entscheidende Grundfundament für den Aufbau eines eigenen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Bei Agorum ist der Open-Source-Gedanke Chefsache: Die Agorum-Geschäftsführer und -Gründer Rolf Lang und Oliver Schulze sind persönlich in der Open-Source-Community aktiv, stellen Funktionen von Agorum Core kostenfrei zur Verfügung und fördern den Austausch mit der Community.

Der Download der Appliance im VirtualBox-Format geschieht direkt über die Webseite des Herstellers. Der Wechsel von VirtualBox auf einen Hypervisor von VMware oder Proxmox stellt für den Administrator keine technische Hürde dar. Eine Installation von Agorum Core komplett unter Microsoft Windows ist ebenfalls möglich. Datenbankseitig stehen MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL und Oracle zur Verfügung – quasi alles, was am Markt Rang und Namen hat. Technisch basiert Agorum Core auf Java.

Dank Appliance – Start in wenigen Minuten

Innerhalb weniger Minuten ist das System als Appliance einsatzbereit und der Agorum Core-Neuling kann sich, unterstützt von den äußerst gut geschriebenen Online-Hilfetexten beziehungsweise den „Walkthrough“-YouTube-Filmen auf die Erforschung der neuen Plattform machen. Für die wichtigsten Verwaltungsaufgaben, beispielsweise für die Änderung der IP-Adressen oder die Systemüberwachung, haben die Entwickler eine eigens dafür vorgesehene Administrationswebseite erstellt. Das erspart dem weniger erfahrenen Systembetreuer die Arbeit mit der Konsole. Auch Windows-Administratoren dürften sich rasch zielsicher in der Software bewegen, ohne auf Probleme zu stoßen.

Das Anlegen der ersten Benutzer und die grundlegende Verwendung des Netzlaufwerks sind die wichtigsten Grundschritte und auch diese hat der Administrator nach wenigen Minuten erledigt. Die Verknüpfung einer vorhandenen Domäne zur Benutzerverwaltung und Berechtigungssteuerung ist ein kostenpflichtiges Feature der Pro-Variante, daher nutzten wir im Test der Open-Variante die eingebaute Benutzerverwaltung, deren Bedienung selbsterklärend ist.

Alle administrativen Einstellungen bewerkstelligt der Systemverantwortliche über das so genannte Support-Tool. Wie beinahe alle Fenster in Agorum Core handelt es sich ebenfalls um eine Webseite mit einem Dashboard und den Menüs für den Zugriff auf das Base System, Active Folders, API, Document Conversion, Protocols, Search Engine, Web Components und Workers. Der sprachliche Wechsel ins Englische kommt nicht von ungefähr. In diesem Abschnitt verzichteten die Entwickler auf eine jeweilige Lokalisierung. Aber in der Regel ist es dem modernen Administrator ohnehin gleich, ob der Text auf Deutsch oder Englisch dasteht.

Das DMS-Laufwerk

Die Entwickler und Produktverantwortlichen von Agorum machen es dem Einsteiger mit der Appliance besonders einfach. Anstelle eines komplett leeren Systems blickt der Anfänger auf ein bereits mit Demodaten versehenes Netzlaufwerk. Und es sieht aus wie ein ganz normales Netzlaufwerk, Benutzer können es wie ein ganz gewöhnliches Netzlaufwerk „mappen“ und mit den gespeicherten Dokumenten arbeiten oder neue Ordner und Dateien hinzufügen.

Relativ rasch wird der IT-Profi jedoch feststellen, dass das Laufwerk weit mehr ist als eine simple Dateifreigabe. Das DMS-Laufwerk ist die am einfachsten einsetzbare Schnittstelle, um Daten in Agorum Core zu speichern und zu öffnen. Jeder Benutzer und jede Software, die mit einem Netzlaufwerk arbeiten können, sind auch in der Lage, mit DMS zusammenzuarbeiten – quasi das allgemeinnützliche Fundament der Plattform.

Dabei ist das Laufwerk rein virtueller Natur. Die Daten liegen nicht in einem gewöhnlichen Filesystem, sondern in Agorum Core. Beim Schreiben von Daten auf das DMS-Laufwerk geschieht im Hintergrund deutlich mehr, als bei einem reinen Dateiserver. Das integrierte Mitteilungssystem von Agorum Core informiert die Benutzer über Änderungen in den von ihnen überwachten Bereichen, sofern der Administrator diesen Service nicht ausgeschaltet hat. Zu jeder Datei erzeugt der Server die passenden Metadaten, vererbt diese Informationen und indiziert alle Merkmale – im Vergleich zu vielen anderen Lösungen sind die Metadaten von Agorum Core quasi sofort nutzbar.

Der Serverdienst vererbt die Metadaten automatisch über Ordnerstrukturen, um zu vermeiden, dass Anwender diese von Hand eingeben müssen. Der so genannte Content-Task wird erzeugt. Hierfür prüft ein separater Job jedes abgelegte Dokument, um erweiterte Metainformationen aus dem Inhalt beispielsweise von PDF- oder Word-Dateien auszulesen. Das System erzeugt ferner Vorschaubilder für die webbasierte Darstellung über den Browser und natürlich wird eine Volltextindizierung über den Inhalt erzeugt – und zwar sofort. Alle verschiedenen Metaaktionen kann der Administrator bei Bedarf ein- oder ausschalten. Für die Nutzbarkeit der Software im Tagesgeschäft sind diese Metainformationen jedoch die entscheidende Grundlage.

Wer sich bereits mit der Sharepoint-Technik von Microsoft auseinandergesetzt hat, wird viele Analogien wiederentdecken. Änderungen und Überschreibeaktionen von Dateien haben bei Agorum Core nicht zur Folge, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht. Hinter dem DMS-Laufwerk steckt eine voll ausgereifte Datenbankanwendung, die transaktionsgesteuert alle Teilschritte festhält. Für die praktische Anwendung bedeutet dies, dass Änderungen über die Historie nachvollziehbar sind. Anders als beispielsweise bei Schattenkopien von Windows-Dateiservern gibt es keine limitierten mehr oder wenige fixen Zeitfenster, in deren Zwischenräumen das System blind für Änderungen ist.

Bei Agorum Core geht es um jede einzelne Dateitransaktion, die Objektinformationen generiert. Berechtigte Anwender sind jederzeit in der Lage, die komplette Historie eines Dokuments einzusehen, auch ohne, dass hierfür die jeweiligen Funktionen innerhalb einer Applikation zum Einsatz kommen müssten. Folglich ist es dann auch unerheblich, ob ein Textverarbeitungsdokument mit Microsoft Word, dem LibreOffice Writer oder dem voll integrierbaren OnlyOffice bearbeitet wurde.

Bereits die kostenfreie Variante von Agorum Core bietet die Historienfunktion und ist für kleinere Installationen sehr gut ausgestattet. Für größere Implementierungen oder Umgebungen, bei denen ein noch höheres Tempo erforderlich ist, bietet der Hersteller ein passendes „Storage“-Modul an, das den Vorgang beschleunigt. Es sorgt mit einer Deduplizierung dafür, dass identischer Content auf denselben Speicherbereich verweist, was das Gesamtsystem einerseits beschleunigt und andererseits Platz spart. Unabhängig davon, ob die Zusatzmodule zum Einsatz kommen: Anwender finden über die Volltext- und Metadatensuche auch aus einer sehr großen Datenmenge heraus ihre Dokumente. Der „Lebenszyklus“ eines Dokumentes wird vollständig durch die Software protokolliert und das in einer revisionssicheren Speicherart.

Finden – anstelle von Suchen

Benutzer können, wenn sie wollen, einzig über das DMS-Laufwerk arbeiten, was den Einstieg in die Technik erleichtert. Perspektivisch spielt das System jedoch erst durch den Einsatz der flexiblen Weboberfläche seine Leistungen vollständig aus. Hauptquelle aller Informationen ist das dabei das „Information Center“, das genau passend zur Nutzergruppe die erforderlichen Infos bereithält.

Die Sichtweise auf die Daten ist dabei individuell und von anpassbaren Filterfunktionen gesteuert. Jeder Nutzer verwendet sein persönliches Eingangs-Dashboard. Dieses zeigt an, welche Daten sich geändert haben, welche Aufgaben gerade anliegen, welche E-Mails eingetroffen sind oder wann der nächste Termin beginnt. Über allem thront die Suchzeile der Volltextsuche, die alle indizierten Daten ohne Zeitverlust ausgibt. Ein besonders gut gelungenes Zusatz-Feature ist die Notizfunktion, mit der Kollegen Dateien kommentieren können, was den Workflow um viele Telefonate erleichtern dürfte. Die Notizfunktion wird von der Volltextsuche ebenso erfasst wie der Inhalt der gängigen Office-Dokumente.

Ab einer gewissen Nutzungstiefe möchten Systemverantwortliche die Informationsablage um eigene Eigenschaftswerte ergänzen, um die Suche noch weiter zu verfeinern. An dieser Stelle kommt der Metadaten-Designer zum Einsatz. Für die Definition der Metadaten beziehungsweise Attribute in einem Set stehen dem IT-Profi verschiedene Eingabemöglichkeiten wie ein- und mehr-zeiliges Textfeld, Datum, Zahl, Auswahlbox mit vorgegebenen Werten und Ja/Nein-Auswahl zur Verfügung. Das so entstehende Metadaten-Set kann, abhängig vom Dokumententyp, dem Ablageort, dem Objekttyp und abhängig von bereits vorhandenen Metadaten und Attributen oder einer Mischung aus den genannten Möglichkeiten zugeordnet werden.

Gesetzeskonforme Ablage

Mit der Unterstützung von externen Datenschutzexperten ist es dem Hersteller Agorum gelungen, die Softwarelösung DSGVO- und GoBD-konform auszurichten. Dies ermöglicht Anwendern die revisionssichere Speicherung von Dokumenten gemäß gesetzlicher Vorgaben und die erforderliche Sonderbehandlung von personenbezogenen Daten. Auch ein Mailserver ist Teil des Grundsystems, das ebenso als Datei-Server und WebDAVServer fungiert. Bestehende Ablagestrukturen und Templates können Administratoren hierfür übernehmen – aus der Benutzersicht ändert sich nichts, da Office-Programme von Adobe, Autodesk oder Microsoft wie gewohnt auf die Dateien zugreifen.

Mit dem Office-Paket im Browser

Agorum Core arbeitet problemlos mit den klassischen Desktop-Office-Systemen wie Microsoft- oder LibreOffice zusammen. Zunehmend arbeiten Menschen heutzutage direkt aus einer Browser-Applikation heraus, da für viele einfache Arbeitsschritte keine Notwendigkeit besteht, ein komplettes Office-Paket zu verwenden. Microsoft pusht zwar die Online-Varianten seiner Lösung, verknüpft die Verwendung jedoch mit seinem Office-365-Dienst. Nicht wenigen Firmen, insbesondere im deutschsprachigen Raum, stehen dem Transfer der Firmendateien in den Online-Speicherbereich der Anbieter kritisch gegenüber.

Im Zusammenspiel mit Agorum Core empfiehlt sich die Verwendung der OnlyOffice-Integration. Dieses Office-Paket für den Webbrowser installieren Administratoren bei Bedarf im eigenen Rechenzentrum und haben wie gewohnt den kompletten Zugriff auf alle Daten. OnlyOffice gibt es in verschiedenen Lizenzausprägungen und wird in einer Variante für bis zu fünf Benutzern komplett kostenfrei angeboten. Aber auch ein kommerziell eingesetzter „Single Server“ für bis zu fünfzig simultane Verbindungen liegt bei gerade einmal rund 1000 Euro für eine dauerhafte Lizenz ohne weitere Zusatzkosten.

Funktionell bietet das Paket komplexe Dokumente, professionelle Tabellenkalkulationen und ansprechende Präsentationen. Alle gängigen Formate werden direkt im Browser unterstützt: docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html, epub, csv. Über einen Rechtsklick auf eine Datei können Anwender entscheiden, ob sie die Datei über ihre lokalen Office-Programme oder über OnlyOffice im Browser bearbeiten wollen. Auf dem PC ist eine kleine Client-Komponente erforderlich, die das Öffnen von lokalen Programmen oder Explorer-Fenstern aus der Browser-Sitzung heraus ermöglicht.

Ohne die Verwendung von lokalen Ressourcen sind Systemverantwortliche in der Lage, auch auf minimalistischen ThinClient-Konzepte umzusetzen, die einzig auf dem Webbrowser aufbauen. Die Verwendung gilt für Tabletcomputer oder Smartphones gleichermaßen – im Zusammenspiel mit Agorum Core open, OnlyOffice und einer Erreichbarkeit der Endgeräte per WLAN sind Firmen bereits mittendrin im Thema Digitalisierung.

Ausblick in ein Gesamtsystem

In diesem Beitrag haben wir uns lediglich die kostenfreie Variante – das Basissystem – von Agorum Core angeschaut. Eine überaus spannende und leistungsfähige Mischung aus Dateisystem, Mail-Server und Archiv-Funktion. Hat man die open-Version eingerichtet und möchte zu einem späteren Zeitpunkt weitere Funktionen der „All-in-One“-Lösung nutzen, wird aus der kostenfreien Basisversion die Pro-Version, ohne dass die bisherigen Einstellungen und Daten verloren gehen.

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