Video- und Web-Konferenzen für KMU Video-Konferenzen: Immer, überall und für alle?

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Beschleunigt von weit über einem Jahr Corona-Pandemie haben Video- und Web-Konferenzen ihre Nische verlassen und sind zu einer „der Standardanwendungen“ am Arbeitsplatz geworden. Doch was gehört zu einer solchen Lösung, kommt sie besser aus der Cloud oder dem eigenen Rechenzentrum und wie geht es weiter mit dem „alles nur noch Video“?

Grundsätzlich scheint es doch einfach zu sein, eine Video-Konferenz aufzusetzen und durchzuführen: Es stehen viele Softwarelösungen bereit und gerade durch den „Umzug“ vieler Nutzer in die heimatliche Wohnung unter dem Label „Homeoffice“ sind es dann vielfach Notebook, Laptops oder Geräte wie Tablets und Chromebooks, die dort zum Einsatz kommen.

Eine Studie der Firma Fuze, deren Unternehmensschwerpunkt nach eigenen Aussagen auf Cloud-Kommunikation im Unternehmensumfeld liegt, hat dabei jedoch einige Unterschiede feststellen können: Die Kommunikationspräferenzen und dabei auch die Geräte, die zum Einsatz kommen, sind nicht überall gleich. So stellen Laptops in allen untersuchten Regionen den Löwenanteil der Geräte mit Deutschland an der Spitze (91 Prozent der Befragten setzen hier solche Geräte ein), während der Anteil an Smartphones und Tablets, die bei Video-Konferenzen zum Einsatz kommen, beispielsweise in Australien sehr viel höher ausfällt. Und in Großbritannien kommen verhältnismäßig viele Festnetzverbindungen zum Einsatz.

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Was braucht eine „gute Lösung“ für Video-Konferenzen?

Geräte wie Laptops, Smartphones und Tablets eint es, dass sie in der Regel alle bereits standardmäßig mit einer integrierten Web-Kamera ausgestattet sind. Lautsprecher und Mikrofon sind sowieso bereits seit Jahren Standard auf fast allen Endgeräten. Also einfach eine entsprechende Software herunterladen und installieren und die Video-Konferenz kann starten?

Natürlich sind die Ansprüche nicht bei allen Nutzern und Nutzerinnen gleich – aber wer sich ein wenig umsieht auf den vielen Webseiten und Ratgebern im Internet wird ebenso wie die Macher der zuvor bereits erwähnte Studie von Fuze ein Feature ausmachen, das fast einhellig als wichtig bezeichnet wird: das so genannte „Screen Sharing“. Dabei besteht in der Regel der Anspruch, dass die Teilnehmer einer solchen Konferenz ihren Bildschirm einfach nicht nur präsentieren können, sondern es soll ihnen auch möglich sein, diesen für die Zusammenarbeit mit anderen direkt freizugeben. Dazu gehört dann auch die Möglichkeit, die „Kontrolle abzugeben“: Damit wird es dann für einen anderen Teilnehmer möglich, nicht nur den fremden Bildschirm zu sehen, sondern dort auch mit Maus und Tastatur zu agieren. Fast alle Lösungen dieser Art bieten dabei die Möglichkeit, dass der Initiator des Meetings die Rolle des Präsentators „on-the-fly“ an einen anderen Teilnehmer übergeben und auch wieder zurückholen kann.

Aus der Cloud, On Premises, kommerzielle oder Open-Source-Lösung?

Grundsätzlich sind Installation und der ausschließliche Betrieb von Konferenzsystemen für den firmeninternen Einsatz auf dem Rückmarsch: Für die meisten Anwendungsfälle – und das gilt ganz besonders im Umfeld der KMU-Unternehmen – dürfte eine Cloud-basierte Variante praktischer und zumeist auch kostengünstiger sein. So sind dann On-Premises-Installationen von Videokonferenzsystemen eigentlich nur noch dann sinnvoll und notwendig, wenn eine hohe Vertraulichkeit der Kommunikation erforderlich ist. Nur wenn der Sicherheitsanspruch sehr hoch ist, lohnen sich die Aufwendungen und Kosten, die durch eine rein lokale Installation und deren Betrieb entstehen. Der Einsatz einer Lösung aus der Cloud dürfte heute deshalb auch bei den meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen die Regel sein.

Eine weitere wichtige Entscheidung: Soll es eine kommerzielle oder vielleicht eine Open-Source-Lösung sein? Wie in fast jeder Softwarekategorie gibt es auch bei Software für Videokonferenzen nicht nur die bekannten Anbieter mit ihren teilweise recht teuren Lösungen (die zudem häufig außerhalb von Europa gehostet werden), sondern in der Zwischenzeit auch ein breites Angebot an freien und Open-Source-Lösungen. Dabei werden diese teilweise sowohl als gehostete Anwendungen im Web als auch in Form von Server-Software für die eigenen Maschinen angeboten.

Zu den bekanntesten Produkten aus diesem Bereich dürfte Jitsi Meet gehören. Die Software ist recht einfach zu bedienen und zu verwalten. Sie bietet zudem eine große Auswahl an Funktionen. Sie basiert auf dem offenen WebRTC-Standard (Web Real-Time Communication – Web-Echtzeitkommunikation) und kann auf dem PC direkt und ohne Registrierung im Browser genutzt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen, die entsprechend versierte IT-Mitarbeiter besitzen, sicherlich eine gute Alternative.

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Video- und Web-Conferencing für KMU

Technik macht einen Unterschied: Zusätzliche Geräte sind kein Luxus

In der Regel sind aktuell erworbene mobile System bereits mit einer Kamera, Mikrofon und Lautsprecher ausgestattet. Trotzdem kann sinnvoll sein, über entsprechende Zusatzgeräte nachzudenken. Das gilt besonders dann, wenn regelmäßig Video- und Web-Konferenzen abgehalten werden. Die die in vielen Notebooks verbauten Webcams taugen oftmals allerhöchstens für den gelegentlichen Einsatz. So gibt es auch Geräteanbieter, die diese Kameras am unteren Rand des Bildschirms einbauen, so dass der Nutzer immer in einer denkbar ungünstigen Perspektive „von unten“ dargestellt wird. Die meisten Hersteller bauen die Webkameras aber am oberen Rand des Bildschirms ein. Leider finden sich aber auch bei Rechnern, die mit dem „Business-Einsatz“ beworben werden, durchaus noch Webcams, die gerade mal eine Auflösung von 720p bieten können.

Gleiches gilt auch für den Ton – leider findet man auch bei den Webcams aus dem oberen Preissegment immer wieder Modelle, deren Bildqualität den höchsten Ansprüchen genügt, während die eingebauten Mikrofone dem Sprecher eine Tonqualität verleihen, die dem Klang in einem vollständig verfliesten Badezimmers entspricht. Auch hier kann sich die Investition in ein externes Mikrofon lohnen, wobei es sicher kein Gesangsmikrofon der oberen Preisklasse sein muss. Auch der Einsatz eines Headsets kann die Klangqualität und die Verständlichkeit des Sprechers deutlich verbessern. Ähnlich wie bei der Netzwerkanbindung gilt auch dabei: So lästig Kabel auch sein mögen, solche Verbindung sind aber zumeist stabiler und weniger störungsanfällig als bei den allseits beliebten Bluetooth-Headsets.

„Kommende Dinge“: Kollaboration überall und auch 3D

Die Zeiten, in denen es bei Video-Konferenzen einfach nur darum ging, bewegte Bilder zu übertragen, sind lange vorbei. Gerade Programme wie Teams von Microsoft haben entscheidend dazu beigetragen, dass sich die „Telefonie mit Bild“ ganz eindeutig in Richtung Zusammenarbeit weiterentwickelt hat. Gab es bei früheren Lösungen wie Skype zunächst nur rudimentäre Möglichkeiten der Zusammenarbeit (bei ersten Versionen war selbst das Teilen des Bildschirms problematisch), so handelt es sich bei aktuellen Programmen eher um Kollaborationslösungen, die selbstverständlich auch Video-Konferenzen unterstützen.

Einen weiteren Blick in die Zukunft bietet das Projekt Starline2 von Google. Es zeigt, wie „lebensecht“ Videokonferenzen in Zukunft sein könnten. Zudem sagt Google in seinem Bericht zu Starline auch, dass diese Technik im eigenen Hauptquartier bereits im täglichen Einsatz getestet wird. Das Unternehmen will mit dem Projekt ein „neues 3D-Video-Konferenzerlebnis“ über Standard-Internet-Verbindungen ermöglichen. Dazu wurden Forschungsergebnisse aus den Bereichen Computer Vision, maschinelles Lernen, räumliches Audio und Echtzeitkompression in Starline kombiniert. Highlight aus Digital Signage-Sicht ist das neuentwickelte so genannte Lichtfeld-Display-System. Es soll ein Gefühl von Volumen und Tiefe erzeugen, das ohne zusätzliche Brillen oder Headsets erlebt werden kann.

Neben dem Einsatz von Augmented-Reality- und Virtual Reality-Lösungen wie Microsofts HoloLens könnten solche Entwicklungen dafür sorgen, dass Video-Konferenzen „wie im echten Leben“ schon bald keine reine Science-Fiction mehr sein werden. Auch wenn es vielleicht noch etwas dauern mag, bis wir diese Art eines „Online-Treffens“ im täglichen Einsatz erleben werden: Video-Konferenzen werden auch nach der Pandemie und mit weniger Homeoffice weiter und vermehrt ein Teil der täglichen Büroarbeit bleiben.

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