Software-Asset-Management muss nicht wie ein Zahnarztbesuch sein

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So einfach ist es doch nicht

Was in der Theorie noch einfach klingt, hat in der Praxis aber auch seine Tücken. So reicht es beispielsweise nicht, zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Rechner im lokalen Netz von einer zentralen Konsole aus zu inventarisieren. Denn hier gehen dem Unternehmen alle diejenigen Rechner durch die Lappen, die gerade ausgeschaltet, offline oder im mobilen Einsatz sind.

Gibt es solche Rechner im Unternehmen und bleiben diese bei der Inventarisierung außen vor, so kann man diese eigentlich gleich ganz sein lassen. Um hier also ein vollständiges Bild aller installierten Software zu erhalten, eignen sich für diese Aufgabe eher Produkte, die einen kleinen Softwareagenten auf allen Rechnern installieren.

Dieser führt dann automatisch in vordefinierten Abständen lokale Inventarisierungsläufe durch und kann idealer Weise seine Ergebnisse beispielsweise auch per E-Mail an die zentrale SAM-Konsole im Unternehmen melden. Wichtig ist hier also, alle potentiell lizenzpflichtigen Systeme regelmäßig zu betrachten.

Ein weiterer bedenkenswerter Punkt ist die Unterstützung aller zu inventarisierender Betriebssysteme durch das SAM-Werkzeug. Gibt es aber beispielsweise nur wenige Server unter einem nicht-unterstützten Betriebssystem, so kann es aus Kostengründen durchaus auch sinnvoll sein, diese Rechner manuell zu inventarisieren. Denn auf Servern verändert sich der Softwarebestand eher selten.

Trotzdem gilt es auch hier ein immer wieder auftretendes Missverständnis zu beseitigen: Selbst wenn ein Server unter dem freien Betriebssystem Linux läuft, bedeutet dies nicht, dass für Software auf diesem Server keine kommerziellen Lizenzen notwendig sind.

„Die kommerzielle Nutzung eines Open-Source-Produktes kann beispielsweise dazu führen, dass für dieses Produkt trotzdem eine Lizenz gekauft werden muss“, darauf weist Juchhoff ausdrücklich hin. An dieser Stelle wird auch mit eines der größten Probleme im Lizenz-Management deutlich, das im nächsten Schritt eines SAM-Projekts auftritt.

Lizenz-Dschungel-Camp

Nach einer erfolgreichen Inventarisierung müssen Unternehmen als nächstes prüfen, welche Lizenzen sie besitzen. Und dies ist in der Praxis oft viel schwieriger, als allgemein angenommen. Selbst wenn alle Lizenzunterlagen an einem zentralen und sicheren Ort aufbewahrt werden, liegt die größte Herausforderung hier im Kleingedruckten, also in der Analyse der Lizenzbedingungen aller vorhandenen Software.

Grundsätzlich berechtigen Lizenzen einen Lizenznehmer lediglich zur – oft stark eingeschränkten – Nutzung der Software. Hier kocht jeder Hersteller sein eigenes Süppchen und selbst bei ein- und demselben Hersteller gibt es teilweise so viele verschiedene Lizenzsysteme, dass selbst ein mittelständisches Unternehmen kaum eine Chance hat, diese komplett zu überblicken.

In der Praxis oft verwendete Lizenzformen sind Nutzungsrechte pro Benutzer, pro Maschine oder pro gleichzeitiger Nutzung (concurrent use). Alle vorhandenen Lizenzformen muss ein Unternehmen in seinem Produkt zum Lizenz-Management abbilden können.

Hat es nur wenige unterschiedliche Produkte weniger Hersteller mit überschaubaren Lizenzformen, so kann hier durchaus eine selbstgestrickte Datenbank oder eine Excel-Tabelle ausreichen. Bei vielen verschiedenen Lizenzmodellen stoßen diese jedoch schnell an ihre Grenzen.

So erlauben beispielsweise bestimmte Lizenzformen von Microsoft die Installation von Office auf einem zweiten mobilen Rechner, sofern dieser nicht gleichzeitig mit dem Desktop genutzt wird. Eine andere Lizenzform räumt Unternehmen ein Downgrade-Recht ein, so dass ein inventarisiertes Office 2003 durchaus von einer Office-2007-Lizenz abgedeckt sein kann.

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