Was Kommunikationstechnologie heute leisten muss Dem Roaming User sicher gerecht werden

Nach zwei Jahren Corona-Pandemie ist klar: Die Arbeitswelt wird sich nachhaltig verändern. Mitarbeiter wünschen sich mehr Freiheiten bei der Wahl des Arbeitsortes, möchten aber meist eine zeitweilige Anwesenheit im Büro nicht missen. Für die Unternehmen bedeutet dies eine organisatorische Herausforderung. Wie lässt sich die technische Infrastruktur an wechselnde Arbeitsorte anpassen?

Deutschland hat sich ans Homeoffice gewöhnt. Heute lässt sich sagen: Der zunächst überstürzte Umzug vieler Unternehmen und Organisationen ins Zuhause-Büro hat in den meisten Fällen gut funktioniert. Sehr schnell zeigten sich 90 Prozent der „Betroffenen“ mit der neuen Arbeitssituation zufrieden. Das ermittelte das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT bereits im Juli 2020. Mehr noch: Die Befragten waren überzeugt, nun produktiver zu sein als zuvor im Büro.

Komplett aufs Büro verzichten wollen die Mitarbeiter bei allen Homeoffice-Vorteilen gleichwohl aber nicht. Vielmehr wünschen sie sich ein Hybrid-Modell. Laut aktuellen DAK-Zahlen vermissen nämlich 78 Prozent der Befragten im Homeoffice die sozialen Kontakte zu den Kolleginnen und Kollegen.

Hybride Arbeitsmodelle werden in Zukunft dominieren

Der Trend geht also hin zu einem Wechsel-Modell aus Präsenzarbeit und Homeoffice bzw. mobiler Arbeit. Darauf stellt sich auch die Arbeitgeberseite ein. 58 Prozent der deutschen Unternehmen kündigten in einer Umfrage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an, ihre Homeoffice-Angebote beizubehalten oder sogar auszubauen.

Allerdings treibt die Unternehmen bei diesem Strategiewechsel nicht nur der Service-Gedanke. Viele wollen zugleich auch nicht mehr benötigte Büroflächen abbauen. Immer mehr Unternehmen treiben diesbezüglich bereits konkrete Modernisierungsmaßnahmen voran. Dabei deutet sich an: Das Büro der Zukunft wird ein Ort des sozialen Austauschs. Einzelbüros werden in der Arbeitswelt von morgen eine Seltenheit sein. Stattdessen wird es große Gemeinschaftsbüros mit Desk Sharing für die tägliche Arbeit geben. Zugleich werden Räume geschaffen, die kreatives Zusammenarbeiten ermöglichen, aber auch Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten und ungestörte Meetings.

Turbo-Digitalisierung ist technische und organisatorische Herausforderung

Diese Entwicklungen stellen nicht nur die Beschäftigten vor besondere Herausforderungen, auch die technologische Umsetzung will gut durchdacht sein. Denn Büroräume werden künftig von viel mehr Anwenderinnen und Anwendern wesentlich flexibler genutzt werden und müssen entsprechend mit leistungsfähiger Kommunikationstechnologie ausgestattet werden. Laptops, Tablet-Computer Desktop- und Mobiltelefone und auch Videokonferenz-Lösungen müssen beschafft und eingerichtet, Software installiert und gewartet werden.

Die Unternehmen müssen sich also auf eine wahre „Turbo-Digitalisierung“ einstellen. Dies bedeutet nicht nur eine nahezu disruptive technische Neuausrichtung der Arbeitswelt. Auch ein hierarchisches Umdenken ist nötig: Die Entscheidung darüber, in welcher Umgebung Arbeit von den Beschäftigten geleistet wird, liegt immer weniger auf Seiten der Arbeitgeber. Vor welchen Herausforderungen stehen die Unternehmen gegenwärtig also konkret? Sie müssen die technischen Vorkehrungen treffen, dass Mitarbeiter je nach situativen Präferenzen selbst entscheiden können, welchen Arbeitsort und welche Werkzeuge sie zu welchem Zeitpunkt nutzen möchten.

Flexibles Arbeiten ist eine Frage der Sicherheit

Dabei sollten Aspekte der IT-Sicherheit von Beginn an im Mittelpunkt stehen, denn hier offenbart sich eine häufige Schwachstelle bei modernen Arbeitsplatz-Konzepten. Nur 38 Prozent der Unternehmen managen die Sicherheit von Handys, Laptops, Tablets und weiteren mobilen Endgeräten mit Verbindung zum Firmennetzwerk, bemängelt das BSI.

Dabei ist klar: Wichtige Sicherheitsfeatures wie VPNs, die Verschlüsselung von Datenträgern, Mehr-Faktor-Authentifizierung oder die Segmentierung und Absicherung von Netzen müssen im New-Work-Zeitalter alltäglich werden. Nur so können die Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und zugleich den Mitarbeitenden die Freiheiten geben, flexibel und mobil darauf zuzugreifen.

Idealerweise werden die Mitarbeiter mit separaten Geräten für die dienstliche Nutzung ausgestattet. Ist dies nicht möglich, muss die Unternehmens-IT auf jeden Fall alle verwendeten privaten Geräte erfassen und einem Sicherheitscheck unterziehen sowie für eine verschlüsselte Kommunikation und Datenspeicherung sorgen.

Kommunikation: Flexible All-in-One-Lösungen gesucht

In Zeiten der IP-Telefonie sollte längst auch die Telefonanlage als ein fester Bestandteil der Unternehmens-IT gesehen werden. Diese Erkenntnis ist jedoch noch nicht bei allen Unternehmen angekommen. Die Beschäftigten erwarten heutzutage zurecht, dass sie telefonieren können, wo immer sie sich gerade aufhalten – ob am Unternehmenssitz oder im Homeoffice. Statt des kabelgebundenen Desktop-Telefons mit gespeicherten Nummern und einer festen Durchwahl kommen jetzt zusätzliche Dienst- oder private Smartphones, aber auch Softphone-Lösungen am Laptop ins Spiel.

Dies bedeutet in jedem Einzelfall eine – nicht nur sicherheitstechnische – Herausforderung. Die Mitarbeiter sollten unter einer einheitlichen Nummer erreichbar sein und benötigen ihre gewohnten Einstellungen, den Zugriff auf ihre Kontaktlisten und die internen Durchwahlen sowie einiges mehr. Das Problem dabei: Diese verschiedenen Kanäle müssen zuverlässig synchronisiert werden. Hier bieten so genannte Roaming-User-Konzepte Vorteile, wie sie etwa Auerswald auf Basis seiner softwarebasierten und bei Bedarf vollständig virtualisierbaren ITK-Lösung COMtrexx ermöglicht. Nebenstellen sind dabei einem spezifischen Nutzerprofil zugeordnet, das mit entsprechenden Zugangsdaten gesichert ist, jedoch nicht mehr an ein bestimmtes Gerät gekoppelt.

Der Nutzer kann stattdessen beispielsweise über eine Smartphone-App, eine Softphone-Lösung via Notebook oder PC oder diverse Desktop-Geräte auf die Telefonfunktionen seines Anschlusses oder Kontaktlisten zugreifen – mitsamt aller gespeicherten Einstellungen. Sie werden in individuellen, geräteunabhängigen Nutzerprofilen auf dem Server hinterlegt. Darin sind unter anderem Zugriffsberechtigungen, Kontaktverzeichnisse, der Anrufspeicher und einiges mehr gesichert. Das vermeidet Behelfslösungen und Workarounds, die die Komplexität unnötig erhöhen.

Damit Sicherheit und Komfort Hand in Hand gehen

Noch sicherer und komfortabler ist eine 360-Grad-Lösung, bei der auch die Hardware beziehungsweise die Software-Apps für Smartphones und Laptops vom gleichen Anbieter kommen. Dann können sich die Nutzenden sicher sein, dass alle Geräte leicht zu synchronisieren sind und den benötigten Sicherheitsstandards entsprechen.

Führende Anbieter wie Auerswald sorgen bei solchen All-in-One-Lösungen etwa dafür, dass die ITK-Systeme und die Endgeräte per „Zero Touch Provisioning“ zeitsparend und vollautomatisiert in Betrieb genommen werden können. Telefonate werden auf Basis der Protokolle TLS und SRTP verschlüsselt. ITK-Systeme und Endgeräte weisen sich zudem gegenseitig per Zertifikat aus, sodass bereits bei der ersten Inbetriebnahme verschlüsselte Konfigurationsparameter übertragen.

Fazit: Gebt den Mitarbeitern die Kontrolle

Technisch ist die sichere Einrichtung sich ständig bewegender, virtueller User also problemlos möglich, wenn Unternehmen und Organisationen auf die richtigen Lösungen setzen. Nun sind die Unternehmen gefordert, ihren Mitarbeitern diese Freiheiten auch organisatorisch einzuräumen und ihnen die Kontrolle zu übergeben, jederzeit selbst über Arbeitsort und -mittel zu entscheiden. Gewinnen werden alle: Denn flexiblere Arbeitsbedingungen, die sich jeweils den anstehenden Aufgaben wie auch den privaten Lebensumständen anpassen, verbessern nicht nur die Work Life Balance, sondern auch die Produktivität.

Über den Autor

Jörn Lembke ist Head of Product Management bei der Auerswald GmbH & Co. KG.

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