Absicherung und Erhöhung des Datenschutzes für Meetings 10 Tipps für mehr Sicherheit in Microsoft Teams

Microsoft Teams wird von Home-Office-Anwendern und in Unternehmen mit verteilten Standorten häufig für Team-Meetings genutzt. Da hier auch heikle Daten genutzt werden, sollten Sicherheit und Datenschutz angepasst und überprüft werden.

Anwender, die mit Microsoft Teams arbeiten, sollten sich mit den Möglichkeiten zur Verbesserung der Sicherheit und des Datenschutzes auseinandersetzen. In diesem Beitrag zeigen wir einige Tipps, mit denen Microsoft Teams wesentlich sicherer betrieben werden kann. Wir zeigen auch die verschiedenen Stellen, an denen die Sicherheit angepasst und optimiert werden kann.

Einstellungsmöglichkeiten berücksichtigen und Schaltzentralen kennen

Die Sicherheit und der Datenschutz bei der Verwendung von Teams können auf verschiedenen Ebenen festgelegt werden. Ein wichtiger Bereich ist zunächst das Teams Admin Center. Hier können Administratoren zentral für alle Anwender und Meetings Sicherheitseinstellungen definieren. Das Teams Admin Center wird über die URL admin.teams.microsoft.com erreicht.

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In Microsoft Teams stehen einige Sicherheitsoptionen zur Verfügung, die auch in Bezug auf den Datenschutz eine wichtige Rolle spielen. Hier lassen sich zum Beispiel auch die Anbindungen von anderen Cloud-Diensten steuern, zum Beispiel Cloudspeicher oder E-Mail-Integration. Sobald Teams im Einsatz ist, sollte zunächst im Teams Admin Center die Sicherheit angepasst werden. Das Teams Admin Center ist über den FQDN admin.teams.microsoft.com erreichbar. Hier lassen sich wichtige Einstellungen für den Datenschutz finden, beispielsweise über „Organisationsweite Einstellungen\Teams-Einstellungen“. Die Einstellungen gelten für alle Anwender von Microsoft Teams in Ihrem Abonnement.

Sicherheit im Web-, PC- und Mobil-Client

Anwender können Microsoft Teams entweder über den PC-Client nutzen oder mit dem Web-Client. Auch Apps für iOS und Android stehen zur Verfügung. Der Web-Client wird über die URL teams.microsoft.com erreicht. Der PC-Client kann bei Microsoft kostenlos heruntergeladen werden. Mit der Teams-App können Administratoren von Teams die einzelnen Teams verwalten. Nach einem Klick auf ein Team über den Menüpunkt „Teams“, können mit „Team verwalten“ die wichtigsten Optionen für Teams angepasst werden. Hier stehen bei „Einstellungen“ auch wichtige Sicherheitsoptionen zur Verfügung, wie die Berechtigungen der Anwender und von Gästen.

Gäste zu Besprechungen einladen
Bei „Organisationsweite Einstellungen\Gastzugriff“ im Teams Admin Center kann konfiguriert werden, ob Anwender externe Gäste in Besprechungen einladen dürfen. In den Einstellungen kann auch festgelegt werden, ob die externen Anwender auch begrenzten Zugriff auf Ressourcen erhalten können. Die Option „Gastzugriff in Teams ermöglichen“ aktiviert oder deaktiviert die Funktion.

Richtlinien in Teams nutzen
Im Teams Admin Center können auch Richtlinien definiert werden. Hier lassen sich zentrale Einstellungen vorgeben, die für alle Teams und Meetings gelten. Über „Besprechungen\Besprechungsrichtlinien“ wird zum Beispiel festgelegt, ob und wie Anwender ihren Bildschirm oder Dateien teilen dürfen. Auch das Aufnehmen von Meetings und das Speichern von Daten in der Cloud wird hier konfiguriert. Über diesen Bereich können die bereits angelegten Richtlinien angepasst oder neue Richtlinien erstellt werden. Bei „Nachrichtenlinien“ werden die Sicherheitsoptionen gesteuert, die den Nachrichtenversand von Anwendern betreffen. Wie die meisten Optionen, sind auch diese in den meisten Fällen selbsterklärend.

Zugriff auf Cloudspeicher steuern
Im Teams Admin Center wird über „Organisationsweite Einstellungen\Teams-Einstellungen“ bei „Dateien“ festgelegt, ob in Teams der Zugriff auf externe Cloudspeicher erlaubt sein soll. Hier stehen Citrix, Dropbox, Box und Google Drive zur Verfügung. Da Microsoft Teams zu Microsoft 365 (ehemals Office 365) gehört, ist OneDrive for Business ohnehin problemlos anzubinden.

Externe Apps in Teams steuern
In Teams und den verschiedenen Kanälen lassen sich auch Lösungen von Drittanbietern anbinden. Beispiele dafür sind bei „Team-Apps\Apps verwalten“ im Teams Admin Center zu finden. Administratoren können für jede App, die hier aufgelistet ist, festlegen, ob die entsprechende App erlaubt oder blockiert werden soll. Die Apps, die in einem Team genutzt werden dürfen, steuert der Teams-Administrator wiederum im Team-Client bei „Teams“ über „Team verwalten“ bei „Apps“.

Rollen für Team-Mitglieder steuern
Team-Administratoren können im Microsoft-Teams-Client bei „Mitglieder“ die einzelnen Teilnehmer des Teams steuern. Über „Rolle“ kann festgelegt werden, ob ein Benutzer normales Mitglied sein soll, oder auch Administratorrechte erhalten soll.Kommunikation mit externen Benutzern Im Teams Admin Center wird über „Organisationsweite Einstellungen\Externer Zugriff“ gesteuert, ob Anwender per Skype und anderen Funktionen in Teams mit externen Benutzern kommunizieren können. Wir der Zugriff generell erlaubt, dürfen Anwender mit Benutzern aus allen Domänen kommunizieren. Hier kann aber auch gleichzeitig festgelegt werden, dass die Anwender nur mit anderen Anwendern aus bestimmten Domänen kommunizieren dürfen.

Persönliche Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen steuern
Jeder Benutzer kann im Teams-Client über einen Klick auf seinen Benutzernamen mit dem Menüpunkt „Einstellungen“ den Client an seine Anforderungen anpassen. Hier stehen über den Menüpunkt „Datenschutz“ auch zahlreiche Einstellungen zur Verfügung, über die sich zum Beispiel Anrufer blockieren, oder Lesebestätigungen deaktivieren lassen.

Sicherheitseinstellungen für das eigene Konto anpassen
Über die URL portal.office.com/account erreichen Anwender im Microsoft-365-Portal die Einstellungen für das Benutzerkonto. Die Einstellungen an dieser Stelle gelten auch für die Anmeldung an Microsoft Teams. Hier kann jeder Anwender sein Kennwort zurücksetzen und die Berechtigungen von externen Apps für den Zugriff auf die eigenen Daten steuern.

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