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Technologie-Grundlagen: Moderne Kommunikation im Fokus

Vernetzt arbeiten mit Unified Communications

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Wie sieht Unified Communications konkret aus?

Streng genommen ist die einfachste Form von UC die Absprache unter Mitarbeitern, wann über welchen Kanal kommuniziert wird. Die Integration der verschiedenen Systeme kann auf technischer Ebene bei der Zusammenführung verschiedener Messenger beginnen, die auch für komfortable Videokonferenzen genutzt werden. So wird die synchrone Kommunikation erleichtert und die Arbeitsabläufe werden wesentlich beschleunigt. Digitale Whiteboards erweitern die Darstellungsmöglichkeiten bei solchen Tele-Konferenzen. Damit können die weit entfernten Zuhörer das Geschehen nicht nur besser verfolgen, sondern sich auch interaktiv beteiligen.

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Eine weitere bereits bekannte Komponente der Unified Communications ist die klassische Telefonanlage, die auch unter Bezeichnungen wie PBX (für Private Branch Exchange) oder einfach TK-Anlage (für Telekommunikation) firmiert. Mit ihr sind interne Gespräche kostenfrei, für externe stehen weniger Leitungen als Nummern zur Verfügung. Da selten alle Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren, ist das im normalen Bürobetrieb oft ausreichend und damit ressourcenschonend.

Schon einen Schritt weiter ist die manuelle Integration von Anwendungen wie Outlook in die Arbeitsabläufe, das auch Telefonnummern und Termine verwaltet und Verbindungen herstellt. Drittanwendungen erleichtern zudem den Kundenkontakt. Damit wird bspw. das CRM per Computer Telephony Integration (CTI) mit der Telefonanlage verbunden und der Callcenter-Mitarbeiter informiert sich grob über den Kunden, noch bevor er das Gespräch annimmt, weil die Anrufernummer bereits dem Kundenkonto zugeordnet wurde. Diese Art der Integration ist leicht umzusetzen, weil Telefonverbindungen heutzutage ohnehin meist über Voice-over-IP (VoIP) oder den mobilen Bruder Voice-over-WLAN (VoLAN) hergestellt werden.

Die Aussichten: wolkig

Ein professionelles UC-System ist exakt auf die kommunikativen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten und kann branchenspezifisch auch weit mehr Elemente umfassen – bis hin zur kompletten Information und Kommunikation auf einem einzigen Tablet-PC pro Mitarbeiter.

Das geht nicht zuletzt dank der Cloud, die rund um die Uhr und an jedem Ort mit Mobilfunkabdeckung das Arbeiten ermöglicht. In der Cloud ist alles Notwendige gespeichert. Wissen kann selektiv mit größeren Gruppen geteilt werden, etwa befugten Mitarbeitern oder Kunden.

Integrierbar sind auch Kanäle, die nicht mehr so weit verbreitet sind, wie z.B. das Paging, das seit dem massenhaften Aufkommen von Mobiltelefonen in Deutschland nur noch von Einrichtungen der Gefahrenabwehr verwendet wird. Mit modernen Geräten werden die Helfer im Katastrophenfall dabei trotz einer Überlastung des Funknetzes erreicht.

Auch die Fax-Technologie ist in UC oft dabei, liegt aber in ihrer Reinform im Sterben. Die obligatorische Faxnummer wird zwar noch vergeben, weil eine Sendung per Fax für manche Zwecke eine Rechtssicherheit bietet, die einfach E-Mails nicht haben. Aber Sendung und Eingang werden am Computer bewerkstelligt.

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