Techniken für Unified Communications & Collaboration

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Vom Workgroup Computing zur Kollaborationstechnologie

Eingangs hatten wir ja schon die grundsätzliche Motivation für die Einführung einer tragfähigen Kollaborationstechnologie angeführt. Ziele sind, um es auf den Punkt zu bringen:

• Steigerung der generellen Team-Effizienz
• Zusammenarbeit Standort-übergreifender Teams

Basierend auf der bisherigen Entwicklung kann man verschiedene Stufen der Kollaborationstechnologie definieren, die heute alle in verschiedenem Ausbaugrad existieren, weiter existieren werden und koexistieren können. Für den zukünftigen Ausbau bedarf es allerdings einer durchgängigen Vision.

Kollaborationstechnik Stufe 1: Groupware

Mitte der Achtziger bis Anfang der Neunziger Jahre gab es vor allem simple PC-Netze, auf denen man in eingeschränktem Maße Kooperationsfunktionen implementieren konnte. Teilweise waren hier Großrechner-gestützte Lösungen dem PC/Server-Umfeld deutlich überlegen. Daher verwundert es auch nicht,dass eine heute noch wesentliche Lösung zur Stützung von Kooperationsfunktionen zuerst von Lotus entwickelt, dann aber von IBM zum Erfolg getragen wurde: die „Groupware“ Notes.

Man hatte also jetzt zwei Welten:

• Klassische PC-LAN-Software
• Groupware für das Workgroup Computing

Die schon damals propagierte Funktionalität der Groupware kann wie folgt charakterisiert werden:

• Unterstützung von Teams
• Koordination von Dokumenten
• Realisierung von Workflows
• Interaktion in der Gruppe
• Informationsaustausch in der Gruppe
• Vermeidung von Medienbrüchen

Manches davon ist sofort erfreut aufgenommen worden, wie z.B. die Koordination von Dokumenten, die Interaktion und der Informationsaustausch. Die heute selbstverständliche Vermeidung von Medienbrüchen war damals ein wichtiges Kostenargument. Mangels einer Integration in Geschäftsprozesse sind allerdings Workflows kaum realisiert worden.

Die damals im Wesentlichen geforderten Leistungen einer Groupware können wie folgt charakterisiert werden:

• Management verteilter und automatisch replizierbarer Datenbanken
• Dokumentenverarbeitung für zusammengesetzte Dokumente
• Integrierte Gruppenkommunikation
• Dokumentendatenbanken mit Recherchierfunktionen
• Universelle Import- und Exportmöglichkeiten
• Huckepackdienste für Management und SW-Verteilung
• Kommunikationsmanagement für E-Mail
• gesichertes Remote LOGIN
• Sicherheits- und Zugriffsmechanismen
• GUI-basierte Benutzerschnittstelle
• Integration von kontextsensitiven Hilfesystemen
• Unterstützung der weitverbreiteten Netzwerk-Standards
• leistungsfähige Entwicklungsumgebung
• hohe Verfügbarkeit

Das nach relativ kurzer Zeit einzige dominierende Produkt IBM/Lotus Notes hatte alle geforderten Eigenschaften und Kern der Sache sind auch heute noch die Datenbanken und vielfältige Schnittstellen. Die Möglichkeiten sind weitreichend und auf verteilt benutzten Dokumenten lassen sich strukturierte Rechte vergeben. Damit lassen sich eigentlich alle Wünsche an ein derartiges System gut erfüllen, vor allem wenn man nur geringe Übertragungsbandbreiten und recht schwache Endgeräte zur Verfügung hat. Außerdem gibt es eine Reihe weiterer nützlicher Funktionen wie z.B.

• Verschlüsselte Weiterleitung von Mails
• Versteckte Blindkopien
• Elektronische Unterschrift
• Authentizitätsprüfung
• Public-Key-Verschlüsselung von Botschaften
• Dokumentenverschlüsselung mit Passwort
• Datenbankzugriffskontrolle
• Anwenderausweise (Chipkarten)
• Benutzerkontrolle vom Server aus

Ein weiteres wichtiges Element ist die Aufzeichnung aller DB-Replikationsaktivitäten.

So konnte Notes erfolgreichen Einzug in wichtige Bereiche des Unternehmens halten, wie Vertrieb (Kundenbetreuung), Personalverwaltung, Finanzverwaltung, Marketing, Management, Projekt-Management. Management-Informationsdienste und verteilte Terminkalender haben es zu einem unverzichtbaren Instrument gemacht, welches auch heute noch vielfach gerne benutzt wird. Zum damaligen Zeitpunkt hat übrigens Microsoft diese Entwicklung mit lautem Schnarchen völlig verschlafen.

Notes ist ein gutes Beispiel dafür, was eine moderne Kollaborationslösung mindestens leisten sollte, aber man kann noch viel mehr machen.