Lokale File-Server durch Microsoft 365 ersetzen So nutzen Sie SharePoint Online als zentralen Datenspeicher

Nutzen Unternehmen Microsoft 365 besteht die Möglichkeit, in SharePoint Online einen Datenspeicher einzurichten, der sich unter Windows 10/11 im Windows-Explorer synchronisieren lässt. Auch die Nutzung der Daten in Teams, Outlook, Office-Apps und anderen Anwendungen ist einfach möglich.

SharePoint Online ist der zentrale Datenspeicher in Microsoft 365, der auch schon in Microsoft 365 Business Essentials zur Verfügung steht. Vorteil von SharePoint Online ist zunächst, dass die hier gespeicherten Daten in allen Microsoft-365-Diensten zur Verfügung stehen und genutzt werden können. Die Daten lassen sich in Teams-Besprechungen also ebenso nutzen, wie in Outlook, OneNote, Project, Planner und allen anderen Anwendungen.

SharePoint Online kann Server im Netzwerk ersetzen

Das ist aber noch nicht alles. Anwender können mit Windows 10, Windows 11 und auch mit mobilen Apps auf die Daten zugreifen. In Windows 10 und Windows 11 lassen sich die einzelnen Bibliotheken sogar über den Windows-Explorer anbinden und synchronisieren. Der Umgang mit den Dateien und Ordnern entspricht im Grunde genommen exakt der Vorgehensweise, die auch herkömmliche Dateiserver bieten, aber ohne die Notwendigkeit einen Server betreiben zu müssen. SharePoint Online lässt sich mit herkömmlichem Microsoft-365-Backup-Tools und im lokalen Netzwerk auch mit Tools wie zum Beispiel einem Synology-NAS sichern.

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Die Synchronisierung der Bibliotheken mit Windows läuft automatisiert ab. Einmal heruntergeladene Dateien sind lokal verfügbar, aber auch sonst überall, wo Anwender Zugriff nehmen können. Das erleichtert das mobile Arbeiten und das Arbeiten im Homeoffice enorm, weil die Benutzer überall den gleichen Stand der Dateien haben. Dass diese auch noch in den verschiedenen Apps zur Verfügung stehen, macht die Arbeit noch leichter. Hinzu kommt der Vorteil, dass sich SharePoint als Datenspeicher auch direkt in Office-Apps einbinden lässt, was die Arbeit mit den Dokumenten weiter vereinfacht.

SharePoint Online-Verwaltung ist einfacher als viele denken

Die Verwaltung von SharePoint Online bietet viele Möglichkeiten. Neben dem Ein- und Auschecken können Anwender auch verschiedene Versionen von Dokumenten nutzen oder Daten freigeben. Dazu kommen weitere Funktionen, die aber nur optional sind. Um einen Dateiserver mit SharePoint Online zu ersetzen, sind keine optionalen Features notwendig. Hier reicht es aus, Microsoft 365-Gruppen zu erstellen.

Eine Microsoft-365-Gruppe verfügt über eigene SharePoint-Websites mit eigenen Bibliotheken, in denen die Anwender nach der ersten Synchronisierung im Windows-Explorer eigene Ordner anlegen können, genauso wie bei lokalen Dateiservern. Ein paralleler Betrieb von lokalen Servern und SharePoint Online ist ebenfalls möglich. Microsoft-365-Gruppen werden im Microsoft 365 Admin Center über "Microsoft 365-Gruppe hinzufügen" angelegt.

Durch das Anlegen führt ein Assistent. Hier werden Name, Besitzer, Mitglieder und Einstellungen festgelegt. Gruppen können eigene E-Mail-Adressen erhalten, sodass alle Mitglieder Informationen auch per E-Mail in den gemeinsam genutzten Bereich weiterleiten können. Für Microsoft-365-Gruppen können auch gleich Teams erstellt werden. Alle Mitglieder der Gruppe haben Zugriff auf die Daten in SharePoint Online und können diese in Teams-Besprechungen oder den bereits beschriebenen Apps nutzen. Eine erstellte Gruppe lässt sich jederzeit bearbeiten.

Microsoft-365-Gruppen verfügen über eigene SharePoint-Websites, die sich im SharePoint Admin Center verwalten lassen. Hier können Admins auch weitere Einstellungen vornehmen, Richtlinien umsetzen, Daten migrieren und vieles mehr. Mit dem Migrations-Manager in SharePoint Online, der über den Menüpunkt "Migration" zur Verfügung steht, können schnell und einfach lokale Dateifreigaben zu Microsoft 365 übernommen werden. Benutzer können über die URL der SharePoint-Webseite auch über das Internet auf die Bibliotheken und die darin gespeicherten Ordner und Dateien zugreifen.

Anwender können Bibliotheken leicht verbinden

Durch einen Klick auf die Webseite öffnen sich die Bibliotheken mit den einzelnen Ordnern. Um diese auch im Windows-Explorer nutzen zu können, steht die Schaltfläche "Synchronisieren" oben auf der Seite bereit. Dadurch lassen sich die Bibliotheken mit dem lokalen Windows-Explorer synchronisieren und stehen danach auch hier zur Verfügung, genauso wie Dateifreigaben von lokalen Dateiservern.

Die Synchronisierung läuft über den OneDrive-Client in Windows, der auch für die Synchronisierung des privaten OneDrive-Coudspeichers sowie für OneDrive for Business in Microsoft 365 zuständig ist. Im Explorer stehen die Ordner in den Bibliotheken genauso zur Verfügung, wie lokale Ordner oder Ordner in Dateifreigaben auch. Das Anlegen von neuen Dateien, das Speichern und das Erstellen von neuen Ordnern läuft genauso ab, wie zuvor. Jede Bibliothek erstellt ihren eigenen Stammbaum unter dem sich die Ordner befinden. Im Webbrowser lassen sich diese Daten ebenfalls öffnen.

Parallel dazu können Anwender in den Microsoft Office-Apps über "Datei -> Konto -> Dienst hinzufügen" die SharePoint-Seite anbinden und direkt in den Office-Apps zugreifen, ohne den Weg über den Explorer gehen zu müssen. Wenn die Bibliotheken bereits mit dem Explorer synchronisiert werden, funktioniert der Zugriff parallel.

Ein weiterer Vorteil bei der Speicherung der Daten in einer SharePoint-Bibliothek in Microsoft 365 ist, dass in den Office-Apps die Speicherung der Änderungen automatisch erfolgt. Dadurch gehen keine Daten mehr verloren, wenn ein Anwender die Anwendung ohne zu speichern verlässt. Rückgängig machen lassen sich die Änderungen ohnehin jederzeit. Außerdem ist es über diesen Weg unkompliziert möglich, Dokumente an verschiedenen Ordnern weiter zu bearbeiten, auch unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet. In der Titelleiste sind der Name und Speicherort der gespeicherten Datei zu sehen. Durch keinen Klick darauf und über die Verwendung des "Versionsverlaufs" können Anwender auf ältere Versionen der Dateien zugreifen.

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