Das neue Outlook kommt auch für Unternehmen Microsoft ersetzt Windows Mail und das klassische Outlook

Es ist kein Geheimnis, dass Microsoft die kostenlosen Apps Windows Mail und Kalender in Windows 10/11 durch eine kostenlose Outlook-Version ersetzen will. Gleichzeitig plant Microsoft auch das klassische Outlook gegen die neue App zu ersetzen. Der Beitrag zeigt die Hintergründe.

Zunächst die gute Nachricht: Microsoft bietet Unternehmenskunden und Anwendern, die das klassische Outlook weiterhin nutzen wollen, die Möglichkeit, bis 2029 weiterhin auf die klassische Anwendung mit allen ihren Funktionen zu setzen. Privatkunden, die mit Windows Mail und der Kalender-App in Windows 10/11 arbeiten, müssen sich aber umstellen. Hier entfernt Microsoft im Laufe des Jahres 2024 die alten Apps aus Windows und ersetzt sie gegen die neue (webbasierte) Outlook-App. Diese ist aktuell umstritten, weil sie auch Mails von Drittanbietern, inklusive der Zugangsdaten, über Microsoft-Server routet. Für die Umstellung auf das neue Outlook in epischer Breite will sich Microsoft mehrere Jahre Zeit lassen.

Unternehmenskunden können das neue Outlook als Preview nutzen

Für Unternehmenskunden, die auf Microsoft 365 setzen, oder für Privatpersonen, die ohnehin mit Microsoft-Konten arbeiten, ist das neue Outlook zunächst kein Problem. Dieses kann jederzeit getestet werden. Allerdings unterstützt die aktuelle Version des neuen Outlooks keine lokalen Exchange-Server, sondern nur die Anbindung an Exchange Online in Microsoft 365. Das soll sich aber im Lauf der weiteren Entwicklung ändern.

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Für Unternehmenskunden befindet sich das neue Outlook aktuell in der Preview, wird aber demnächst fertiggestellt. Dann können Benutzer über einen Schieberegler das neue Outlook aktivieren und das alte Outlook deaktivieren (Opt-In). Das alte Outlook bleibt aber bis mindestens 2029 erhalten. Hier ist daher keine Eile geboten, neugierige Nutzer können das neue Outlook aber testen. In Unternehmen lässt sich das Umstellen auf die neue Outlook-Version durch Nutzer über Gruppenrichtlinien deaktivieren. Ohne Sperre ist die Umstellung allerdings erlaubt.

Anwender ohne Microsoft 365-Abonnement oder Microsoft-Konto können das neue Outlook kostenlos über Windows 10/11 nutzen. Wer bisher Windows Mail oder Windows Kalender genutzt hat, der hat spätestens ab Ende 2024 sogar gar keine andere Wahl. Windows Mail und Windows-Kalender sollen bis Ende 2024 aus Windows entfernt werden. Anwender, die ein Abonnement bei Microsoft 365 haben, das Exchange Online umfasst, können auch dieses Konto anbinden. Abonnenten von Microsoft 365 mit den Microsoft 365-Apps/Office, können die App ebenfalls installieren und Exchange Online anbinden. Die Nutzer können jederzeit zwischen dem neuen und dem klassischen Outlook wechseln, wenn Admins dies nicht sperren.

Outlook-Nutzer können das neue Outlook bereits testen

Seit längerer Zeit ist in Outlook oben rechts der Schalter "Testen Sie das neue Outlook" zu finden. Stellen Anwender diesen Schieberegler um, wird das neue Outlook installiert und weitgehend automatisch eingerichtet. Zuvor muss die Installation noch mit "Wechseln" bestätigt werden. Danach können die Benutzer mit dem neuen Outlook arbeiten. Die klassische Outlook-Ansicht geht dabei nicht verloren, lässt sich aber nicht mehr nutzen. Wollen Anwender wieder zurückwechseln, müssen sie den Schieberegler "Das neue Outlook" ausschalten benutzen. Auch dieser Regler steht oben rechts zur Verfügung. Nachdem der Regler aktiviert wurde, startet wieder das klassische Outlook. Ein weiterer Wechsel in das neue Outlook ist jederzeit wieder möglich. Dieser geht dann auch schneller, weil das neue Outlook dann nur noch aktualisiert und nicht neu installiert werden muss.

In den Einstellungen des neuen Outlooks lassen sich jederzeit weitere Konten hinzufügen. Dazu gehören neben Microsoft 365/Exchange Online auch Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud sowie manuell konfigurierbare Anbindungen mit IMAP4/POP3. Outlook-Anwender können problemlos weiterhin mit dem klassischen Outlook arbeiten oder manuell hin- und her wechseln. Ein Parallelbetrieb der beiden Varianten war in Vorgängerversionen der Preview noch möglich, mittlerweile startet nach der Umstellung auf das neue Outlook aber auch immer das neue Outlook. Das alte Outlook lässt sich dadurch auf dem gleichen Rechner nicht parallel nutzen.

Produktiv lässt sich das neue Outlook derzeit kaum nutzen

Wer das neue Outlook testet, stellt schnell fest, dass viele Funktionen aus dem klassischen Outlook fehlen. Add-Ins laufen zum Beispiel nicht richtig. PST-Dateien lassen sich derzeit noch keine nutzen und es ist auch nicht möglich, Daten zu exportieren oder zu importieren. Auch die Optionen, die zum Anpassen des neuen Outlooks in den Einstellungen zur Verfügung stehen, sind im Vergleich zum klassischen Outlook eher rudimentär. Hinzu kommt die Datenschutzproblematik. Microsoft erweitert das neue Outlook aber auch ständig, sodass regelmäßige Tests sinnvoll sein können. Generell ist es zum Beispiel geplant PST-Dateien zu integrieren und es ist zu erwarten, dass Microsoft dann eben die Funktionen implementiert, welche die meisten Nutzer brauchen.

Für Nutzer des klassischen Outlook ist eine wichtige Nachricht, dass sie nach aktuellen Informationen mindestens bis 2029 mit dem klassischen Outlook arbeiten können, ohne auf das neue Outlook umsteigen zu müssen. Zu diesem Zeitpunkt ist auch zu erwarten, dass Microsoft vermutlich Exchange als On-Premises-Version abkündigt und nur noch Exchange Online anbietet. Es wird dann vermutlich eine Hybrid-Version geben, wie jetzt Exchange Server SE, der Nachfolger von Exchange 2019. Wer die neue Outlook-Version testen will, kann das jederzeit über den Schieberegler tun. Ein Wechsel zurück ist generell ohne Datenverlust möglich – aber nicht unbedingt in jedem Fall. Daher sollten Nutzer sehr vorsichtig mit dem Wechsel bzw. einem Test sein.

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